Завершился пилотный проект внедрения умного поиска DIRECTUM Smart Search в АО «ОДК-Авиадвигатель»

Сотрудники конструкторского бюро опробовали возможности умного поиска документов в системе DIRECTUM. Пользователи отметили, что Smart Search значительно облегчает поиск документов, в первую очередь, по нечетким или неточным запросам, когда известны лишь примерные данные.

АО «ОДК-Авиадвигатель» – российское конструкторское бюро по разработке газотурбинных двигателей авиационного и промышленного назначения.

С 2012 года конструкторское бюро работает с системой электронного документооборота DIRECTUM, поэтапно развивая ее функциональность. Современные подходы и предложения рынка, такие как искусственный интеллект для обработки документов, также находят свое отражение в ИТ-стратегии организации. Так, в начале 2019 года завершился проект внедрения интеллектуальных сервисов DIRECTUM Ario – программа автоматически заполняет карточку документа в системе при регистрации.

В системе DIRECTUM сосредоточена значительная база документов разного вида: договоры и переписка с организациями, внутренние организационно-распорядительные документы, служебные записки, протоколы совещаний и др. Необходимость поиска информации возникает регулярно у многих сотрудников.

Для пилотного запуска система электронного документооборота была обновлена до версии 5.7, а само решение Smart Searсh – адаптировано под сценарии работы сотрудников «ОДК-Авиадвигатель». Наиболее востребованными вариантами использования решения стали:

• поиск внутренних документов по содержанию: приказы о премировании, приказы по конкретному работнику, служебные записки по теме и т.п.;
• поиск по смыслу и атрибутам: спецификации, запущенные на согласование конкретным специалистом;
• внешняя переписка с контрагентом по определенной теме;
• поиск договоров по периоду, автору или содержанию, даже по частично воспроизведенному номеру;
• быстрая фильтрация результатов по нужному критерию: подразделение, автор, только утвержденные документы и т.п.

За 1,5 месяца пилотного использования умный поиск обработал 1800 запросов. Участники апробирования отметили значительное сокращение времени на сбор нужной информации. Пользователи оценили встроенные подсказки, точность – нужные документы всегда оказываются в первых строчках выдачи, автоматическое определение опечаток и неправильной раскладки клавиатуры.

 

«Мы положительно оцениваем итоги пилотного проекта внедрения DIRECTUM Smart Search. В отличие от стандартного варианта поставки с внешним сайтом поиска, мы реализовали поиск через десктоп-клиент: умный поиск выводит результаты со ссылками на документы, и при переходе документ открывается в окне системы.

Умный поиск объединяет преимущества атрибутивного и полнотекстового поиска, и большинство пользователей выразили готовность использовать решение в своей повседневной деятельности. В рамках пилотного проекта собраны пожелания для дальнейшего развития, и сейчас мы уже обсуждаем возможность реализации поиска по нескольким информационным системам с компанией DIRECTUM».

Дан Олейников начальник бригады поддержки информационных систем управления документооборотом АО «ОДК-Авиадвигатель»

В ходе проекта также была протестирована новая функциональность DIRECTUM Ario – «Автоматическое определение ответственного». При рассмотрении входящего документа система автоматически, на основе исторических данных, формирует проект резолюции и определяет исполнителя. В 66% случаев проект резолюции оказывался подходящим и сразу отправлялся в работу ответственным. Руководители, которые использовали решение, отметили значительную экономию времени и высокий потенциал этого направления развития.