Сотрудники «САФМАР» переходят на цифровое управление документами

Промышленно-финансовая группа «САФМАР» завершила внедрение системы Directum RX. Оптимизированы внутренние процессы — работа с корреспонденцией, служебными записками, распоряжениями и другими документами управляющего офиса.

Промышленно-финансовая группа «САФМАР» объединяет компании нефтедобывающей, нефтеперерабатывающей, угольной и калийной промышленности, а также финансовые активы, сети ритейла, строительные и девелоперские холдинги, компании по управлению коммерческой недвижимости, логистические центры, отели, медийные ресурсы.

При таких масштабах деятельности внутренние бизнес-процессы должны быть четко регламентированы и прозрачны для всех. Важно также, чтобы не затягивалось согласование — в большинстве случаев приходится иметь дело с жесткой привязкой к срокам. Принимая решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД), руководство ставило цель вывести процессы на новый уровень эффективности. Требовалось обеспечить контроль над исполнением задач, организовать единый электронный архив документов и понятные реестры.

При выборе решения рассматривались программные продукты, внедренные в дочерних обществах ПАО НК «РуссНефть» и АО НК «Нефтисса», среди которых была система от компании Directum. Специалисты вендора дополнительно провели демонстрацию возможностей Directum RX. Требования «САФМАР» по функциональности, интерфейсу и возможностям адаптации были полностью удовлетворены. Кроме того, важными преимуществами стали развитые мобильные приложения и высокий уровень обеспечиваемой безопасности.

Проект внедрения DirectumRX стартовал с исследования бизнес-процессов — определения регламентов и выявления точек оптимизации. Коробочная версия продукта с минимальной адаптацией закрыла поставленные задачи — выстроена прозрачная работа со всеми поступающими и внутренними документами, организован полный контроль поручений, оперативное согласование договорных документов, счетов на оплату и актов.

Налажена интеграция с учетной системой 1С и Active Directory. Так, все изменения в организационной структуре автоматически загружаются в СЭД, синхронизируются данные по контрагентам и договорам.

Сотрудники управляющего офиса «Сафмар» теперь взаимодействуют и решают рабочие задачи в рамках единой информационной системы — Directum RX, это поддерживает личную эффективность. Автоматическое разделение заданий по потокам работ сокращает время на отслеживание и выполнение однотипных операций. Сроки согласования договорных документов сократились с нескольких дней и недель до считанных часов.

Внедрение системы электронного документооборота способствует не только ускорению бизнес-процессов, но и развивает горизонтальное кросс-функциональное взаимодействие сотрудников.

В планах компании — наладить электронный обмен с контрагентами и организовать финансовый архив в СЭД. «Сафмар» планирует расширять охват процессов за счет дальнейшей адаптации системы силами своих специалистов.