Уфимский автотранспортный колледж внедряет DIRECTUM

Крупнейшее среднее специальное учебное заведение Республики Башкортостан – Уфимский автотранспортный колледж (УАТК) – внедряет систему электронного документооборота DIRECTUM. Работы по проекту осуществляют специалисты компании "Интернет Технологии", сертифицированного партнера DIRECTUM.

Уфимский автотранспортный колледж основан в 1930 году как автодорожный техникум. Стратегия развития учебного заведения направлена на подготовку работников среднего звена для автотранспортных предприятий и дорожно-строительных организаций. За 80 лет подготовлено более 52 тысяч квалифицированных специалистов. Признанием образовательных заслуг УАТК стало награждение в 2009 году Золотой медалью "Европейское качество" в номинации "100 лучших ССУЗов России".

Чтобы быть современным образовательным учреждением и активно развиваться в образовательном пространстве региона колледжу требуются актуальные инструменты управления документооборотом и взаимодействием, объединяющие колледж в единой информационной среде. Однако динамичному развитию УАТК в последние годы все чаще мешали недостатки бумажного делопроизводства. Как отмечает заместитель директора по информационным и инновационным технологиям УАТК Ольга Кобелева, работа с бумажными документами в учреждении отличалась длительностью сроков подготовки, согласования и утверждения. Требовалась масса времени для поиска и обработки информации из бумажных источников.

В целях повышения качества и оперативности управления учебным заведением Администрация УАТК приняла решение об автоматизации делопроизводства с помощью системы электронного документооборота. Для выбора наиболее подходящего решения были сформулированы основные критерии: дружественный, интуитивно-понятный интерфейс, простота выполнения базовых операций пользователем, соответствие требованиям ГСДОУ, на которой базируется традиционная российская технология делопроизводства.

В итоге Администрация УАТК выбрала систему электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Как отметила Ольга Кобелева, данная система обладает богатым функционалом, позволяющим оптимизировать весь комплекс работ с документами. Благодаря пользовательским инструкциям и широким возможностям администрирования, специалисты заказчика могут самостоятельно развивать систему, гибко адаптируя ее ко всем изменениям в учреждении.

Проект стартовал осенью 2009 года. Поставку программного продукта и внедрение осуществлял Сертифицированный партнер DIRECTUM – компания "Интернет Технологии". Основными задачами внедрения системы явились:

• организация электронного архива документов учреждения;
• сокращение сроков согласования;
• обеспечение прозрачного механизма движения всех документов;
• организация контроля исполнения документов.

Для решения перечисленных задач был использован функционал Базовых модулей DIRECTUM, а также модуля "Канцелярия". Специалисты компании "Интернет Технологии" провели глубокий анализ основных бизнес-процессов учреждения, что позволило выявить наиболее "узкие" места в организации взаимодействия и делопроизводства.

Первоначально были автоматизированы канцелярия, отдел кадров и бухгалтерия УАТК. В Центре Сертифицированного Обучения DIRECTUM компании "Интернет Технологии" без отрыва от основной деятельности были обучены и аттестованы основные пользователи, администратор системы и сотрудник канцелярии. В настоящее время сотрудник канцелярии регистрирует всю входящую и исходящую корреспонденцию в системе. Практически все внутренние документы согласуются в электронном виде, их подписание реализовано с помощью механизма ЭЦП. Вся документация, необходимая сотрудникам УАТК для совместной работы, теперь доступна в единой информационной среде – это позволило уменьшить количество бумажных копий, исключить потери и ускорить поиск нужных документов.

На данный момент проект активно развивается, автоматизируются новые процессы. В ближайшее время, руководство УАТК планирует приступить к внедрению модуля "Управление договорами" для автоматизации процессов, связанных с договорными документами. По словам Ольги Кобелевой, использование системы DIRECTUM поможет колледжу максимально сократить бумажный документооборот внутри учреждения.

Информация о компании "Интернет Технологии"
Компания основана в 2005 году физическими лицами и специализируется на поставке, внедрении и сопровождении программного обеспечения для автоматизации управленческой деятельности и систем информационной безопасности.
Главной целью работы компании является создание информационных систем управления, реально повышающих эффективность работы заказчиков.

Контактная информация:
450096, г. Уфа, ул. Комсомольская, д.145, оф.51
+7 (347) 248-78-78
+7 (347) 248-73-86
+7 (347) 248-37-40
info@itufa.ru http://www.itufa.ru