Завершена автоматизация архивного отдела администрации г. Уфы

Администрация городского округа г. Уфы Республики Башкортостан уже 5 лет успешно работает в системе DIRECTUM. В начале 2012 года окончены работы по автоматизации деятельности сотрудников архивного отдела.

В ведении администрации города Уфы Республики Башкортостан широчайший круг вопросов, связанных с развитием и благоустройством одного из крупнейших городов страны. От успешной работы сотрудников администрации напрямую зависит социально-экономическое благополучие городского округа.

Сотрудники администрации работают в системе DIRECTUM уже с 2007 года. В этом году был разработан и завершен проект автоматизации архивного отдела. Все работы по проекту проводили специалисты сертифицированного партнера DIRECTUM – МУП «МИТЦ».

Автоматизация была призвана ускорить документооборот, снизить потери важных документов, оптимизировать договорную работу и взаимодействие между сотрудниками, упростить контроль над исполнением поручений.

Сам архивный отдел работает по двум направлениям:

1. «Центр хранения» – документы по ликвидированным предприятиям (по ним выдаются архивные справки гражданам и организациям).

2. «Документы отдела» – нормативно-правовые документы, отчеты, документация действующих учреждений.

Для внедрения необходимой функциональности по управлению документами и бизнес-процессами при разумных инвестициях компанией было решено использовать вариант поставки DIRECTUM Lite.

«Учитывая, что в год мы готовим свыше 10 тысяч справок различного характера, СЭД позволила ускорить процесс их обработки и исполнения», – комментирует Зинаида Шалькова, начальник архивного отдела.

Внедрение ЕСМ-системы DIRECTUM позволит архивному отделу Администрации контролировать движение документов, поддерживать высокую исполнительскую дисциплину и строить эффективное взаимодействие всей рабочей команды внутри компании.