Удмуртский государственный университет работает в системе DIRECTUM

УдГУ – старейший ВУЗ Удмуртии, в 2001 г. отметил свой 70-и летний юбилей, входит в 100 лучших классических университетов России. Среди работников университета высокий процент сотрудников с ученой степенью. Образование дается как в гуманитарном, так и техническом направлении.

УдГУ располагается в 6-ти корпусах, поэтому электронный документооборот стал жизненно необходим для оперативного доступа к информации.

Сотрудники УдГУ активно используют электронную почту для пересылки документов. Система DIRECTUM позволяет расширить возможности работы с документами в электронном виде: кроме пересылки появляется общий архив электронных документов с гибким назначением прав доступа к каждому документу, с широкими возможностями поиска, а также с возможностью выдачи и контроля исполнения заданий.

Руководством УдГУ был выбран поэтапный метод внедрения системы документооборота. Для автоматизации на первом этапе решено было задействовать подразделения, наиболее активно участвующие в согласовании управленческих документов и наиболее готовые к автоматизации: отдел делопроизводства, юридический отдел, бухгалтерия, Планово-бюджетно-финансовое управление, Центр научных исследований, Мультимедиа-центр, Управление международных связей, проректор по научной работе, развитию интеграции науки, бизнеса и производства.

Отдел делопроизводства УдГУ за много лет работы выработал определенные правила. Система DIRECTUM в полной мере соответствует всем требованиям ГОСДОУ и имеет соответствующий сертификат, поэтому полностью подошла для автоматизации регистрации, контроля исполнения резолюций и систематизации бумажных документов по всем правилам, используемым в УдГУ. Потребовалась лишь небольшая доработка отчетов под форму утвержденных бланков.

На первом этапе также была автоматизирована работа секретаря проректора по научной работе, а именно: регистрация документов и контроль исполнения резолюций проректора с использование электронных регистрационных карточек в системе DIRECTUM. При этом регистрация документов, уже зарегистрированных в отделе делопроизводства для секретаря упростилась, т.к. в системе DIRECTUM существует возможность автоматического заполнения реквизитов регистрационной карточки данными, указанными в отделе делопроизводства.

Штат сотрудников в УдГУ с учетом всех преподавателей более 4000 человек. Для решения учетных задач, связанных с персоналом, студентами и аспирантами используется программа, разработанная программистами УдГУ. Для избегания двойного ввода в справочники работников и подразделений и соответствия штатному расписанию, была настроена синхронизация этих справочников с существующей программой посредством веб-сервисов. Сейчас все изменения в организационной структуре и в личном составе попадают в систему DIRECTUM автоматически.

Внедрение проходило в соответствии с технологией компании DIRECTUM: консультантами проведено исследование существующего документооборота, выявлены существующие проблемы, написан и согласован проект внедрения. В проект были включены инструкции по основным процессам при работе с документами в системе DIRECTUM. Это позволило пересмотреть существующую схему документооборота и оптимизировать её. А наличие шаблонов и типовых маршрутов упрощает введение общих правил и внесение в них изменений.

Теперь первоочередной задачей в УдГУ стоит пересмотр, оптимизация и формализация согласования для каждого вида документа.

Многие сотрудники УдГУ часто бывают в командировках и работают с документами в домашних условиях, поэтому для них особенно важно перейти на использование Веб-доступа, который планируется начать использовать осенью.

Веб-доступ также позволит подключить к работе в системе DIRECTUM пользователей с факультетов без дополнительных работ по настройке сети для компьютеров в разных корпусах, которые не входят в общую локальную сеть. Удаленные пользователи смогут не только обращаться к хранилищу электронных документов, но и в полной мере использовать функционал системы DIRECTUM: создавать новые и редактировать существующие документы, формировать задачи, получать задания и др.

Данный проект показывает возможности использования системы DIRECTUM в большой распределенной по нескольким корпусам организации, возможность синхронизации с другими программными продуктами и применимость для автоматизации документооборота в ВУЗах.