Система электронного документооборота таможенных деклараций (Digital customs) в P&G

P&G, «Проктер энд Гэмбл» — американская транснациональная компания, один из лидеров мирового рынка потребительских товаров. Российское представительство открыто в 1991 году.

Центральный офис The Procter & Gamble Company в США

В 2013 году предприятие столкнулось с ростом объема таможенных документов. В составе российского подразделения P&G на тот момент действовало 6 юридических лиц в 4 регионах, в том числе 3 завода. Компания работала на 12 таможнях, имела контракты с 13 таможенными представителями, представленными в трех системах («Альта-софт», «ТКС», «ВЭД-Декларант»). Сотрудники обрабатывали свыше 2000 таможенных деклараций в месяц.

В этот период в компании завершился первый этап внедрения ECM-системы DIRECTUM, в результате которого был автоматизирован процесс согласования договоров. Целью второго этапа стал переход на электронный юридически значимый документооборот таможенных деклараций.

Перед рабочей группой стояли задачи:

• внедрения электронных таможенных деклараций как юридически значимых документов без необходимости дублирования на бумажных носителях;
• их интеграции в единую систему по всем импортирующим и экспортирующим юридическим лицам компании;
• создания единого информационного пространства для технологических систем, участвующих в обороте таможенных документов;
• автоматизации процессов обработки документа без дополнительных ручных операций (распечатка, ручное перенесение данных из декларации и т.п.);
• упрощения процессов подбора и предоставления таможенных деклараций для камеральных проверок в налоговые органы;
• создания единого электронного архива юридически значимых электронных документов;
• получения единой базы с информацией о таможенном декларировании с возможностью формирования и выгрузки любых отчетов.

Решения и возможности

Работы по проекту велись в нескольких направлениях:

1. Получение и загрузка таможенных деклараций в формате xml с соответствующими подписями из систем таможенных операторов.

Для решения задачи разработана специальная автоматизированная служба ввода, которая объединяет потоки xml-документов из трех систем таможенного декларирования.

К функциональности специально созданной службы ввода относятся:

• подключение к выделенному серверу, дублирующему трафик таможенных деклараций P&G в системе «Альта Софт»;
• подключение к выделенному e-mail-адресу, на который раньше происходила отправка таможенных деклараций P&G по электронной почте из систем «ТКС» и «ВЭД-Декларант»;
• анализ обновлений на сервере или e-mail, поиск xml-документов таможенных деклараций, отправка их на загрузку.

В системе автоматически выполняется проверка целостности xml-контейнеров, наличия подписей, а также валидности сертификатов, использованных для подписания и других параметров.

За счет разработанного механизма xml-файл загружается в справочник таможенных деклараций, где автоматически создается и заполняется карточка документа, к которой может быть приложен как сам xml-файл, так и его PDF-формы.

В P&G настроен обмен документами с несколькими системами ВЭД

2. Обработка таможенных деклараций.

Команда проекта наладила взаимосвязи между преднастроенными в системе DIRECTUM и специально созданными справочниками:

• «Декларации на товары» — содержит всю информацию, необходимую сотрудникам P&G, из таможенных деклараций. Доступна настройка любых фильтров и выгрузка данных справочника в Excel;
• «Таможни» — информация о таможенных постах, их кодах, номерах вендоров во внутренних системах (SAP-номер контрагента);
• справочник стран — информация о государствах-производителях товаров;
• справочник валют — используется для выбора денежной единицы в договоре, по которому импортируется или экспортируется товар.

Параллельно была настроена взаимосвязь с ними существующего справочника паспортов сделок.

3. Автоматизация подбора и предоставления таможенных деклараций в налоговые органы.

В тот момент, когда проект был реализован, налоговая служба не принимала таможенные декларации в xml-формате, поэтому было решено создать дополнительную функциональность — для автоматической выгрузки документов в PDF-формате по определенному заранее списку.

Так появился специальный сценарий, позволяющий ввести любое количество таможенных деклараций и запустить их массовое перемещение в заданную папку на компьютер. Если документ из списка отсутствует в справочнике, пользователь получает уведомление.

4. Хранение таможенных деклараций в одном месте.

Создание справочника таможенных деклараций решило проблему организации электронного архива. Благодаря тому, что каждая карточка содержит xml- и PDF-версии таможенной декларации, справочник стал единым местом хранения и систематизации данных документов.

5. Передача информации в системы P&G.

Для передачи информации в системы P&G созданы дополнительные таблицы в sql-базе данных. Они содержат значения, необходимые для совершения бухгалтерских проводок по таможенной декларации, и обеспечивают безопасное и эффективное подключение собственных разработок компании к базе данных, созданной в DIRECTUM.

Результаты внедрения

Итоги перехода P&G на ЭДО таможенных деклараций

Благодаря реализации проекта холдингу удалось достичь результатов:

• экономия рабочего времени сотрудников составила до 8000 часов в год;
• документооборот таможенных деклараций — от создания до архивирования — полностью переведен в электронный формат;
• создана единая система для 12 таможен, 6 юрлиц, 5 вовлеченных функций P&G;
• доля технических ошибок при обработке таможенных деклараций снизилась до 0%;
• появилась возможность создания отчетов по данным документов, организован единый архив таможенных деклараций.