Удаленное трудоустройство — экспертное мнение Directum
Сегодня поиск кандидатов не ограничивается пределами города или страны. Однако дистанционный прием на работу остается сложным и неудобным. Пересылка документов занимает много времени, тратятся деньги на услуги курьерских служб, а подтверждение личности кандидата держится на честном слове.
377-ФЗ, принятый в 2021 году, закрепил возможность ведения КЭДО — кадрового электронного документооборота — и разрешил работодателям при приеме новых работников получать от них документы в цифровом формате.
Обо всех нюансах онлайн-трудоустройства мы поговорили с евангелистом HRM-направления Directum Гузелью Муллахметовой.
Прием на работу онлайн — основы
— Какие изменения внес в порядок трудоустройства 377-ФЗ?
— Закон закрепляет КЭДО и разрешает работодателям переводить кадровые документы в цифровой вид за исключением нескольких видов. Если говорить в контексте нашей темы, статья 22.2 устанавливает, что необходимые документы — а это паспорт, трудовая книжка, свидетельство об образовании, ИНН, СНИЛС и ряд справок — можно предоставить в электронном виде. Также доступна опция ознакомления будущего сотрудника с локальными нормативными актами компании в новом формате. Таким образом, создана основа для дистанционного приема новичков на работу
В цифру уже переведен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС), а на смену бумажной пришла электронная трудовая книжка. В то же время некоторые документы, в том числе паспорт, военный билет, пока традиционно существуют только на бумаге.
— В таком случае подойдут ли для предоставления при трудоустройстве сканированные копии этих документов?
— Это отличный вопрос. Чтобы придать легитимность электронному документу, требуется ЭП (электронная подпись).
Но ключевое, на мой взгляд, обозначено в ст.22.2 закона — документы предъявляются в электронной форме, «согласованной с работодателем». Значит, последний может принимать в том числе и скан-копии. Этот подход полностью безопасен, так как в последующем данные из скан-копий дополнительно проверяются при процедуре идентификации.
— А для нового работника это безопасно — направлять документы, содержащие персональные данные, онлайн?
— Если процесс организован в контуре специализированной системы — да. Обычно для пересылки используется e-mail. В этом случае почтовый сервер становится третьей неконтролируемой стороной, и на конфиденциальность передачи информации никак нельзя повлиять.
Для должного уровня безопасности работодателю нужно соблюсти определенные условия. Система, в которой происходит обмен, должна соответствовать ФЗ-152 «О персональных данных» и его подзаконным актам. Частные сведения должны передаваться по защищенным каналам связи — особенно некоторые типы информации, например, о состоянии здоровья. При этом важно согласие кандидата на обработку своих ПД.
В случае с Directum HR Pro будущий работник получает доступ к личному кабинету внутри системы, регистрируется в нем и загружает туда сведения в цифровой форме. Третья сторона исключается из процесса, и уровень безопасности повышается.
Ключевое об удаленном трудоустройстве
— Каким образом подписывается трудовое соглашение, заключаемое онлайн?
— Сотрудник заверяет договор с помощью усиленной подписи. В КЭДО она генерируется внутри системы. Работодатель для заверения использует УКЭП — чтобы получить ее, необходимо обратиться в Удостоверяющий центр.
ЭП формируется при помощи криптографического преобразования и позволяет определить подписанта, а также защитить документ от дальнейших изменений.
Подписи, применяемые в Directum HR Pro, имеют ряд преимуществ: во-первых, они содержат метку доверенного времени, которая гарантирует дату и время подписания. Во-вторых, с помощью процедуры усовершенствования подписи до архивного формата подтвердить юридическую значимость документа можно спустя много лет. Таким образом, ваш трудовой договор будет действителен через 50 лет и более.
Как сегодня может выглядеть прием на работу онлайн?
К системе, в которой происходит онлайн-трудоустройство, предъявляется ряд требований, помимо безопасности:
- Удобный мобильный доступ для кандидатов.
- Инструменты удаленного подтверждения личности, закрепленные законом.
