Руководителю на заметку: как сэкономить время с помощью ECM

Основная задача любого руководителя – принимать эффективные, компетентные решения и обеспечивать их исполнение. О доступных инструментах получения результата рассказали эксперты DIRECTUM на онлайн-семинаре «Practicum DIRECTUM: Как ECM-система экономит время руководителя».

Василий Бабинцев, директор по маркетингу, и Максим Галимов, директор по перспективным исследованиям, выявили ключевые препятствия в работе руководителей и рассказали, как с помощью инструментовс ECM устранить эти пробелы, четко выстроить работу по основным сценариям.

На онлайн-семинаре эксперты рассмотрели базовые процедуры, характерные для всех организаций:

• Вынесение резолюций и работа с поручениями. ECM-система позволяет в едином интерфейсе контролировать все поручения, по каждому из них можно просмотреть переписку, исполнителей, на ком задерживается. Так, формируется четкое понимание, будет ли оно исполнено в срок и с кем нужно связаться, чтобы уточнить детали.
• Согласование договоров и оплат по ним. Процессы согласования подчиняются определенной логике, и в ECM-системе они становятся абсолютно прозрачными. Каждому участнику приходит задача по согласованию, в любой момент по ее содержанию и переписке можно оценить стадию процесса.
• Совещания и заседания. Система позволяет контролировать все этапы проведения встречи и исполнение решений по протоколу совещания. Руководитель может легко отследить, какие задачи инициированы, сколько находится в работе, что уже исполнено.
• Оперативные дела:
  • Работа с архивом документов. Плюсом ECM-системы является возможность работы с отдельными объектами: связывать их друг с другом, создавать версии, управлять стадиями жизненного цикла, отслеживать историю работы с ними, назначать права доступа, – то есть обеспечивать всю сложную инфраструктуру работы с документами, которая присутствует в компании.
  • Замещение на время отсутствия. Чтобы процессы компании не нарушались, в ECM-системе замещающему передаются права и полномочия отсутствующего на месте руководителя. Таким образом, процессы не задерживаются, заместители участвуют в них за руководителя.
  • Аналитика по конкретным бизнес-процессам. Детальная информация по любому этапу бизнес-процесса помогает руководителям сделать объективные выводы о том, что вызывает трудности и за счет чего повысить эффективность.

Узнайте больше о практических примерах повышения эффективности руководителей из записи на странице вебинара.