Виды электронного документооборота

Приказы, распоряжения, договоры, контракты, бухгалтерские и налоговые документы, отчеты, технические задания, инструкции. Это лишь небольшая часть документов, с которыми каждый день работает любая компания. Их движение внутри организации — это документооборот. Он включает в себя все этапы: создание, получение, обработку, отправку по маршруту, согласование, приемку исполнения, архивирование. Документооборот служит для обмена информацией как внутри предприятия, так и за его пределами. Рассмотрим, какой бывает документооборот, какие виды чаще всего используются.

Виды документооборота по способу организации

Бумажный: все входящие, исходящие и создаваемые документы — исключительно на бумаге. Это архаичный способ делопроизводства, сейчас его почти никто не использует.

Электронный: документы любого назначения создаются, передаются и отправляются адресату по маршруту в электронном виде. При необходимости на них ставится цифровая подпись.

Смешанный: письма, приказы, договоры, служебные записки, протоколы, счета формируются и двигаются по маршруту как на бумаге, так и в цифре. Чаще всего их создают в электронном виде, затем распечатывают и направляют на подпись или согласование.

Сегодня всё больше предприятий переходят на электронный документооборот (ЭДО). С его помощью сокращаются затраты на обработку, печать, хранение и отправку бумажных экземпляров, содержание и использование офисной техники. Компании с большим числом контрагентов благодаря ЭДО могут ускорить обработку платежей: счета передаются на оплату без задержек. Уменьшается влияние человеческого фактора на все бизнес-процессы. Применение ЭДО в организациях экономит до 80% затрат.

Виды ЭДО по назначению

Сейчас в России электронный документооборот регулируется несколькими законами и нормативными актами, которые разрешают переводить в электронный вид или создавать электронные документы, а также заверять их электронной цифровой подписью для многих сфер деятельности:

• гражданско-правовые сделки (договоры с контрагентами);
• бухгалтерия (первичные учетные документы);
• налоговая отчетность (как для юридических, так и для физических лиц);
• кадровое дело (весь процесс сопровождения сотрудника, кроме приказа об увольнении, документов, подтверждающих прохождение инструктажа по технике безопасности, актов о несчастном случае на производстве).

Электронный документооборот делится на разные виды в зависимости от цели документа. Виды ЭДО, которыми компании пользуются чаще всего:

Управленческий ЭДО

Этот вид объединяет уставы, положения, регламенты, приказы, распоряжения и прочие документы, необходимые для организации рабочего процесса в компании. В бумажном виде они требуют больших затрат на печать и организацию хранения, а их создание, согласование, подписание и отправка ответственным сотрудникам занимает много времени. Управленческий электронный документооборот эту работу автоматизирует, помогает контролировать сроки и качество исполнения задач и хранить информацию в цифровом архиве.

Бухгалтерский ЭДО

Сегодня в цифре можно составлять, получать и передавать первичную учетную документацию, счета-фактуры, справки, банковские выписки. Бухгалтерский электронный документооборот упрощает процедуры составления и отправки отчетности в налоговую инспекцию и социальный фонд. А с помощью сервисов ЭДО бухгалтеры могут выгружать необходимую информацию прямо из учетной системы, что избавляет от рутинной работы и экономит время.

 

Тренд, который держится в топе не первый год, — это перевод бухгалтерских документов в электронный вид. ФНС постепенно расширяет перечень формализованных документов, которые наиболее востребованы у бизнеса. В цифровой формат уже давно перевели УПД, акты, накладные и прочие документы для обмена с контрагентами. Сегодня также растет количество компаний, которые активно переводят в цифру внутренние первичные документы.

Иван Агапов
product manager ECM-решений Directum

Кадровый ЭДО

В России работа с персоналом подчинена регламентам и строго контролируется. Чтобы ничего не нарушить и не подвести своего работодателя под крупный штраф, сотруднику кадровой службы нужно постоянно держать в голове большое количество информации, выполнять предписанные процедуры и множество рутинных действий. А информационные системы помогают соблюдать законодательство, сокращать объемы ежедневных монотонных ручных операций и облегчают поиск данных. Благодаря КЭДО можно:

• удаленно принимать на работу сотрудников;
• в несколько кликов мыши сформировать график отпусков большой организации;
• без бумаги оформлять командировки;
• хранить документацию в течение установленного законодательством времени;
• избегать судебных споров и штрафов благодаря шаблонам и контролю сроков.