- Интеграция с учетными системами для формирования и передачи комплекта документов.
- Подписание с помощью ЭП.
- Интеграция с ATS-системами для передачи данных будущего работника.
— Верно ли утверждение о том, что для участия в процедуре удаленного трудоустройства у человека должен быть подтвержденный профиль на Госуслугах
— Чаще всего да.
Процедура идентификации гражданина регламентирована ст. 13 «Удостоверяющий центр» 63-ФЗ «Об электронной подписи», где описаны возможные способы подтверждения личности соискателя. Самый надежный — это взаимодействие с УЦ, который в свою очередь обращается к ЕСИА.
Для того чтобы проверка прошла через этот канал, у человека действительно должен быть подтвержденный профиль на Госуслугах.
Есть и другие способы, но ими потенциально сможет воспользоваться меньшее количество человек. Это идентификация через базу биометрических данных заграничных паспортов (необходим загранпаспорт нового образца) либо с помощью УКЭП (усиленная квалифицированная ЭП), но в этом случае у кандидата она уже должна быть.
Еще один вариант на перспективу — использовать интеграцию с Цифровым профилем гражданина. Это сервис, который собирает и хранит всю информацию о человеке из государственных систем. Можно предположить, что его использование сократит время на получение сведений о новом работнике, их верификацию и занесение в систему. Но сегодня подключение к Цифровому профилю возможно только в рамках эксперимента, его использование для целей КЭДО не предусмотрено. К тому же это технически сложный и дорогостоящий процесс.
— Как-то еще нужно подготовить компанию к дистанционному приему сотрудников и в целом к КЭДО?
— Должна быть создана нормативная база: разработаны и утверждены регламенты для организации КЭДО согласно ТК РФ. Соблюден порядок ввода нового формата документооборота в организации.
Стоит уделить внимание процессам и пересмотреть их с учетом участия дистанционщиков.
Также важно — специалистам HR придется освоить новые навыки и инструменты: разобраться в вопросах идентификации, принципах и порядке работы с ЭП, нюансах онлайн оформления сотрудников.
Трудоустройство: онлайн VS офлайн
— Какие выгоды дает удаленное трудоустройство, помимо прямой экономии на почтовых и курьерских услугах? Есть ли точки улучшения, над которыми еще стоит поработать?
— Во-первых, это прозрачность процессов — при массовом приеме она критически важна. Кадровому специалисту сложно вручную контролировать этапы трудоустройства новичка. Система КЭДО сама отслеживает прогресс по каждому человеку и запускает необходимые действия.
Во-вторых, дистанционный прием практически исключает неточности при обработке данных. В бумажном кадровом делопроизводстве специалист просматривает нескончаемый поток однотипной информации и неизбежно допускает ошибки, которые затем попадают во все документы, в том числе в трудовой договор. В цифровом мире все сведения собирает система, а погрешности устраняются на этапе идентификации гражданина и верификации данных.
Третий аспект — скорость. Больше нет необходимости тратить 15-40 минут на занесение данных о новичке в систему — решения для КЭДО сделают это за несколько минут.
Работодателю не нужно ждать, пока вернется подписанный работником экземпляр трудового договора. Раньше это могло тянуться очень надолго, и контролировать процесс было невозможно. Цифровой формат ликвидирует проблему.
Не требуется отдельно для каждого нового сотрудника готовить пакет документов — всё это происходит в системе в соответствии с конкретной категорией должности.
Четвертый аспект — безопасность. Подсмотреть персональные данные в бумажных кадровых документах проще, чем в электронных. В КЭДО вопросы конфиденциальности контролируются через назначение прав доступа.
Кроме того, новый формат высвобождает ресурсы кадровиков — они могут заниматься более творческой работой вместо трудоемких однообразных ручных операций.
Точкой улучшения я бы назвала связку с Госуслугами. Сотруднику для прохождения идентификации нужна подтвержденная учетная запись на Едином портале, и от этого нюанса сейчас зависит вся процедура онлайн-трудоустройства.
Планируете внедрять цифровые инструменты?
Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.
