Внедрение СЭД в "Галогене"

Татаринцева Татьяна

Чем может обернуться внедрение системы, призванной оптимизировать бизнес-процессы и логику управления, на крупном промышленном предприятии? Крахом внедренческого проекта и самой системы управления. Или подобием вялотекущей болезни, когда наполовину функционирующая система исключает и прежнее, и качественно новое взаимодействия. Или, наконец, историей со счастливым концом, удовлетворяющим и компанию-внедренца, и компанию-заказчика. Внедрение СЭД DIRECTUM в ОАО "Галоген" (г. Пермь) — та самая счастливая история, истинный образец идеального проекта.

Предприятие химической отрасли ОАО "Галоген", история которого началась в 1942 г., ориентировано на производство хладонов, фторопластов, химических реактивов и в конце перестройки получило от МВЭС СССР свидетельство участника внешнеэкономических связей. Сегодня полностью самостоятельная внешнеэкономическая деятельность предприятия охватывает страны бывшего СССР, Германию, Францию, Бельгию, Швейцарию, Венгрию, Польшу, США, Канаду, Турцию, Китай, Корею. Сотрудничество ведется и с ключевыми компаниями России, тем более что удельный вес продукции ОАО "Галоген" на отечественном рынке колеблется от 50 до 100%, в зависимости от конкретного продукта.

Структурно предприятие представляет собой 40 подразделений, объединяющих примерно 2,5 тыс. человек. С точки зрения расположения, корпуса и объекты завода удалены друг от друга, — предприятие значительно распределено по площади.

Таким образом, наряду с типовыми задачами систематизации информации и сохранности документов, которые выдвигает любая компания-заказчик перед системой электронного документооборота, в ОАО "Галоген" существовала проблема физической циркуляции документов. Доставка технической и служебной документации из одного цеха в другой, от одного начальника к другому занимала слишком много времени и существенно замедляла рабочие процессы завода.

Руководство предприятия уделило много времени изучению систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Было рассмотрено около 20 программных продуктов. В результате анализа и сравнения функциональных возможностей, а также с учетом опыта других предприятий отрасли, выбор был сделан в пользу системы DIRECTUM.

С момента старта проекта до ввода системы в промышленную эксплуатацию прошло четыре месяца. За это время к работе в полноценно функционирующей системе перешло 300 обученных пользователей — от начальников и секретарей подразделений до генерального директора.

"Четыре месяца — оптимальный срок для внедрения системы электронного документооборота, — комментирует руководитель проекта Елена Дмитриева. — Фундаментальным условием достижения этого идеала стали расположенность и активное участие во внедрении руководства ОАО „Галоген“. Когда мы начинали внедрение — проводили предпроектное исследование и формировали учебные группы пользователей, — силами ИТ-персонала уже была завершена первоначальная настройка системы, основные справочники были заполнены, регистрация входящей и исходящей корреспонденции велась в канцелярии DIRECTUM".

В ходе проекта, заметно расширившегося в сравнении с первоначальным планом, по желанию заказчика "Галоген" автоматизировал процессы вынесения резолюций и работы со служебными записками, согласования договоров, ознакомления и контроля исполнения приказов и распоряжений. Руководство предприятия перешло на использование механизма электронно-цифровой подписи.

Сегодня предприятие инициирует дальнейшее развитие системы, в связи с чем ведутся переговоры со специалистами компании DIRECTUM.

"Когда руководство компании, вне зависимости от сферы ее деятельности и количественных показателей выпускаемой продукции или предлагаемых услуг, четко видит цель своего бизнеса и понимает, что путь ее достижения будет охватывать все жизненные процессы компании, тогда мы можем говорить об успешности бизнеса и о том, что любой партнерский проект с таким бизнесом будет удачен", — резюмирует Елена Дмитриева.