Проектный ЭДО

Особенность проектной работы — большое количество ответственных сотрудников, цепочка задач между ними и огромный объем контента, который переходит с одного этапа на другой, обогащаясь новыми данными. Чем больше проект, тем сложнее контролировать сроки выполнения задач, дольше поиск необходимой информации, массивнее папки с техническими документами. ЭДО делает управление проектом эффективнее и прозрачнее:

• обеспечивает качественное документационное сопровождение;
• поддерживает эффективную коммуникацию внутри проекта;
• сокращает временные и финансовые затраты в процессе выполнения задач;
• помогает вести удобный архив технической документации.

Архивный ЭДО

Работа с документами включает в себя не только их обработку и отправку по маршруту, но и хранение. Самый эффективный вариант — в электронном виде, он не требует отдельных площадей и специальных условий. Нужный документ легко найти по его реквизитам, части названия или тегам. А специальные средства обеспечивают хранимым документам юридическую значимость.

Для создания электронного архива используются:

• система электронного документооборота (СЭД);
• файловые хранилища;
• сервисы операторов ЭДО;
• специальные решения информационной системы.

 

Все электронные архивы документов можно разделить на два направления — оперативные и долговременного хранения. Первые — это уже мастхэв. Оперативные архивы могут быть специализированными — финансовый для хранения и удобной обработки первичных учетных документов, архив клиентских досье — для банков, архивы проектно-сметной документации и т. д. Все они обеспечивают быстрый доступ к информации, причем с возможностью удаленной работы.

Особняком стоят архивы с долговременным хранением юридически значимых документов. Этот тренд активно набирает обороты. Причина — если не обеспечить надежное доверенное хранение, то невозможно перевести в электронный вид документы со сроками содержания в архиве 10, 25, 75 и более лет. А работа с такими документами в бумаге уже начинает выглядеть анахронизмом. Вопрос юридически значимого хранения был включен в национальную программу «Цифровая экономика».

Иван Агапов
product manager ECM-решений Directum

Виды документооборота по типу правовых отношений

Виды документооборота в организации зависят и от предназначения информации. Выделяют внутренний, внешний и документооборот с госорганами.

Внутренний документооборот

Неотъемлемая часть любой организации, необходимая для ее эффективной работы. Часто отражает все бизнес-процессы компании, обеспечивает обмен данными между отделами компании, ее сотрудниками и руководителем. К этому виду документооборота относятся внутренние приказы, локальные нормативные акты, служебные записки, инструкции, задачи, протоколы рабочих встреч, учредительные и прочие документы.

Внешний документооборот

В нем участвуют все документы, которыми компания обменивается с контрагентами, клиентами и партнерами. Это могут быть счета, накладные, акты, УПД (универсальные передаточные документы), договоры, протоколы разногласий и другие документы, сопровождающие договорные и партнерские взаимоотношения.

Документооборот с госорганами

Относится к внешнему документообороту, но имеет свою специфику: стандартизированные формы, определенные требования к оформлению. Органы госвласти постепенно отказываются от бумаги и переходят на электронный документооборот. Сейчас информацию в цифре принимают налоговая инспекция, социальный фонд, некоторые министерства. Отправить им письмо, отчет или заявление можно через оператора ЭДО или личный кабинет пользователя на сайте ведомства.

5 причин перейти на электронный документооборот

Российский бизнес всё больше предпочитает использовать в работе разные виды ЭДО. Он помогает навести порядок в бизнес-процессах, делает их более эффективными и упрощает работу сотрудников:

1. Экономия ресурсов
   Уменьшаются затраты на покупку бумаги, обслуживание принтеров, услуги курьеров и почтовых служб.
2. Снижение трудоемкости
   Тратится меньше времени на регистрацию, согласование и подписание документов.
3. Упрощение хранения
   Цифровой архив не занимает места, делает удобным поиск нужной информации и сохраняет юридическую значимость.
4. Прозрачность исполнения
   Можно в любое время отследить статус и состояние документа на согласовании, проконтролировать ход исполнения задачи.
5. Возможность работать с документами из любого места за пределами компании
   Доступ к бизнес-процессам компании как с помощью мобильных приложений, так и благодаря удаленному подключению.

Внедрить те или иные виды ЭДО предприятие может с помощью специализированной организации или самостоятельно. Компания-вендор окажет услугу платно, но в короткие сроки и с гарантированным результатом. Переход на ЭДО своими силами потребует больше времени и усилий сотрудников.