Сетевые документ-сканеры и ECM-решения: естественность электронного документа

Появление сетевых документ-сканеров было обусловлено рядом факторов, среди которых эксперты называют потребности рынка, развитие технологий и популярность сервисной модели. По мнению директора по перспективным исследованиям компании DIRECTUM Максима Галимова, в этом ряду выделяется ещё один фактор — идея "естественности" электронного документа.

Правильно ли применять термин «естественность» в разговоре об электронном документообороте?

Для бизнеса электронный документ «естественен» по нескольким причинам. Это и удобство работы пользователей с электронным образом, и оперативность его движения внутри организации, и относительная простота архивного хранения в сравнении с бумажным документом.

Полноценная работа сотрудников с «естественными» электронными документами формирует единое гибкое информационное пространство, повышающее управляемость компании в разы. Но чтобы обеспечить такую полноценную работу, в электронном виде должны существовать не только документы, относящиеся к ключевым бизнес-процессам, но и вся документация, сопровождающая деятельность компании. Для преобразования в электронный вид многочисленной разноплановой документации и предназначены сетевые документ-сканеры.

Очевидно, что сетевые документ-сканеры – это новый класс устройств сканирования. В чем их особенность?

Сетевые документ-сканеры следует отличать, с одной стороны, от традиционных документ-сканеров, с другой – от сетевых МФУ. Если различия между первыми очевидны – это способность сетевого документ-сканера напрямую подключаться к корпоративной сети без дополнительного оборудования и программного обеспечения, – то о вторых следует сказать подробнее.

Во-первых, сетевые документ-сканеры обладают интерфейсом, понятным любому сотруднику. Для МФУ эта характеристика важна, но в меньшей степени: с ними в основном работает специализированный оператор, обученный работе с устройством. Поэтому МФУ продолжают играть главную роль там, где речь идёт об обработке больших потоков документов в рамках ключевых бизнес-процессов (например, сбор кредитного досье в финансовых организациях).

К сетевому же документ-сканеру эпизодически может обращаться любой сотрудник компании — для него понятность устройства принципиально важна. В этом отношении практично организован сетевой документ-сканер Canon ScanFront. Интерфейс с сенсорным экраном и возможности его персонализации (от настройки визуальных тем до создания необходимых пользователю кнопок), локализация на русский язык, обеспечение безопасности за счет встроенного сканера отпечатков пальцев и назначения кода доступа для отдельных функций – все это необходимо для устройства, которое используется десятками и сотнями человек.

Во-вторых, в отличие от МФУ сетевой документ-сканер характеризуется компактными размерами: таким образом, его можно установить в любом офисе вне зависимости от пространственных ограничений.

Что делает пригодными сетевые документ-сканеры для систем электронного документооборота?

Главным образом, сетевые документ-сканеры отличаются простотой сопряжения с ECM-инфраструктурой. При этом развитость инфраструктуры второстепенна: будь то управление контентом с помощью простейшей электронной почты или посредством полноценной ECM-системы. Но здесь, безусловно, важны не только наработки производителей МФУ, но и решения, предлагаемые ECM-разработчиками.

Разработчики отреагировали на идею «естественности» электронного документа?

Да, были созданы службы сервисов ввода и преобразования документов DIRECTUM Capture and Transformation Services (DCTS), представленные в начале этого года. Службы призваны облегчить массовый ввод документов в ECM-систему с внешних источников (документ-сканеров, МФУ, сендеров, папок файловой системы, факсов и т. д.), обеспечить преобразование документов в различные форматы. Этот набор сервисов, которые интегрируются со многими компонентами: от программных OCR-продуктов до промышленных потоковых документ-сканеров. Система в целом продвигает бумажный документ или факс по предопределённым или динамически настраиваемым этапам. А компонентная структура служб ввода и преобразования позволяет легко адаптировать их к нуждам заказчика в каждой конкретной ситуации.

Это и есть естественное будущее электронного документооборота?

Разумеется, полный отказ от бумажных документов перспективен, но это очень и очень отдалённое будущее. А переход к удобной, функциональной работе с электронными документами — реалии дня сегодняшнего. Сетевые документ-сканеры и ECM решения делают этот переход значительно проще.