Сможет ли СЭД изменить бюрократию?

Ответы Артема Пермякова, руководителя проектов внедрения DIRECTUM, на вопросы PCWeek для обзора «Электронный документооборот: конец эпохи или новые возможности?».

СЭД реализуют бюрократическую парадигму управления, которая по сути не может быть гибкой и эффективной. С другой стороны, ИТ, на которых построены СЭД, несут в себе потенциал управленческих изменений. Как разрешить этот парадокс?

Говорить, что СЭД реализует какую-то конкретную модель управленческих процессов, не совсем верно. В первую очередь СЭД – это инструмент, который позволяет реализовать существующие бизнес-процессы предприятия. Первичны сами процессы, если они бюрократичны и неэффективны и перекладываются в СЭД без изменений, то тогда, действительно, можно говорить о реализации бюрократической парадигмы. Но такой подход к внедрению СЭД неэффективен в принципе. Внедрение СЭД неотделимо от консалтинга, направленного на изменение процессов, отсечение лишнего, повышение их эффективности. Именно совокупность технических решений, процессов консалтинга и внедрения позволяют СЭД менять сложившуюся систему управления.

Рынок СЭД достиг зрелости -- функционально все системы достаточно похожи. Какие критерии выходят сегодня на первый план при выборе продукта? Что важно для заказчиков?

Важно понимать, о каких заказчиках мы говорим. Крупный бизнес ориентируется на производительность СЭД, возможность одновременной работы тысяч и десятков тысяч пользователей, возможность выстраивания удобной распределенной работы. Немаловажными для крупных структур являются и вопросы информационной безопасности, связанные с СЭД. Средний и малый бизнес ориентируется в первую очередь на функционал «коробки», благодаря чему требуется меньше средств на заказную модификацию. Общим критерием выбора для всех категорий является интерфейс: его современность, простота, удобство, дружелюбность и понятность.

Разработчики постоянно выпускают обновления систем и поддерживают своих заказчиков. Тем не менее, через 5-10 лет после внедрения многие клиенты задумываются о замене “старой” СЭД. Как избежать ловушки морального износа?

Такая проблема может быть вызвана двумя факторами. Первый из них – некорректно выбранный путь развития системы самим вендором. Если при выпуске новых версий разработчик не учитывает новейшие управленческие и технические тренды, то его система, пусть даже последних версий, с каждым годом все больше устаревает. Поэтому и обновление заказчиков на новые версии не приносит желаемого эффекта. Второй фактор – отказ от обновления системы заказчиком. Причины отказа могут быть разные: «отсутствие ресурсов на обновление», «и так все устраивает» и т.д. Такой подход к сопровождению и развитию системы неизбежно приведет к моральному устареванию. Таким образом, рецепт, позволяющий избежать «морального износа», – постоянное взаимодействие с вендором, направленное на передачу ему пожеланий к функционалу системы и постоянное развитие и обновление системы внутри предприятия.

Транзакционный документооборот, связанный с обработкой первичных финансовых и других подобных документов, имеет свои особенности. Нужно ли считать его отдельным рынком или это просто разновидность СЭД?

Межкорпоративный документооборот – отдельный динамично развивающийся рынок. Назвать его разновидностью СЭД, на мой взгляд, нельзя, так как решаемые задачи абсолютно разные. СЭД обеспечивают качественное внутреннее взаимодействие, управление контентом предприятия. Сервисы межкорпоративного документооборота обеспечивают быстрое и дешевое взаимодействия между разными предприятиями. То есть СЭД решает задачи внутренних коммуникаций, а МЭДО – внешних, но интеграция этих систем позволит повысить эффективность работы каждой из них и предприятия в целом.

Источник: PCWeek