Directum в АЛРОСА. Ювелирная огранка процессов ОЦО
31
структурное подразделение
24
дочерних общества
10
стран на трех континентах
>20
видов деятельности
АЛРОСА — российская горнорудная компания с государственным участием, мировой лидер алмазодобывающей отрасли. В 2020 году руководство АЛРОСА приняло решение создать единое электронное хранилище данных и инструмент повышения эффективности работы общего центра обслуживания (ОЦО).
Для достижения цели выбрали пилотные предприятия — 8 дочерних обществ Группы компаний АЛРОСА и 31 структурное подразделение.
ОЦО оказывает услуги по нескольким направлениям:
- учет и отчетность — ведение всех видов бухгалтерского и налогового учета, формирование регламентированной отчетности, выполнение контрольных функций;
- казначейство — проведение и контроль платежей, поддержание оперативной ликвидности и валютный контроль, выплата заработной платы;
- кадровое администрирование — расчет зарплаты, льгот и компенсаций, участие в подборе персонала.
От бумажного архива к цифровому за полгода
Задачи проекта были масштабными:
- организовать централизованный электронный архив для бумажных и электронных документов и цифровизировать работу ОЦО;
- оптимизировать учетные процессы и выстроить единую контрольную среду для Группы компаний АЛРОСА;
- исключить потери и порчу документов, обеспечить надежную защиту архива;
- автоматизировать подбор и отправку документов в контролирующие органы, а также процесс присвоения сроков хранения (номенклатуры дел) для дальнейшего автоматического уничтожения.
ОЦО без бумаги: как это работает
До внедрения Directum RX в АЛРОСА уже использовался электронный архив для бухгалтерского и налогового учета. Но в дочерних обществах, в том числе для ведения кадрового администрирования и казначейской функции, самой АЛРОСА он не применялся. При сканировании приходилось вносить часть атрибутов вручную, в процессе возникали ошибки, затягивалась обработка документов и отражение операций в учетной и кадровой системах.
С переводом дочерних обществ в ОЦО потребовалась новая платформа. Текущая не удовлетворяла требованиям и не могла решить поставленные задачи.
Проект стартовал в апреле 2020 года. Единый архив документов был выстроен в интеллектуальной системе Directum RX. Группа компаний АЛРОСА организовала единое хранилище данных и цифровизировала процессы ОЦО, несмотря на дистанционный формат проекта и работу в шести часовых поясах — от Мирного до Архангельска.
Учет и отчетность
В старом архиве бухгалтерского и налогового учета АЛРОСА использовала принцип объединения документов в пакет по признаку хозяйственной операции. В Directum RX документооборот организовали аналогичным образом.
В результате проекта обработка документов ведется по 50 видам пакетов. Разработан инструмент настройки состава, списков обязательных документов и необходимости получения оригиналов. Запущена система уведомления пользователей по разным событиям.
Дополнительные возможности:
- поступающие документы отправляются на обработку автоматически по маршруту, который зависит от вида операции;
- автоматизированы контрольные процедуры по перечню обязательных документов и наличию оригиналов;
- все атрибуты в карточках документов заполняются автоматически;
- исключена возможность удаления документов, по которым отражены операции в учетных системах;
- разработан инструмент гибкой настройки маршрутов движения пакетов документов;
- разработаны отчеты, позволяющие отслеживать время обработки документов, выявлять места сбоев и задержек, соблюдать SLA ОЦО.
Новый интерфейс электронного хранилища данных Группы компаний АЛРОСА включает стандартную функциональность и специальные разработки.
Все сотрудники могут использовать три варианта обработки документов: через списки, папки или задания. Контрольные процедуры и атрибуты для поиска выведены в удобный формат списков.
Казначейство
В рамках проекта в Directum RX был организован архив для документов Казначейства. Ранее использовалось папочное хранение на локальном ресурсе, что не позволяло оптимизировать процессы и повысить эффективность, а также делало поиск документов трудоемким.
На текущий момент в электронном архиве на базе Directum RX хранятся все документы Казначейства:
- банковские договоры и выписки;
- документы по аккредитивам;
- платежные поручения в разрезе строки выписки;
- договоры займа;
- зарплатные реестры;
- справки о валютных операциях и прочее.
Для удобной работы с документами по выплатам настроена интеграция Directum RX с учетными системами компании.
Дополнительно настроено автоматическое распознавание платежных поручений, пришедших из банка и их соединение со строкой выписки и проводкой в системе.
Кадровое администрирование
В АЛРОСА для кадрового учета ранее не использовался электронный архив. Операции по мероприятиям — вознаграждение и мотивация персонала, пенсионное обеспечение, организационный менеджмент, учет рабочего времени, кадровое администрирование, обучение и другие — были трудозатратами, не имели контрольной среды. В рамках проекта удалось оцифровать процессы и создать единое электронное хранилище данных кадрового учета.
Особенность работы в этом направлении — параллельная обработка пакета документов:
- руководитель может распределить задания на подчиненных;
- сотруднику разрешается взять задание в работу самостоятельно;
- документы могут поступить сразу в два подразделения.
Дополнительно была настроена SMS-рассылка по сотрудникам с приглашением на подписание кадровых документов или извещением о завершении расчета.
Интеграция Directum RX
Интеграция Directum RX с другими системами реализована на базе SAP PI:
В итоге единое электронное хранилище данных и инструмент работы ОЦО интегрированы с семью внутренними и двумя внешними системами.
Результаты проекта и перспективы развития
Результаты внедрения Directum RX в Группе компаний АЛРОСА:
- Документы хранятся в едином электронном хранилище данных в соответствии с номенклатурой дел и установленными сроками.
- Процессы подбора и обработки документов в ОЦО автоматизированы, создана контрольная среда.
- Разграничен доступ к документам и действиям с ними на основе разработанной ролевой модели.
- Скан-копии и электронные документы защищены от удаления третьими лицами, в системе сохраняется история изменений и версии.
- Отчеты для анализа формируются автоматически и имеют разнообразную аналитику.
- Все документы в электронном хранилище данных связаны через гиперссылки с объектами и проводками учетных и других систем.
Остались вопросы? Напишите нам
Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.
