Виды информационных систем

Корпоративные системы делают управление бизнесом прозрачным и эффективным. Их использование особенно важно, если в компании трудится много людей, выстроены сложные бизнес-процессы, каждый день формируется большой поток входящих и исходящих документов, а для работы необходимо много ресурсов.

Как правило, предприятия покупают несколько видов автоматизированных информационных систем под разные задачи: для работы с документами, управления процессами, хранения данных о клиентах, планирования закупок и других целей. Мы рассмотрим самые популярные из видов бизнес-систем.

ECM

Enterprise Content Management, управление корпоративным контентом — структурирует потоки информации в компании от момента их создания или получения до отправки или уничтожения. В отличие от СЭД (системы электронного документооборота), которая автоматизирует работу только со стандартными документами, в ECM контент может быть представлен в любом виде — неструктурированных документов, таблиц, схем, изображений, видео, чертежей, эскизов и так далее.

ECM, как вид корпоративной системы, берет на себя следующие задачи:

• управление документами и другим контентом;
• передачу контента по заданным маршрутам (workflow);
• архивирование;
• формирование базы знаний;
• совместную работу с документами.

ECM дает возможность перевести всю работу с документами и другим контентом в цифру.

Работа с документами в системе Directum RX

BPM

Business Process Management, управление бизнес-процессами — программный продукт для создания моделирования, внедрения и улучшения принятых в компании регламентов работ.

Задачи, которые решает этот класс информационных систем:

• выявление «узких мест» в процессах;
• контроль выполнения работ;
• аналитика и планирование.

В процессах, как правило, создаются, двигаются, исполняются, хранятся какие-то артефакты. Например, договоры, счета и другие. Поэтому нельзя сказать, что такой вид системы автоматизации управления не подходит для документооборота, хотя функции по работе с контентом здесь не так развиты, как в ECM.

CRM

Customer Relationship Management, управление отношениями с клиентами — «единое окно», через которое строится все общение с потенциальными и действующими покупателями и заказчиками. В CRM фиксируются все звонки, сообщения из корпоративных мессенджеров и социальных сетей, электронная переписка, заявки с сайтов и пр.

Главные задачи, которые решает ИС:

• учет клиентов;
• управление продажами;
• создание отчетов;
• конструктор коммерческих предложений и других документов.

С ее помощью можно планировать маркетинговые активности, отслеживать статус клиентов, выстраивать воронки продаж, заводить сделки и формировать по ним задачи.

ERP

Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов — система для финансового менеджмента, управления трудовыми ресурсами и активами. С ее помощью в компании выполняются следующие функции:

• планирование деятельности предприятия, контроль выполнения планов;
• управление финансами компании;
• управление кадрами;
• учет материальных ресурсов;
• документооборот предприятия;
• анализ результатов хозяйственной деятельности.

HRM

Human Resource Management, управление человеческим ресурсом. Этот вид ИС часто называют CRM наоборот, так как она нацелена на удержание своих собственных сотрудников. Работать в ней можно не только с количественными, но и качественными показателями: вести «историю» сотрудников от трудоустройства до планирования и развития карьеры.

Основные задачи HRM:

• привлекать и мотивировать персонал;
• распределять задачи на сотрудников так, чтобы достигалась общая стратегическая цель компании;
• обеспечивать развитие и обучение кадров;
• планировать изменения структуры предприятия и распределять бюджеты;
• вести учет в области управления персоналом.

Системы управления проектами

Системы управления проектами нужны для планирования, контроля, отслеживания и дальнейшей оценки выполняемых в компании задач. В них можно расписывать ресурсы, бюджеты, обеспечивать взаимодействие между членами команд и, главное, оценивать их движение к результату.

Задачи, которую выполняют системы для проектного менеджмента:

• создание и редактирование задач и проектов, включая сроки, ключевые точки, этапы и пр.;
• обеспечение коммуникации между сотрудниками, работающими в команде;
• отслеживание сроков и результатов заказчиками, руководителями;
• хранение информации по проектам;
• сбор статистики и аналитика.

Организация работ на Agile-досках

Системы для управления проектами включают сразу несколько инструментов планирования. Один из самых удобных — kanban- или agile-доски.

Современные системы автоматизации управления

Бизнес требует от корпоративного ПО гибкости, широких возможностей и масштабируемости. В этом смысле новый толчок к развитию продуктов дали инструменты low/no-code.

• Low-code предназначен для быстрой разработки на основе уже существующих компонентов, таких как базы данных, API, формы и другие. Графический интерфейс и визуальные средства значительно ускоряют процесс создания программного обеспечения.
• No-code — ещё более простой способ создания компонентов. Поскольку он не требует написания кода вообще, то с этой задачей хорошо справляется аналитик, работая в визуальном редакторе.

Упрощенная разработка позволяет настроить новые бизнес-процессы с минимальными трудозатратами и идеальна для типовых регламентов. С другой стороны, отказаться от классической разработки тоже нельзя, так как это может ограничить возможности ПО.

Для современной информационной системы, какого бы вида она ни была, важно не ограничиваться рамками условного класса, а прислушиваться к запросам клиентов и подбирать для них самые простые и эффективные решения.

Перспективы развития информационных систем управления бизнесом

Процессы тесно связаны с документами, и то, и другое, в свою очередь, является частью работы и с клиентами, и с персоналом, и с проектами. Поэтому многие современные системы автоматизации управления имеют более расширенную функциональность. Они предлагают микросервисную архитектуру, чтобы компаниям не приходилось создавать «зоопарк систем» под разные задачи.

 

«Если взять возможности Directum RX, то она уже давно вышла за рамки понятия „ECM“ и тем более „СЭД“. Исследователи Gartner еще в 2017 году предложили концепцию CSP (Content Service Platform), то есть платформы с набором сервисов и инструментов для управления контентом и не только. Мы к этому относимся положительно, так как и сами сделали ставку на микросервисную архитектуру. Наша экосистема имеет целый набор цифровых решений, которые мы создавали исходя из реальных задач бизнеса, а не общепринятой функциональности существующих систем».

Константин Истомин
исполнительный директор Directum

Это перспективное решение, так как предприятию не важно, к какому классу будет относиться программный продукт. Бизнес ищет готовое ИТ-решение, которые можно развернуть в минимальные сроки, настроить под себя, через какое-то время поменять в соответствии с новыми требованиями и не тратить на каждый виток кастомизации по полгода.