Успешное внедрение СЭД: очевидные принципы и неочевидные подходы
План, что и говорить, был превосходный: простой и ясный, лучше не придумать.
Недостаток у него был только один:
было совершенно неизвестно, как привести его в исполнение.
Л. Кэррол «Алиса в стране чудес».
Принципам и критериям успешных проектов внедрения СЭД посвящено немало статей. Казалось бы, всё уже давно известно, но тем не менее далеко не все проекты признаются успешными, а мы продолжаем наступать на одни и те же грабли.
Как выстроить процесс автоматизации, чтобы проект внедрения был признан успешным? Кто должен взять на себя ведущую роль в выполнении работ? Неужели за столько лет ИТ-технологии успели сделать скачок, а технологии внедрения нет?
Сегодня мы рассмотрим некоторые новые подходы, разработанные на основе опыта компании DIRECTUM, традиционных методик внедрения, требований экономики, технологий разработки и управления проектами.
Априори успешным можно назвать внедрение, в результате которого достигнуты поставленные цели. Для одних проектов цели могут быть изложены в традиционных методологиях, например, PMBoK, и успешность будет оцениваться как соблюдение рамок проекта: время – стоимость – содержание. Для других успешность может оцениваться в степени удовлетворенности заказчика результатами проекта. Проект может не укладываться в традиционные рамки, но если для исполнителя основным является желание заказчика продолжать сотрудничество по развитию СЭД – это успех.
Успешное внедрение может совмещать предыдущие подходы и быть синонимом баланса финансовой успешности, удовлетворенности заказчика и перспектив дальнейшего развития внедренной системы.
На каждом конкретном проекте внедрения заказчик и исполнитель определяют для себя, ЧТО же они хотят получить в итоге. Поставленная цель, в свою очередь, будет определять дальнейшие средства и способы ее достижения.
Принципы
Каждый из подходов оценки успешности проекта базируется на некоторых принципах, которые позволяют достичь поставленной цели. Перечислим наиболее распространенные принципы успешности проектов внедрения:
1. Активное участие руководства заказчика. Своевременное решение организационных вопросов, выделение ресурсов, а также влияние на руководителей среднего звена и сотрудников, которые сопротивляются внедрению СЭД, положительно отражается на ходе проекта и на достижении поставленных целей.
2. Соблюдение четких целей и этапов проекта. Следование этому принципу помогает оставаться в рамках проекта – выдерживать сроки и укладываться в бюджет.
3. Опора на ключевых пользователей. При оптимизации необходимо всегда учитывать интересы тех, кто будет вплотную работать в СЭД. Только «продав» им систему, найдя разумный компромисс между тем, как работало прежде и тем, как будет работать сейчас, можно быть уверенным, что СЭД не «заглохнет» после завершения проекта внедрения, а станет удобным рабочим инструментом.
4. Опора на специалистов предприятия. Принцип созвучен с предыдущим, но здесь акцент делается на техническую и методологическую поддержку СЭД. Сотрудники заказчика должны активно привлекаться к работам и четко понимать, что после окончания проекта и ухода исполнителей все вопросы по развитию и поддержке системы придется решать им.
5. Документирование. Все, что может повлиять на ход процесса внедрения, необходимо документировать. Документы выступают подтверждением достигнутых ранее договоренностей и своеобразной подстраховкой и для исполнителя, и для заказчика. Чем детальнее и грамотнее подготовлены все проектные документы, тем меньше рисков, что одна и та же формулировка вызовет разночтения у заказчика и исполнителя.
6. Разумная адаптация. При внедрении СЭД не нужно стремиться к полному «подстраиванию» существующих процессов предприятия к внедряемой системе, равно как и не нужно полностью «подстраивать» систему по бизнес-процессы заказчика. Необходимо применять лучшие практики в сочетании со сложившимися традициями и регламентами работы заказчика.
Чем больше мы учитываем при внедрении СЭД описанные выше принципы, тем меньше риски того, что проект завершится неудачей, и больше шансов достичь поставленной в начале проекта цели.
Подходы
Принципы принципами, но не стоит забывать о тех, кто эти принципы будет воплощать в жизнь. Результат внедрения СЭД во многом зависит от команды внедрения – ее опыта и квалификации, а также от обстановки на предприятии заказчика.
