ТОП-5 потребностей клиентов по управлению документами и процессами в 2022 году

Чтобы выделить заметные тренды в сфере корпоративного ПО, мы проанализировали запросы клиентов Directum за 2022 год. Большую часть составили обращения крупных (47%) и средних предприятий (37%), которые являются «ядром» наших заказчиков.

Надо отметить, что потребности клиентов, как и возможности решений Directum, уже давно вышли за рамки понятия «СЭД» и «ECM». Мы говорим о прикладных и инфраструктурных задачах, связанных с корпоративным контентом и бизнес-процессами. Этот подход позволяет фокусироваться на конкретных запросах компаний и проводить целостную цифровую трансформацию, избегая разграничений на классы ПО и избыточных интеграций.

В результате мы собрали Топ-5 значимых потребностей и лидеров изменений.

1. Импортозамещение и масштабируемость

Во время пандемии компании выработали готовые алгоритмы действий в ситуации неопределенности, поэтому к вызовам 2022 года ИТ-отделы подошли с прокачанным иммунитетом. Но старые задачи высветились под новым углом — необходимость переезда на импортозамещенную инфраструктуру и новые офисные продукты стала первоочередной.

По прошествии полугода можно отметить тренд на масштабирование этой задачи. Западными системами в области управления контентом пользовались крупнейшие компании, во многом по причине мощности платформ. Сегодня актуален запрос на аналогичные российские продукты — они нужны здесь и сейчас, а не в перспективе 5-10 лет.

Для организаций, особенно крупных, переезд в новую систему — сложный и длительный процесс, который прошли немногие компании. Замена инфраструктуры, тестирование и запуск в продуктив, интеграция с российскими офисными продуктами, обучение админов и пользователей — все это непросто.

Мы давно занимаемся вопросом импортозамещения и прошли этот путь уже со многими клиентами. В прошлом году завершили несколько мощных проектов, например, в Правительстве Тюменской области, Правительстве Вологодской области, в Газпром Инвест. Представители этих организаций открыты и делятся опытом с сообществом в публикациях и на конференциях. Продукты портированы на импортонезависимые ОС, есть готовые интеграции с российскими онлайн-редакторами, опыт миграции и т.д.

В целом мы ориентируемся на крупный бизнес, в нашем активе проекты с десятками тысяч пользователей. Сейчас стоит задача обеспечивать такую же масштабируемость на импортонезависимой инфраструктуре. Из последних новостей — система Directum RX успешно прошла нагрузочное тестирование на одновременную работу 20 тысяч пользователей под Linux, что соответствует внедрению на 40 — 50 тысяч пользователей системы. Сейчас движемся дальше, есть предприятия и со 100 тысячами пользователей.

В список зарубежных проприетарных приложений, чьи функции можно успешно заменить продуктами компании Directum, вошло ПО разных классов от OpenText, Documentum, до Trello, Abbyy Flexicapture и Microsoft Project.

2. Электронные архивы и классические задачи

Запросы по классическим задачам электронных архивов, делопроизводству и управлению делами продолжают быть актуальными. Для многих компаний объем накопленного электронного контента и потребности в более широких цифровых возможностях дошли до той черты, когда нужно выбирать новую систему.

Важно, что большой пласт документов сейчас изначально формируется и далее используется в цифре. Эти документы нужно где-то хранить и одновременно поддерживать их юридическую значимость —компании осознают потребность в едином управлении этими цифровыми активами.

Плюс задачи импортозамещения. Российское делопроизводство было всегда специфическим, в этом сегменте много лет есть развитые российские приложения, но, конечно, с разным уровнем реальной импортонезависимости.

Мы чувствуем изменение запросов у компаний-лидеров, как я говорил выше. В том числе это связано с кадровыми, финансовыми архивами, едиными архивами для ОЦО. Функции электронных архивов у таких организаций часто выполняли западные системы. Кроме того, ПО для работы с хранилищами (warehouses) попали под санкционные запреты. Таким образом, новые задачи под замещение открылись только сейчас, стартовала гонка «кто быстрее займет ниши». Конечно, поставщики с большим опытом и компетенциями могут предоставить более функциональные решения в короткий срок.

