СЭД: проецируя теорию на практику

До недавнего времени российские разработчики систем электронного документооборота (СЭД) явно избегали использования термина ECM (Enterprise Content Management) применительно к предлагаемым ими решениям. Объяснение тому порой звучало примерно так: "ECM — это всё придумали западные поставщики, чтобы показать свою "крутость", а в реальности заказчикам требуется решать вполне конкретные задачи по работе с документами, и мы даем им нужные средства, причем по умеренной цене, не отвлекаясь на диспуты по поводу терминологии". Но жизнь берет свое: рост потребностей клиентов в расширении состава и масштаба ИТ-проектов, а также развитие возможностей отечественных средств управления документами ставят на повестку дня вопрос об оценке российских программных инструментов как раз в контексте их соответствия мировым представлениям об ECM.

Именно этот момент, несмотря на широкий спектр других обсуждавшихся проблем, показался мне наиболее важной отличительной чертой прошедшего в конце марта DIRECTUM FORUM, который провела быстро укрепляющая свои позиции на российском СЭД-рынке компания DIRECTUM. В своем ключевом докладе на открытии конференции ее исполнительный директор Константин Истомин сконцентрировался на вопросах динамики развития общей ситуации на рынке средств управления документами и позиционирования на нем предлагаемых компанией решений.

В духе сегодняшней ИТ-моды он обозначил достигнутый уровень зрелости этого рынка как версию 2.0, предложив описать его развитие в виде последовательности, представленной в приведенной ниже таблице. По мнению г-на Истомина, сегодня перед отраслью стоит задача перехода на уровень 3.0, что подразумевает обеспечение межкорпоративного документооборота, но этот шаг предусматривает выход реализуемых систем за рамки отдельных платформ и потому делает необходимым решение вопросов технологической стандартизации. Не менее остра проблема обеспечения юридической значимости обмена документами в соответствии с нормативно-правовой базой, формирование которой заметно отстает у нас от потребностей рынка.

Впрочем, говоря о препятствиях на пути к более широкому использованию электронного документооборота, чаще всего называют человеческий фактор, консерватизм пользователей, привычку к работе с бумажными носителями. Хотя есть, конечно, и объективные причины -- например, довольно высокая стоимость программных решений.

Формулируя свою стратегию продвижения средств управления документами в широкие бизнес-массы, компания DIRECTUM определила несколько основных задач, решение которых тесно связано с развитием ее одноименного продукта.

Сближение электронного и бумажного документа. Одна из проблем здесь заключается в том, что соблюдение пользователями нормативных требований ведет к определенным неудобствам в их работе, во избежание этого внутри компании применяются электронные носители, а при внешних контактах — бумажные. Определенным решением данной проблемы является обеспечение быстрого поиска документа в электронном виде по его бумажной копии и наоборот с помощью штрихкодов (технологии DIRECTUM RapID), а также переноса информации с одного носителя на другой с использованием служб DIRECTUM Transformation.

Облегчение ввода документов в систему. Фактически сегодня нужно заносить в СЭД все поступающие документы, независимо от их типа, формы и источника. Эти задачи выполняются через службы DIRECTUM Capture, обеспечивающие применение самого широкого спектра сканеров различных мощностей и разных вариантов управления процессом сканирования (централизованный и децентрализованный), и DIRECTUM Storage, позволяющие задействовать неограниченное число хранилищ различного типа с поддержкой политики размещения и перемещения информации.

Обмен документами в электронном виде. Для полного решения этой проблемы нужно еще разобраться с довольно большим числом вопросов — юридических, психологических, технических. Пока предлагается постепенно двигаться вперед, обеспечивая электронный обмен внутри организаций, имеющих распределенную структуру, и между компаниями с помощью механизма DIRECTUM OverDoc и с использованием отраслевых форматов документов (ESD, ГУД).

Увеличение степени доверия к электронным документам. Во многом это связано с необходимостью в полной мере обеспечить целостность документа и его защиту от возможных изменений. Для этого помимо применения для юридически значимых документов ЭЦП предлагается широко использовать методы шифрования, а также форматы PDF и PDF/A для хранения документов.

Упрощение управления бизнес-процессами. Здесь нужно шире использовать инструменты автоматизированного проектирования процессов (такие как ARIS Toolset), позволяющие минимизировать затраты при переходе от модели к ее реализации.

Упрощение ввода в действие СЭД. Тут также следует решить целый комплекс задач, связанных с развертыванием системы, ее интеграцией с другими бизнес-приложениями, адаптацией и настройкой в процессе эксплуатации, обучением пользователей.

В заключение своего рассказа о концепции развития продукта DIRECTUM, новая версия 4.5 которого была впервые представлена на данном форуме, Константин Истомин рассказал о функционале системы именно в привязке к базовому набору функций и сервисов, заложенных в концепцию ECM.

Источник: PC Week