Завершено внедрение DIRECTUM в ОАО "Гипрогазцентр"

Завершилась опытная эксплуатация системы DIRECTUM в ОАО "Гипрогазцентр". Система переведена в промышленную эксплуатацию.

ОАО "Гипрогазцентр" - один из ведущих проектных институтов газового комплекса России. Основными заказчиками института являются ОАО "Газпром", а также предприятия, входящие в его состав.

При выборе системы электронного документооборота специалисты ОАО "Гипрогазцентр" рассмотрели множество систем представленных на рынке. Компания DIRECTUM была единственной компанией, кто предложил посмотреть работу системы DIRECTUM вживую, для этого была организована поездка в ООО "Пермтрансгаз". Свой выбор они остановили на системе DIRECTUM.

Основной сферой деятельности ОАО "Гипрогазцентр" является комплексное проектирование нефте-, газо- и продуктопроводов, включая их инфраструктуру. Поэтому внедрение системы DIRECTUM началось с исследования проектной деятельности и процессов организации, контролируемых в рамках Системы Менеджмента Качества (СМК), по результатам которого был написан проект внедрения.

В ходе опытной эксплуатации была автоматизирована работа с входящими и исходящими документами и приказами по основной деятельности, были проведены модификации, учитывающие правила работы в соответствии с СМК. После углубленного тестирования модификаций совместно с работниками ОАО "Гипрогазцентр" начался переход с используемой ранее программы по ведению записей СМК на систему DIRECTUM.

В рамках создания единого информационного пространства реализована интеграция КАС "Бизнес Люкс", DIRECTUM, ИСАПР (интегрированная система автоматизации проектных работ). Интеграция систем позволяет уйти от дублирования процесса ввода данных. Информация, занесенная в одной системе, может использоваться в другой: в DIRECTUM – осуществляется сбор исходных данных для составления договоров, отражение всех этапов согласования договоров, в ИСАПР – производится расчет сметной стоимости договоров, в КАС "Бизнес Люкс" - фиксируется выполнение и оплата договоров, информация о состоянии договоров в любой момент времени, формирование актов сверок.

В настоящее время в системе DIRECTUM активно используются все модули системы DIRECTUM: Управление электронными документами, Управление деловыми процессами и Канцелярия.

Работа канцелярии по регистрации документов была полностью переведена в систему DIRECTUM. Это позволило упорядочить регистрацию всех видов документов и отойти от ведения бумажных журналов регистрации. Работники ОАО "Гипрогазцентр" получили оперативный доступ к документам за счет того, что все поступающие на предприятие документы сканируются и отправляются в работу в электронном виде. Исчезла необходимость снимать дополнительные бумажные копии. С вводом системы DIRECTUM исчез риск потери информации, сократилось время на поиск документов, повысился контроль исполнения поручений. Передача документов между исполнителями происходит автоматически, а даты и время передачи будут отражаться в утвержденных стандартами предприятия отчетах СМК.

Специалисты отдельных подразделений быстро оценили возможности системы DIRECTUM. Отдел кадров начал принимать заявки на оформление пропусков только в системе DIRECTUM. Помимо работы по основным процессам некоторые специалисты проявили инициативу и автоматизировали рассылку и согласование своих документов. Работники отдела охраны природы начали проводить согласование чертежей в системе DIRECTUM.

За все время внедрения было обучено около 600 человек. Специалистами компании DIRECTUM было обучено 60 работников организации, обучение остальных работников предприятия было проведено специалистами центра информационных технологий самого ОАО "Гипрогазцентр". Число работающих пользователей в системе DIRECTUM 500 человек.

На этом взаимодействие компании DIRECTUM и ОАО "Гипрогазцентр" не прекращается. Дальнейшая настройка системы на предприятии будет выполняться штатными программистами, при необходимости будут задействованы специалисты компании DIRECTUM.