Удмуртский государственный университет будет работать с системой DIRECTUM

Удмуртский государственный университет теперь будет не только обучать студентов работе в корпоративной системе электронного документооборота DIRECTUM, но и использовать ее в управленческой деятельности.

УдГУ – старейший ВУЗ Удмуртии, в 2001 г. отметил свой 70-ий юбилей, входит в 100 лучших классических университетов России. Среди работников университета высокий процент работников с ученой степенью. Образование дается как в гуманитарном, так и техническом направлении.

УдГУ - это большая организация, с разветвленной структурой относительно самостоятельных, территориально распределенных факультетов, институтов, колледжей, центров и отделов. Для обеспечения документооборота такой организации требуется много усилий всех сотрудников, и, в частности, сотрудников отдела делопроизводства.

Активное использование электронной почты в УдГУ лишь частично помогает решить проблемы документооборота, что послужило причиной изучения рынка систем электронного документооборота по инициативе Проректора по стратегическому развитию и Директора центра Мультимедиа.

В результате анализа существующих предложений, система DIRECTUM была выбрана как наиболее удовлетворяющая поставленным требованиям. Для высшего руководства УдГУ была проведена подробная презентация системы и, в результате, был подписан договор о внедрении.

Система DIRECTUM была отмечена тем, что позволяет не только автоматизировать работу делопроизводителей, но и создать единое хранилище электронных документов, а также организовать процесс ознакомления и согласования документов в электронном виде.

Понимая всю сложность и ответственность процесса внедрения, руководство УдГУ решило провести его с активным участием специалистов компании DIRECTUM. Такой подход позволит сократить время самого внедрения, провести настройку системы оптимальным образом и использовать весь имеющийся функционал более эффективно. Кроме того, участие во внедрении компании DIRECTUM подразумевает оказание консалтинговых услуг по оптимизации бизнес-процессов с использованием системы электронного документооборота, а также помощь в организации самого процесса внедрения и формирование необходимых организационных документов.

На данный момент, согласно технологии внедрения, разработанной компанией DIRECTUM, сформирована рабочая группа по проекту, специалисты компании DIRECTUM проводят исследования по существующему документообороту, технический специалист УдГУ прошел обучение по циклу курсов для администратора, система устанавливается на рабочие места. Стоит отметить, что в университете достаточно много независимых локальных сетей, что связано с необходимостью обеспечения безопасности данных и территориальной распределенностью компьютеров. В ходе проекта предстоят работы по реорганизации локальных сетей и формированию правил для назначения прав доступа к данным системы.

На первом этапе будет автоматизирована работа сотрудников следующих отделов: отдел Делопроизводства, Юридический отдел, Планово-финансово-бюджетное управление, Департамент внешнеэкономических связей, Проректор по стратегическому развитию, Центр мультимедиа и Центр научных исследований. Основной упор будет сделан на автоматизацию работы делопроизводителей и созданию архива электронных документов, чтобы получить возможность быстрого поиска информации о документах и доступа к самим текстам документов, а также на формализацию правил создания и согласования документов. В 2005 году планируется автоматизировать документооборот во всех службах и факультетах УдГУ.