Внешний электронный документооборот

Внешний документооборот — это все исходящие и входящие документы организации, которыми она обменивается с клиентами, партнерами, органами власти, контролирующими инстанциями. Значительная часть коммуникаций между контрагентами закономерно переходит в цифровое пространство. Чтобы быть в тренде, многие компании отказываются от бумажного и активно подключаются к внешнему электронному документообороту (ЭДО).

Почему растет спрос на внешний электронный документооборот

Представители разных структур внедряют системы внешнего документооборота в цифре, чтобы максимально оптимизировать обмен данными. Передача информации в электронном виде помогает выстраивать деловые связи и ускоряет сделки. Это высоко ценит не только крупный, но и растущий бизнес.

В числе достоинств электронного документооборота:

1. Экономия времени. Обмен данными занимает секунды. Все, что раньше путешествовало с курьером или почтальоном в течение нескольких суток, сейчас доставляется моментально. А если в документе была допущена ошибка, ее гораздо быстрее исправить, чем при бумажном способе коммуникации.
2. Оптимизация расходов. Обмен сведениями в электронном виде исключает затраты на распечатку и пересылку почтовыми сервисами. При этом один и тот же документ можно одновременно отправить нескольким заинтересованным участникам.
3. Эргономичное хранение. Оцифрованная информация размещается компактно и структурировано на серверах. Любой документ можно оперативно найти по названию, дате создания, имени контрагента. Если к системе есть удаленный доступ, отыскать документы и подготовить срочные отчеты можно даже из командировки.
4. Безопасность. Доступ к данным в системах внешнего электронного документооборота имеет определенный круг лиц, вся информация пересылается по зашифрованным каналам связи. Таким образом снижается риск, что незаинтересованный сотрудник может прочитать случайно оставленный на столе финансовый отчет или договор поставки.
5. Сохранность и прозрачность. Все документы, которые появились в системе внешнего ЭДО организации, уже не исчезнут из нее. Программа сохранит сведения об авторе, дате создания и пересылки, адресате, содержании и т.д. Потерять их не получится даже при большом желании.
6. Имидж компании и руководителя. Если бизнес использует современные технологии, значит заинтересован в развитии своих систем и продуктов. Организациям, уже внедрившим электронный документооборот, легче вести деловые отношения с такими же «оцифровавшими» свои процессы контрагентами.

Каким организациям подойдет внешний документооборот в цифре

Важно отметить, что в некоторых случаях использование сервисов внешнего электронного документооборота — обязательное требование законодательства. Без них не смогут отчитаться о своей деятельности бюджетные организации, участники госзакупок, импортеры, а также компании, занимающиеся маркировкой и мониторингом товаров.

Кто ещё подключается к системам внешнего ЭДО:

• госструктуры;
• крупные производственные и торговые компании;
• субъекты малого и среднего бизнеса;
• маркетплейсы;
• индивидуальные предприниматели и самозанятые;
• физлица.

Как обеспечить юридическую значимость внешнего документооборота организации в виртуальном пространстве

Электронный документ — это аналог бумажного, но в цифровом формате. Он существует самостоятельно и имеет соответствующие реквизиты. Список документов, которые участвуют во внешнем документообороте организации, регулярно растет. Юридическую значимость им придает усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Это наиболее защищенный и безопасный вид ЭП.

С 2023 года в России стартовал проект по обязательному использованию бизнесом машиночитаемой доверенности (МЧД). Она содержит перечень полномочий, которыми обладает представитель компании для подписания документа. Такую доверенность нужно регистрировать в ФНС и заверять КЭП генерального директора.

Электронные подписи и доверенности понадобятся организации при отправке отчетов в ФНС, СФР, органы статучета и др., при пересылке контрагентам договоров, счетов-фактур и товарных накладных, участии в торгах и закупках.

В интеллектуальной системе управления цифровыми процессами и документами Directum RX можно самостоятельно создавать электронные доверенности или импортировать их с сайта ФНС и других платформ.

Как компании начать работу в системе внешнего документооборота

Чтобы юридически значимый документооборот заработал в электронном виде, организации и ее контрагентам необходимо подключиться к оператору внешнего ЭДО. Далее важно устно или письменно договориться о переходе в цифровой формат взаимодействия и определиться с перечнем документов, которые с этого момента будут существовать исключительно в цифре. Потом принять или отправить приглашение для старта электронного обмена документацией.

Организовать комплексную работу с документами и обмениваться ими с контрагентами в режиме одного окна можно прямо в Directum RX. Благодаря коннекторам к сервисам обмена данные передаются прямо из системы, и сотрудникам не нужно переключаться между интерфейсами для отправки и получения корреспонденции.

 

Системы внешнего электронного документооборота набирают популярность у российского бизнеса и госучреждений. Во многом этому способствует расширение деловых связей и способов взаимодействия. Высокая конкуренция на рынке побуждает компании оперативно принимать решения и ускоряет заключение сделок.

Значительную роль играет и государственное регулирование. Расширяются возможности подписания электронных документов, все больше отчетов переходит в цифровое пространство. Все это объясняет растущий интерес компаний к внедрению внешнего электронного документооборота.

Иван Агапов
product manager ECM-решений Directum