Удаленные сотрудники:
как трудоустроить на дистант по закону

Треть россиян хотели бы работать удаленно, выяснил портал Работа.ру. Дистант стал нормой еще со времен пандемии, а работодатели оценили экономию на оборудовании и других офисных расходов. Главное, чтобы дистанционный сотрудник был трудоустроен по закону. То же требуется и от перевода на удаленную работу «классических» работников.

Кто такой удаленный сотрудник

Дистанционный (удаленный) сотрудник не привязан к определенному рабочему месту. Он может не появляться в офисе, даже если живет в одном городе с работодателем. Трудиться можно у себя дома, в коворкинге, в кафе. Все рабочие моменты решаются с помощью интернета, телефона, SMS.

Статья 312.1 ТК РФ выделяет три вида удаленной работы:

• постоянная. Тут все просто: стационарного рабочего места не предусмотрено, 100% времени сотрудник находится на удаленке;
• временная. Специалист сохраняет за собой место в офисе компании, но по каким-либо причинам работает из дома. Правда, по закону он может задержаться на удаленке не дольше 6 месяцев подряд;
• периодическая. Заключается в чередовании работы из дома и в офисе под контролем работодателя. Часто такой вариант называют гибридным форматом. Так при найме можно официально закрепить, что, например, во вторник и четверг сотрудник уходит на дистант.

Как принять сотрудника на удаленку

Есть два варианта: обмениваться с сотрудником заказными письмами по почте или воспользоваться электронным документооборотом (312.2 ТК РФ). Понадобятся электронные подписи и информационная система организации.

Кстати, в цифровом виде можно принимать не только дистанционщиков, но и весь остальной персонал. Онлайн-оформление сотрудников снижает затраты на кадровые процессы и ускоряет их в 2-3 раза, а еще исключает возможность потери документов.

 

Возможность официально работать с удаленными сотрудниками расширяет географию поиска персонала, особенно если речь идет об узких специалистах. Есть и другие преимущества: прием на работу в цифре ускоряется в среднем в 2-3 раза по сравнению с оформлением «по старинке», а затраты на кадровые процессы снижаются до 70%.

Гузель Муллахметова
руководитель проектов развития бизнеса Directum

Порядок приема работников на дистанте

Шаг 1. Запросить стандартный набор документов

Перед заключением трудового договора на удаленную работу будущий сотрудник отправляет в форме электронных документов предусмотренных ст. 65 ТК РФ, таких как паспорт, СНИЛС, военный билет и т.д.

Оформление удаленных сотрудников может происходить без записи в трудовой книжке, а подтвердить стаж можно на основании трудового договора. Если работнику важно получить в «живую запись», он может отправить свою трудовую книжку работодателю заказным письмом.

Шаг 2. Отправить локальные нормативные акты на ознакомление

Внутренние документы работодателя можно отправить в электронном виде: должностные инструкции, коллективный договор, правила внутреннего распорядка, ЛНА о работе с КЭДО и т.д. Сотрудник подписывает их своей ЭП.

Шаг 3. Заключить трудовой договор

С новым сотрудником подписывается трудовой договор об удаленной работе. Если специалист уже в штате, возможен перевод на удаленную работу — через дополнительное соглашение к договору.

Для онлайн-оформления сотрудников работодателю потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), а работнику — либо УКЭП, либо усиленная неквалифицированная (УНЭП). Сотрудник может попросить бумажную версию договора, тогда работодатель должен выслать ее в течение трех дней.

На основании договора оформляется приказ о приеме: в графе «Условия приема на работу, характер работы» нужно указать «Дистанционная работа». В остальном все так же, как при найме сотрудника в офис. Приказ и карточку по форме Т-2 сотрудник может подписать в информационной системе с помощью УКЭП.

Отличия трудового договора об удаленной работе

Работа с удаленными сотрудниками имеет свою специфику, которая фиксируется в трудовом договоре. Если заключен стандартный договор, а по факту специалист работает на дистанте, то и работник, и работодатель не будут защищены в спорных ситуациях.

Например, у сотрудника сломался домашний ноутбук, и он просит работодателя выдать новый. Однако формально этот человек «ходит в офис», поэтому работодатель не хочет обеспечивать сотрудника дополнительной техникой. Если же заключить трудовой договор о дистанционной работе, то компания обязана выдать необходимую технику.

Что указать в трудовом договоре

Для удаленщиков обязательно прописать, что работа выполняется дистанционно, вне места нахождения работодателя. Также стоит подчеркнуть, что для обратной связи с коллегами и руководителями используется интернет. Оговаривается место выполнения работы (название компании и города достаточно, домашний адрес можно не указывать), порядок передачи отчетов, размер выплаты в качестве компенсации за использование домашнего оборудования.

Режим работы удаленного сотрудника

Работник на удаленке имеет право выбрать график работы и отдыха на свое усмотрение — на его стороне закон (ст. 312.4 ТК РФ). Однако стоит письменно зафиксировать, что сотрудник должен быть доступен для связи с работодателем, например, с 8:00 до 17:00. При этом время, потраченное на переписку или созвоны, также считается рабочим и оплачивается.

Основания для увольнения

Удаленщик не отвечает работодателю два и более дня без уважительной причины? По закону это будет основанием для увольнения. По согласию сторон статья 312.8 ТК РФ разрешает указать и другие причины. Например, если специалист срывает сроки по ежемесячным отчетам или не выполняет плановые показатели.

На каком оборудовании работать

Работодатель должен предоставить сотруднику все необходимое для работы на удаленке (статья 312.6 ТК РФ): компьютер или ноутбук, программное обеспечение, антивирусную программу, принтер и бумагу, если требуется.

Есть и другой вариант — сотрудник сам покупает (берет в аренду) технику и программы. В этом случае в договоре стоит указать, что работодатель компенсирует затраты. Вот только минимальный размер выплаты закон не называет — сторонам придется договариваться самостоятельно.

Больничные, командировки, отпуск на дистанте

Что касается трудовых гарантий, то работа с удаленными сотрудниками в этом плане ничем не отличается. По закону им положена заработная плата не ниже МРОТ, 28 дней отпуска в год, больничные, в том числе по беременности и родам.

Если сотрудник открывает электронный больничный, то достаточно сообщить работодателю серию и номер. Бумажную версию придется отправлять заказным письмом.

Удаленного сотрудника можно направить в командировку, и для него будут действовать те же положения ТК РФ, что и для остального персонала. Поездка в офис компании — тоже командировка, за которую нужно выплачивать суточные, компенсировать жилье и проезд.

Перевод на дистанционную работу не считается основанием для снижения зарплаты. Если специалист работает в регионе, в котором положены районные коэффициенты или надбавки, то он работодатель доплачивает их, даже если компания находится в другом городе.

Дистанционные сотрудники: главное

1. Трудовой Кодекс РФ закрепляет право официально нанимать сотрудников на удаленку. Все тонкости описаны в статьях 312.1-312.9 ТК РФ.
2. Удаленный формат работы обязательно прописывается в трудовом договоре. Продумайте все регламентирующие документы, обговорите рабочий график, сроки сдачи отчетов, основания для увольнения, предоставляется ли оборудование или предусмотрена компенсация покупку или аренду техники и т.д.
3. Для оформления и обмена документами можно использовать ЭДО, тогда сотруднику не придется лично приезжать в офис компании. Потребуются электронные подписи: УКЭП для работодателя, УКЭП или УНЭП для работников.
4. Удаленным сотрудникам положены отпуска и больничные, оплаченные командировки. Нельзя снижать зарплату сотруднику только за то, что он теперь трудится из дома, а не в офисе.