УК Блэквуд переходит с системы Евфрат на DIRECTUM

Специалисты компании TANAIS, сертифицированного партнера DIRECTUM, провели исследование бизнес-процессов УК Блэквуд и предложили решение на платформе DIRECTUM. В результате значительно упростилась работа с договорными документами и счетами на оплату, настроена интеграция с Active Directory.

УК Блэквуд – компания, оказывающая комплексные услуги на рынке девелопмента и управления строительством. Блэквуд специализируется на реализации высококлассных девелоперских проектов: от разработки концепции объекта, его позиционирования на рынке до его ввода в эксплуатацию и дальнейшего управления. Компания работает с 2008 года и имеет в своем портфолио как российские, так и европейские проекты. Это офисная и гостиничная недвижимость, жилые здания и особняки. Спектр услуг разнообразен: от нового строительства до реставрационных работ.

Несколько лет компания Блэквуд работала в системе электронного документооборота Евфрат. Все эти годы специалисты ИТ-отдела компании постоянно работали над системой, так как бизнес-задачи компании увеличивались и усложнялись. Постепенно система перестала удовлетворять требованиям, и компания-интегратор не смогла предложить оптимального решения, поэтому ИТ-директором УК Блэквуд было принято решение сменить систему электронного документооборота.

По результатам конкурсного отбора интегратором проекта была выбрана компания TANAIS, которая предложила решение на платформе DIRECTUM.

Руководитель проекта внедрении от компании TANAIS Иван Серёдкин отмечает, что данный проект был достаточно интересным и содержал много сложных задач:

«На начальном этапе специалистами компании TANAIS было проведено исследование работающей системы Евфрат и схемы текущих маршрутов.

В ходе анализа собранных данных была проведена оптимизация бизнес-процессов: количество маршрутов по договорам и счетам сократилось с 14 до 2. Это удалось сделать за счет введения понятия «категория» для договоров и счетов, а также благодаря матрице согласования, с помощью которой были структурированы процессы согласования.

Также интересно то, что в рамках проекта была предусмотрена миграция исторических данных из текущей системы Евфрат в систему DIRECTUM. В виду большого объема и сложной структуры, перенос данных прошел в 3 этапа: перенос справочной информации; перенос документов (тел и карточек); перенос информации по бизнес-процессам (листы согласования).

В рамках миграции из системы Евфрат в систему DIRECTUM было перенесено более 10 000 разных тел документов, а также мигрирована информация по более 5 000 бизнес-процессам».

Исследование и проектирование

Специалисты компании TANAIS провели исследование работающей системы Евфрат и схем текущих маршрутов. Компания имеет распределенную структуру, что накладывает определенные сложности на процессы. В ходе согласования договорных документов, например, необходимо было учитывать множество условий, а на каждом этапе в наблюдатели ставились различные сотрудники.

На этом же этапе была проведена оптимизация бизнес-процессов, в частности, за счет введения категорий договора сократилось количество маршрутов: 2 вместо 14. В зависимости от присвоенной категории договор идет по определенному маршруту. Ранее при выборе маршрута пользователи часто путались.

Аналогичным образом оптимизированы маршруты, связанные с оплатой счетов. Специалисты компании TANAIS разработали матрицу согласования счетов, благодаря которой удалось структурировать процесс.

Результаты первого этапа внедрения:

• пользователи стали меньше путаться в выборе маршрута;
• сократилось количество ручного ввода.

Адаптация системы и развертывание

В рамках этого этапа была настроена интеграция системы DIRECTUM и службы каталогов Active Directory, где УК Блэквуд хранит список пользователей. Интеграционный модуль, разработанный компанией TANAIS, позволяет автоматически синхронизировать информацию с Active Directory и актуализировать с заданной периодичностью.  Передача данных происходит только в одном направлении – из Active Directory в DIRECTUM.

В отличие от других проектов в компании УК Блэквуд было проведено обучение как рабочей группы и линейных руководителей, так и рядовых пользователей, что позволило значительно ускорить процесс перехода на систему DIRECTUM. Основная часть пользователей работает в DIRECTUM через толстый клиент, но ряд пользователей – через веб-доступ.

Миграция данных

В рамках проекта была предусмотрена миграция исторических данных из текущей системы Евфрат в DIRECTUM. В связи с большим объемом и сложной структурой, перенос данных прошел в 3 этапа:

В результате в систему перенесена информация по бизнес-процессам, а их несколько тысяч, и более 5000 документов.

• перенос справочников;
• перенос документов;
• перенос информации по бизнес-процессам (лист согласования).

Развитие проекта

Начиная с запуска системы DIRECTUM в промышленную эксплуатацию, компания TANAIS взяла на себя полное сопровождение системы.

Юрий Евдокимов, Генеральный директор ООО «УК «Блэквуд» поделился впечатлением от проекта:

«Мы довольны результатом проекта внедрения СЭД DIRECTUM и планируем активно развивать систему в сотрудничестве с компанией TANAIS.»

В планах компании УК Блэквуд расширение бизнес-процессов и тиражирование системы, то есть обеспечение перехода других филиалов на систему DIRECTUM.