В зависимости от степени участия исполнителя можно выделить следующие варианты внедрения:
1. Максимальное внедрение;
2. Итерационное внедрение;
3. Сокращенное внедрение;
4. Поддержка внедрения;
5. Самостоятельное внедрение.
Выбор варианта внедрения зависит от:
- бюджета, который планируется потратить на внедрение СЭД;
- количества пользователей, которые будут работать в системе;
- необходимости уложиться в определенные сроки;
- наличия/отсутствия большого количества требований, которые влекут за собой значительную модификацию стандартного функционала системы;
- наличия ИТ-специалистов, которые смогут принимать активное участие во внедрении и дальнейшем сопровождении СЭД;
- готовности вносить изменения в существующие бизнес-процессы.
При выборе варианта внедрения необходимо учитывать преимущества и недостатки каждого варианта, так как от грамотного выбора будет в конечном итоге зависеть и успешность проекта.
Максимальное внедрение
При максимальном внедрении большая часть работ выполняется специалистами исполнителя. Все работы на проекте выполняются поэтапно: исследование, проектирование, модификации, тестирование, опытно-промышленная эксплуатация (далее ОПЭ). Требования к результату определяются в начале проекта, а сам результат предоставляется заказчику в конце проекта.
Преимущества
- Максимум требований будет учтено до начала тестирования и ОПЭ, и в результате проекта бизнес-процессы будут оптимизированы с учетом пожеланий заинтересованных лиц;
- Максимальное участие исполнителя будет способствовать соблюдению сроков и объемов работ; а также обеспечит больший контроль за ходом работ;
- Автоматизация большого количества бизнес-процессов и вовлечение большего количества пользователей дает возможность получить наибольший эффект от использования системы.
- Более простое и низкое по стоимости дальнейшее сопровождение за счет наличия детальной документации.
Риски
- Продолжительный проект, охватывающий большую часть бизнес-процессов, может вызвать сопротивление большого количества пользователей, вынужденных работать в другом формате.
- Длительность проекта внедрения отдаляет по времени результат и эффект от использования системой.
- Высокая стоимость проекта внедрения.
Это традиционный способ внедрения. И если заказчик планирует автоматизировать большое количество бизнес-процессов, в которых задействовано значительное количество пользователей, процессы организации уникальны и допускается лишь их незначительная адаптация, а также отсутствуют ИТ-специалисты, которые могли бы взять на себя внедрение системы, то максимальное внедрение один из самых оптимальных вариантов.
Итерационное внедрение
Итерационное внедрение – большая часть работ также выполняется специалистами исполнителя. Применяется итерационный метод, основанный на принципах Agile, Scrum или методе Kanban, работы на проекте выполняются циклично, короткими итерациями. Результат предоставляется заказчику частями после каждой итерации, что позволяет быстро реагировать на изменение требований.
Преимущества
- Максимум требований будет учтено до начала тестирования и ОПЭ, и в результате проекта бизнес-процессы будут оптимизированы с учетом пожеланий заинтересованных лиц.
- Максимальное участие исполнителя будет способствовать соблюдению сроков и объемов работ; а также обеспечит больший контроль за ходом работ.
- Автоматизация большого количества бизнес-процессов и вовлечение большего количества пользователей дает возможность получить наибольший эффект от использования системы.
- Возможность снизить сопротивление большого количества пользователей, вынужденных работать в другом формате.
- Возможность в более короткие сроки получить результат и эффект от использования системы (за счет раннего старта ОПЭ и использования базового функционала системы).
- Более простое и дешевое сопровождение за счет подробного документирования внесенных изменений.
Риски
- Отсутствует полностью готовое решение, результат достигается частями. Заказчик должен быть готов принимать результат по функциональным блокам.
- Высокая стоимость проекта внедрения
Вариант близок к максимальному внедрению, но учитывает современные тенденции по адаптируемости к требованиям, сложной предсказуемости проектов и их результатов. Может быть рекомендован тем заказчикам, для которых помимо перечисленного для максимального внедрения также важно снизить риски сопротивления пользователей.
