Все филиалы ОАО «Удмуртнефтепродукт» работают в системе DIRECTUM

Завершилось внедрение корпоративной системы электронного документооборота DIRECTUM на всех нефтебазах ОАО «Удмуртнефтепродукт».

ОАО «Удмуртнефтепродукт» - это крупнейшая компания Удмуртии, занимающаяся хранением, перевалкой и торговлей всеми видами топлива. В ее собственности находится около 100 АЗС и 9 нефтебаз, расположенных по всей территории Удмуртии, а также Глазовский комбикормовый завод. Данное предприятие, безусловно, отличает высокий уровень менеджмента и постоянное стремление к совершенствованию процессов управления компанией.

Внедрение системы DIRECTUM в ОАО «Удмуртнефтепродукт» началось в 2003 году с Управления и Ижевской нефтебазы. На этом этапе были приняты решения, позволяющие оптимизировать внутренний документооборот предприятия, и выработаны единые для всех филиалов типовые регламенты работы с документами. По итогам опытной эксплуатации руководством предприятия было принято решение о тиражировании ее во всех филиалах.

В течение пяти месяцев сотрудники НПО «Компьютер» выезжали на нефтебазы, проводили обучение ведущих пользователей, а затем помогали им начать работать в системе DIRECTUM в соответствии с ранее утвержденными регламентами. В среднем процесс внедрения на одной нефтебазе занимал 2 – 3 недели.

Система DIRECTUM позволила ОАО "Удмуртнефтепродукт" и его филиалам организовать удобную работу с хранилищем электронных документов, осуществлять выдачу и контроль заданий. Модуль «Канцелярия» систематизировал работу делопроизводственных служб предприятия. Важными преимуществами системы стали возможности распределенной работы в режиме off-line со всеми филиалами и тесной интеграции с учетной системой КАС «Бизнес Люкс», ранее внедренной на предприятии.

На данный момент в ОАО «Удмуртнефтепродукт» имеется 90 лицензий системы DIRECTUM, распределенных на 11-ти серверах. Реально с DIRECTUM работают практически все сотрудники Управления (кроме водителей, уборщиц и т.п.) и по 5 - 15 работников каждого из филиалов.

Весь официальный документооборот Управления с филиалами осуществляется в системе в DIRECTUM с использованием механизма электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Это дало возможность значительно сократить бумажный документооборот, а также контролировать своевременность выполнения заданий.

Важно отметить, что после внедрения системы DIRECTUM стали развиваться горизонтальные связи, когда сотрудник одного подразделения может выдать задание напрямую сотруднику другого подразделения (в том числе Управления или другого филиала), поставив в известность (в электронном виде) руководителей обоих подразделений. А это уже изменение, которое ведет к дальнейшему повышению общей корпоративной культуры предприятия.