Отмечу, что здесь есть место для концепции импортоопережения — в части долговременного хранения электронных документов с обеспечением юридической значимости и применения ИИ. Мы в России уже имеем реальные кейсы крупных компаний с цифровым хранением до 75 лет и более. У нас проработаны способы поддержания юридической значимости документов (технологии усовершенствования ЭП до формата CAdES-A и перештамповки), проверки целостности, уничтожения документов, возможности интеграции с системами-источниками и т.д.

Можно упомянуть кейсы внедрения «Долговременный архива» Directum в «Сургутнефтегаз» и Правительстве Удмуртской республики. Например, «Сургутнефтегаз» уже пять лет работает в полном электронном жизненном цикле контента — от создания до архивирования. И ежегодный прирост объема цифровых документов у них составляет более 1,6 млн, и более 800 000 попадают на долговременное хранение, при этом бумажный склад не растет, а отходит в прошлое. Кстати, это одно из крупнейших внедрений СЭД в России — подключено более 25 000 пользователей.

3. HR-процессы

Одна из самых актуальных сфер — все, что связано с HR и КЭДО. Эти запросы существенно превышают другие области и составляют примерно 35% от общего числа. В 2019-м доля составляла 13%, в 2020-м — 23%.

Горячая тема, так как позволяет существенно сократить расходы, ускорить процессы. Компании получают возможность роста и дополнительную выгоду за счёт эффективной работы с персоналом. И государство тут способствует цифровизации.

Мы одни из первых заявили об актуальности этого направления и стартовали выпуск решений. В этой сфере много контентных артефактов (заявления, кадровые приказы, графики отпусков и т.д.), которые государство позволяет теперь создавать и использовать в электронном виде. А процессы вокруг них существенно выигрывают при цифровом взаимодействии между людьми.

Среди актуальных запросов вполне очевидные — отпуска, трудоустройство и перевод персонала, командировки и авансовые отчеты, удобные возможности доступа через личный кабинет к сервисным заявкам и прочему. Далее ряд самых разнообразных задач: наряды-допуски на опасные работы, обучение, управление талантами и т.д.

Наши решения хорошо проработаны и наиболее полно закрывают потребности клиентов, так как компетенции специалистов в предметной области высокие. Платформа идеально подходит для работы с процессами и документами, на ней реализовано и долгосрочное хранение — это особенно актуально в сфере кадрового делопроизводства.

Directum HR Pro объединяет готовые блоки для кадровых бизнес-задач и строится по принципу конструктора. Это дает гибкость, позволяет разным компаниям самим решать, с каких областей начать HR-цифровизацию. За себя говорит ряд проектов: АНО «ФЦК», Mediascope, «Биннофарм Групп», Мон’дэлис Русь и другие.

4. Соответствие законодательным инициативам и требованиям

Клиенты приходят не только за развитием бизнеса, но и из необходимости соответствовать требованиям законодательства или контролирующих органов. Тренд, заданный государством на цифровизацию, сохраняется — госорганы продолжают стратегию перехода на ЭДО и дальнейшей формализации документов.

Одним из самых активных драйверов в этой сфере является налоговая служба. ФНС развивают свою концепцию ЭДО, с этим связан очень актуальный вопрос внедрения МЧД. Сюда же можно отнести подключение к налоговому мониторингу. Активность проявляет не только ФНС — Минцифры продвигает «Госключ», МЧД и электронные договоры, Минтранс — электронные транспортные накладные.

Конечно, часть законодательных изменений происходит теперь мягче и в более длительные сроки, но направление остается прежним — поэтапный перевод всего и вся в цифру. Тем более сегодня госорганы понимают, какие плюсы дают цифровые системы в условиях турбулентности.