Сокращенное внедрение
Сокращенное внедрение подразумевает выполнение основной части работы специалистами исполнителя. При ведении проекта применяется каскадный (поэтапный) метод, но исключаются некоторые этапы и процедуры (вместо исследования GAP-анализ, отсутствие детального проектирования и тестовой эксплуатации), применяются некоторые подходы из итерационного метода (демонстрации), а также делается упор на использование стандартной функциональности системы
Преимущества
- Возможность в более короткие сроки получить результат и эффект от использования системы.
- Меньшая стоимость внедрения, по сравнению с максимальным и итерационным методом.
- Максимальное участие исполнителя повышает вероятность соблюдения сроков и объемов выполняемых работ, обеспечивает больший контроль за ходом работ.
- Возможность в более короткие сроки получить результат и эффект от использования системы (за счет сокращения этапов и сроков проекта).
Риски
- Отсутствие полноценных проектных решений повышает риск того, что не все требования будут учтены при модификации системы.
- Отсутствие документирования усложняет дальнейшее сопровождении системы.
- Необходимость большего участия сотрудников заказчика во внедрении.
- Необходимость менять процессы под базовый функционал системы.
Если заказчик планирует автоматизировать небольшое количество бизнес-процессов и количество пользователей, задействованных в них незначительное (не более 200), а также текущие бизнес-процессы укладываются в стандартную «коробочную» версию системы с минимальными изменениями (или заказчик готов их адаптировать), то сокращенное внедрение наиболее предпочтительный вариант.
Поддержка внедрения
Поддержка внедрения – исполнитель проактивно помогает заказчику с организацией и планированием процесса внедрения: консультирует по оргвопросам, вопросам настройки и использования, проводит еженедельные совещания с заказчиком, контролирует процесс внедрения, при необходимости обучает пользователей системы.
При этом все основные работы по внедрению (исследование, проектирование, настройка, тестирование, консультации) выполняются силами специалистов заказчика. Ответственность за результат в большей степени лежит на команде внедрения заказчика.
Преимущества
- Меньшая стоимость проекта внедрения, по сравнению с максимальным, итерационным и сокращенным вариантами внедрения.
- Независимость сроков внедрения от дополнительных модификаций системы со стороны исполнителя (по причине их отсутствия)
- Развитие собственной команды внедрения, которая в дальнейшем сможет полноценно поддерживать систему.
- В отличие от самостоятельного внедрения более высокая гарантированность качественного результата за счет методологической поддержки.
Риски
- Необходимость наличия квалифицированных специалистов для проведения основных работы по внедрению.
- Риски того, что система не будет внедрена или качество внедрения будет более низким.
- Риск того, что сроки внедрения будут затянуты.
Вариант близок к сокращенному внедрению, но именно этот вариант будет наиболее приемлем, если заказчику необходимо уложиться в небольшой бюджет.
Самостоятельное внедрение
При самостоятельном внедрении основная часть работ по внедрению выполняется заказчиком самостоятельно. Со стороны исполнителя проводятся: обучение администратора, ежемесячный мониторинг внедрения, настройки и использования системы с последующей отправкой отчетов по итогам мониторингов заказчику, консультации ведущих специалистов заказчика по телефону, электронной почте, лично.
Преимущества
- Минимальные затраты на внедрение (только закупка ПО и обучение администраторов/разработчиков).
Риски
- Высокий риск того, что система не будет внедрена или качество внедрения будет более низким.
- Высокий риск того, что сроки внедрения будут затянуты.
- Необходимость наличия квалифицированных специалистов, которые будут проводить основные работы по внедрению.
Если заказчик ограничен бюджетом, располагает квалифицированными специалистами, которые могут взять на себя все работы по внедрению, а автоматизируемые бизнес-процессы не требуют дополнительных модификаций и укладываются в стандартную версию системы, то самостоятельное внедрение будет подходящим вариантом.
Итоги
Подводя итог, нужно отметить следующее шаги на пути к успешному проекту:
1. Приступая к проекту внедрения необходимо четко обозначить цели и результаты.
2. Оценить масштаб требуемых работ, доступные ресурсы и ограничения.
3. Выбрать наиболее оптимальный вариант внедрения.
4. При внедрении учитывать важные принципы взаимодействия и не забывать, что любой проект это не игра в одни ворота, а командная игра.
Автор: Наталия Крымская, бизнес-аналитик DIRECTUM
