Завершено внедрение DIRECTUM в аппарате управления ООО "Пермтрансгаз"

Завершилась опытная эксплуатация системы DIRECTUM в Аппарате управления ООО "Пермтрансгаз". Система переведена в промышленную эксплуатацию.

ООО "Пермтрансгаз" - крупное предприятие по обслуживанию газопроводов на территории Пермской области и Удмуртской республики. Занимает второе место в "Газпроме" по объему транспортируемого газа. Общая протяженность магистральных газопроводов, обслуживаемых ООО "Пермтрансгаз", составляет более 10000 километров. В составе предприятия 19 структурных подразделений-филиалов. Численность работающих составляет более 8000 человек.

Внедрение системы DIRECTUM началось с Управления Материально Технического Снабжения и Комплектации (УМТСиК), как с традиционно передового подразделения в освоении новых информационных технологий. По результатам внедрения в УМТСиК руководством предприятия было принято решение о распространении системы DIRECTUM на всю структуру ООО "Пермтрансгаз".

Особенностью проекта является большое количество активно работающих пользователей. Всего прошли обучение на специализированных курсах 135 человек, которые в дальнейшем, на местах консультировали и обучали сотрудников своих отделов.

В процессе опытной эксплуатации были отработаны основные схемы движения документов. Благодаря механизму ЭЦП, реализованному в системе, работа с докладными и служебными записками, а также согласование приказов и распоряжений были полностью переведены в электронный вид.

Сотрудники Аппарата управления получили оперативный доступ к документам, за счет того, что все поступающие на предприятие документы сканируются и отправляются в работу электронном виде. Исчезла необходимость снимать дополнительные бумажные копии.

Первыми и самыми активными пользователями стали делопроизводители и секретари. Система DIRECTUM позволила им упорядочить регистрацию всех видов документов и отойти от ведения бумажных журналов регистрации. Для вовлечения как можно большего числа сотрудников к работе в системе отдел кадров начал рассылать заявки на обучение и повышение квалификации сотрудников в системе DIRECTUM, что, несомненно, дало положительный результат.

Поскольку документооборот предприятия достаточно велик (количество входящей корреспонденции достигает 14 000 единиц в год) бывали случаи, когда важные документы терялись, сложно было отследить местонахождение и степень исполнения всех документов. С вводом системы DIRECTUM исключилась возможность потери информации, сократилось время на поиск документов, повысился контроль исполнения поручений.

Примечательной особенностью проекта является то, что первое лицо компании, генеральный директор Чичелов Виктор Александрович, непосредственно работает в системе, имеет постоянный доступ ко всей корпоративной информации со своего рабочего места, что существенно "подстегивает" остальных сотрудников к работе в системе DIRECTUM. Благодаря  постоянному оперативному контролю со стороны высшего руководства резко сократился срыв сроков исполнения поручений.

Стоит отметить, что DIRECTUM может использоваться не только для контроля исполнения выданных заданий. Так, например, в преддверии Нового года, всем сотрудникам была разослана заявка на приглашение Деда Мороза на дом для поздравления детей и внуков. Это, несомненно, повысило лояльность работников ПТГ к системе.

На сегодняшний день на предприятии активно используются все модули системы: Управление электронными документами, Управление деловыми процессами и Канцелярия. Число одновременно работающих пользователей превысило 100 человек.

Благодаря механизму репликации, управление получило удобную связь с одним из своих удаленных подразделений - УМТСиК.

В ближайшее время планируется тиражирование системы на все филиалы ООО "Пермтрансгаз".