Мы внимательно следим за законодательными инициативами и при необходимости адаптируем или создаём новые продукты. Например, так происходит с МЧД, поддержку которой выпускаем в очередной версии Directum RX, или с «Госключом», который уже интегрировали в Directum HR Pro. Наши решения для ЭДО с контрагентами регулярно актуализируются под происходящие изменения нормативно-правовых актов. Мы знакомим сообщество с новшествами в выступлениях и публикациях. Это важно для понимания и принятия новых подходов, и развития цифровой экономики в целом.

5. Работающий интеллект (интеллектуальность под капотом)

Потребности клиентов в направлении ИИ растут неотвратимо. Оценивая программные продукты, заказчики ожидают наличия интеллектуальных инструментов, недорогих и готовых сразу приносить пользу. Многие на рынке говорят о «возможностях» ИИ, а людям нужны реально работающие решения.

Мы понимаем, что AI-технологии прошли и пик завышенных ожиданий, и дно разочарований, сейчас они выходят на плато продуктивности — за ними будущее. Клиенты видят профит, но не хотят получать в придачу проблемы сложных и дорогих внедрений.

Поэтому мы развиваем ИИ высокой степени готовности. Работаем над тем, чтобы инструменты стали более демократичными, любые компании могли легко и быстро начать использовать интеллектуальные фичи «из коробки». И получать свою выгоду, может быть сначала небольшую, но и с небольшими затратами. С другой стороны, мы продолжаем встраивать ИИ во все большее количество бизнес-процессов внутри Directum RX. По реакции клиентов судим о том, что будет более востребовано, затем пробуем и тестируем различные варианты.

Есть примеры, где клиенты за счет ИИ получают кратное ускорение процессов и, войдя во вкус, придумывают новые сценарии его использования — такие кейсы у Directum Ario в «СОДФУ», Росбанке, «Объединенном специализированном депозитарии». Передовиками в использовании ИИ традиционно являются организации финсектора, но есть интересные примеры и из других областей: «Объединенная двигателестроительная корпорация», торговая сеть «Подружка», проекты в госорганах.

Сейчас акцент смещается, у нас прошли и идут ряд проектов, где внедрение ИИ стало естественным продолжением кейсов по делопроизводству и другим задачам. Интеллекту поручают извлечение фактов из входящих документов и заполнение карточек, сортировку по журналам, определение ответственного и подготовку проекта резолюции, подбор по контексту связанных документов и т.д. Это небольшие операции, но при простом внедрении в совокупности дают хороший эффект.

Если раньше преобладали эксклюзивные сценарии, где большие объемы информации, большой профит, но и соответствующая цена, то теперь идет демократизация — быстрее, дешевле, для широкого круга компаний. Свою миссию мы видим в том, чтобы сделать интеллект не роскошью, а «средством передвижения».

Подводя итоги

Ведущие западные вендоры, которым исторически доверяли в решении задач крупных клиентов, ушли. Им на смену вышли отечественные разработчики, которым бизнес не всегда готов довериться.

Как ИТ-директору принимать решение при выборе поставщика? Смотреть на продукт, на компанию, на опыт крупных проектов, выбирать лидеров. Оценить устойчивость компании на рынке, в т.ч. историю развития. Определить, берёт ли вендор задачи на опережение, имеет ли долгосрочную стратегию развития, совпадает ли ваше «видение» — технологический vision — есть ли общее взаимопонимание с вендором. Надежен ли поставщик, в том числе по составу инвесторов, вливаниям капитала и т.д.

Если говорить о стратегии цифровой трансформации-2022, то я бы дал такие пять советов:

1. Выбираешь систему — проверь, чтобы все топ-5 задач, указанные выше, были в ней решены.
2. Замещаешь — замещай на новом уровне: внедряй интеллект, повышай эффективность, думай о будущем, а не просто о выживании.
3. Не отделяй процессы от документов — выбирай платформу, которая позволит организовать полноценный цифровой архив и встроить работу с ним в разнообразные процессы.
4. Будь готов меняться — выбирай соответствующие инструменты: платформу с возможностями адаптации, приложения для командной работы, agile-подходы и гибкое управление проектами.