Управление проектами:
что это такое и как его правильно организовать

Современному бизнесу, чтобы оставаться в трендах и год от года повышать прибыль, необходимо двигаться более короткими итерациями и быть гибкими в достижении цели. Этим требованиям отвечает проектная работа.

Управление проектами — отдельное широкое ответвление в менеджменте, которое объединяет в себе методики, концепции и лучшие практики. Всё это помогает компаниям создавать новые уникальные продукты и услуги, которые и влияют на успех бизнеса.

Процесс управления проектами: 5 этапов

Несмотря на то, что каждый проект имеет свой план и набор инструментов, задачи всегда укладываются в общепринятый жизненный цикл:

1. Инициация. Начинается тогда, когда известны цель и идея проекта. На этом этапе определяются сроки, бюджет, риски, исполнители работ и конкретный результат.
2. Планирование. Этот этап управления проектом нужен, чтобы руководитель выстроил общий план действий и вместе с командой продумал гипотезы и сценарии, по которым будет развиваться дальнейшая деятельность.
3. Выполнение. Непосредственно исполнение проекта, в том числе подготовка необходимых документов, взаимодействие с коллегами, согласование промежуточных результатов.
4. Мониторинг. Здесь руководитель отслеживает соответствие текущих работ срокам, бюджету и качеству.
5. Закрытие. Кроме достижения желаемого результата, команда анализирует, какие инструменты в работе были наиболее эффективны, где допущены ошибки и что следует учесть на будущее.

При грамотной организации управления проектами менеджер всегда в курсе, что и как происходит на каждом этапе. Он вовремя вносит корректировки, чтобы вписаться в дедлайны и смету, и вывести продукт на максимально высокий уровень качества.

Какие существуют методы управления проектами

С момента появления проектной деятельности было изобретено множество подходов к тому, как ей управлять. Но наибольшую популярность и эффективность получили каскадная модель (waterfall) и гибкий подход (agile). Выбор того или иного метода зависит от бюджета и ресурсов проекта, его целей и задач.

Waterfall

Каскадную модель используют, если изначально четко определены цели и план действий. В этом случае команда обязана точно придерживаться последовательности задач, утвержденной на стадии инициации, и строго следить за сроками и бюджетом. За срыв проекта предусмотрена финансовая ответственность. Waterfall подойдет, если:

• требования точно останутся неизменными в течение проекта;
• технологии работ выбраны заранее;
• качество продукта или услуги имеет высокий приоритет;
• заказчик не участвует в процессах, но ему важно знать бюджет и сроки еще на старте;
• исполнитель реализовал успешные аналогичные кейсы.

Agile

К этой методологии относятся такие популярные методы, как Scrum и Kanban.

Если на этапе инициации нет четких требований, то применяют гибкий подход — задачи выполняются короткими итерациями. Этот метод управления проектами предполагает, что возникающие отклонения будут оперативно корректироваться. В основе agile четыре идеи:

• самое главное — люди, процессы и инструменты имеют второстепенное значение;
• качество продукта или услуги важнее, чем тонны бумаг, описывающих проект;
• в приоритете заказчик, а не согласование условий договора;
• изменения и отклонения от плана — нормальное явление.

Уже по этим четырем тезисам понятно, что при управлении проектами по agile нет строгих требований, цель необходимо корректировать по ходу деятельности, а клиент активно участвует во всех этапах работы. Кроме того, важно, чтобы заказчик получил жизнеспособный продукт за короткий промежуток времени.

Инструменты для эффективного ведения проекта

Переход на проектное управление — популярная практика для современных компаний. Однако случается так, что им не хватает системного подхода. Отсюда расплывчатые формулировки целей, неоправданные решения задач и пробелы в общении внутри команды. Всё это приводит к снижению темпов развития компании. Одно из эффективных решений — внедрение информационной системы управления проектами (ИСУП).

ИСУП объединяет в себе множество полезных инструментов, например:

• шаблоны документов, которые экономят время сотрудников;
• диаграмму Ганта для планирования и контроля работ;
• agile-доски (или kanban-доски), помогающие визуально представить статусы выполнения задач;
• базу знаний для структурирования и быстрого доступа к накопленному опыту компании.

Эти и другие инструменты можно использовать одновременно или выбрать несколько решений, которые наиболее применимы для конкретных проектов. Но не стоит забывать, что ИСУП — не волшебная таблетка, автоматически исполняющая задания, а надежный помощник в руках специалистов.