Завершено внедрение DIRECTUM в Союзлифтмонтаж

Компания ST Урал – партнер компании DIRECTUM - объявила о переводе в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в ООО ЮУДО "Союзлифтмонтаж".

ООО ЮУДО "Союзлифтмонтаж" более 30 лет работает на рынке лифтов и эскалаторов. Предприятие поставляет и монтирует лифты (KONE, BLT, Thyssen), имеет право на монтаж и обслуживание лифтов OTIS и на сервисное гарантийное обслуживание лифтов ОАО "Щербинский лифтостроительный завод", а также занимается поставкой подъемников для инвалидов. Компания владеет мощной производственной базой, в состав которой входит цех по ремонту оборудования с современным станочным и автомобильным парком, сеть мастерских, электронная лаборатория и круглосуточная аварийная служба.

В ходе развития бизнеса на предприятии возникла необходимость комплексной модернизации взаимодействия и документооборота. Для решения этой задачи была выбрана система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Поставку и внедрение системы осуществлял партнер компании DIRECTUM – компания ST Урал.

Процесс внедрения представлял собой комплекс работ, поэтапно проводимых на предприятии. На первом этапе была изучена и описана модель бизнес-процессов предприятия, а также предложены варианты ее модернизации. В качестве базового инструмента оптимизации модели было использовано имитационное моделирование. Параллельно без отрыва от основной деятельности все ключевые сотрудники ООО ЮУДО "Союзлифтмонтаж" прошли обучение работе в системе DIRECTUM.

По завершению всех предпроектных работ в ООО ЮУДО "Союзлифтмонтаж" началось развертывание системы DIRECTUM на рабочих компьютерах. Для автоматизации делопроизводства и взаимодействия были выбраны Базовые модули системы, а также модули Канцелярия и Управление договорами.

В виде типовых маршрутов в систему перешли все стандартные процессы документооборота: регистрация корреспонденции, создание и согласование документов, согласование организационно-распорядительной документации, хранение документов. Также были автоматизированы уникальные процессы данного предприятия – специфический маршрут согласования договоров и механизм контроля актуальности специализированной технической документации.

Первый процесс представляет собой сложный маршрут движения договора, охватывающий все этапы от заявки до исполнения. Маршрут включает согласование всех сопутствующих документов (чертежи, коммерческие предложения, контракты с заводами-изготовителями лифтов, счеты, акты и т.д.). Сложность этого процесса в том, что заявка на монтаж лифта или эскалатора может быть оформлена задолго до сдачи объекта, и ее выполнение может занять долгое время. Теперь система DIRECTUM позволит легко управлять и осуществлять мониторинг работ по этому направлению.

Второй процесс - механизм контроля актуальности специализированной технической документации – представляет собой набор сценариев, позволяющий в автоматическом режиме отслеживать состояние технических средств. Теперь, опираясь на реквизиты специальных справочников, система автоматически уведомляет ответственных сотрудников о наступлении срока технической проверки объектов и обновлении соответствующих документов. Это особенно важно, поскольку некоторые виды технических документов всегда должны быть в актуальном состоянии, от чего зависит не только отчетность перед Ростехнадзором, но и качество работы и деловая репутация ООО ЮУДО "Союзлифтмонтаж".

Таким образом, средствами системы DIRECTUM решен целый ряд проблем контроля, учета и исполнения документов, организовано единое информационное пространство, сокращены сроки согласования документов. Появилась возможность полностью отказаться от некоторых бумажных документов (первоначально от служебных записок).

На сегодняшний день одновременно в системе работают 45 пользователей во всех подразделениях ООО ЮУДО "Союзлифтмонтаж". Результатом проведенных работ по внедрению системы DIRECTUM и ее опытной эксплуатации явился качественный переход документооборота и взаимодействия предприятия на новый уровень.