Система DIRECTUM в ООО "Глазовский комбикормовый завод" переводится в промышленную эксплуатацию

В ООО «Глазовский комбикормовый завод» завершено внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM с использованием всех модулей системы: Управление электронными документами, Управление деловыми процессами, Канцелярия. Теперь Управление ОАО «Удмуртнефтепродукт» и их удаленное (более 150 км) дочернее предприятие ООО «Глазовский комбикормовый завод» осуществляют информационный обмен в системе DIRECTUM.

Внедрение началось с обучения ведущих пользователей предприятия. Одновременно система DIRECTUM была установлена и настроена на все рабочие места. После обучения ведущие пользователи и сотрудники службы делопроизводства приступили к опытной эксплуатации системы. Весь процесс внедрения занял 1,5 месяца.

В процессе опытной эксплуатации были отработаны схемы взаимодействия Управления ОАО «Удмуртнефтепродукт» (УНП) и ООО «Глазовский комбикормовый завод» (ГКЗ). В Управлении УНП автоматизированы практически все сотрудники, на ГКЗ автоматизирована работа секретаря, делопроизводителя и руководителей подразделений, наиболее активно участвующих в документообороте. 

Благодаря наличию в системе DIRECTUM средств распределенной работы (механизм репликации) и электронной цифровой подписи, передача приказов, распоряжений и других документов между удаленными организациями стала проходить в системе электронного документооборота: секретарю (делопроизводителю) уже не надо сканировать подписанный руководителем документ для отправки по электронной почте, не надо снимать копии документа для ознакомления руководителям подразделений. Повысилась эффективность управления и оперативность принимаемых решений: появилась возможность регулировать загруженность персонала, улучшен контроль выдаваемых заданий. Работники Управления УНП получили оперативную связь со своим удаленным предприятием, возможности их информационного обмена с ГКЗ значительно выросли, работа стала более оперативной и продуктивной.

Систематизирована и упорядочена работа делопроизводителя: благодаря модулю Канцелярия регистрация бумажных документов переведена в систему DIRECTUM. Делопроизводитель уже не копирует документы и не разносит их по подразделениям, а отправляет исполнителям в электронном виде. Кроме того, система позволяет вести в электронном виде контроль исполнения документов. Работа сотрудников по созданию и согласованию документов тоже переведена в систему DIRECTUM, что позволило стандартизировать документооборот предприятия. Рядовые исполнители получили возможность быстрого доступа к документам, систематизации полученных заданий, и, соответственно, больше возможностей для своевременного их выполнения.

В итоге повысилась эффективность работы всех сотрудников, связанных с документооборотом, и Глазовский комбикормовый завод планирует в ближайшем будущем расширить круг пользователей системы.