Межкорпоративный документооборот для создателя «Соды пищевой»
Классический пример, как работает сквозной ЭДО в группе компаний «БАШХИМ»
Внедренные решения:
О компании
Торговый дом «Башхим» — крупнейший поставщик кальцинированной соды, бикарбоната натрия (соды пищевой) и другой химической продукции, производимой АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод». Вместе предприятия образуют группу «БАШХИМ». Торговый дом активно продвигает химическую продукцию на глобальные рынки — в страны Европы, Азии, Африки, Северной и Южной Америки. В России самый узнаваемый производимый продукт — «Сода пищевая» в жёлто-оранжевой упаковке.
Сотрудники группы «БАШХИМ» ежемесячно создают и обрабатывают тысячи документов. Весь процесс — от оформления и подписания до обмена с контрагентами — протекает в электронном виде.
О группе «БАШХИМ» в цифрах
75
лет
на российском рынке
73%
рынка
бикарбоната натрия в стране
62%
российского рынка
кальцинированной соды и 30% российского рынка ПВХ
более 50
стран
География поставок
11 000
сотрудников
трудятся на предприятиях группы
История развития
2009
2010
Сотрудники ОАО «Сода» автоматизировали работу с входящими и исходящими документами канцелярии и договорными документами в системе Directum
2010
К работе в системе присоединились сотрудники ОАО «Каустик»
2013
Сотрудники АО «Березниковский содовый завод» начали вести электронный документооборот в системе Directum
2013
2014
Объединение компаний ОАО «Каустик» и ОАО «Сода» в АО «Башкирская содовая компания» создание общей системы документооборота Directum новой компании
2017
Автоматизирован процесс обмена распоряжениями на отгрузку между ТД «Башхим» и производственными компаниями — АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод». Объединение систем электронного документооборота АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод»
2018
Тестовая эксплуатация решения по обмену универсальными передаточными документами (УПД) между юридическими лицами в рамках группы «БАШХИМ»
2019
Полноценный обмен РНО, УПД, накладными ТОРГ-12, актами выполненных работ и другими документами. Перевод всех предприятий группы «БАШХИМ» на ЭДО
2020
Массовый переход на ЭДО АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод» c контрагентами с использованием системы Directum
Переход на юридически
значимый ЭДО
Увеличение объемов производства и поставок привели к росту документооборота. Предприятия группы «БАШХИМ» столкнулись с традиционными издержками при работе с бумагой. Среди них — длительность согласования и рассылки уведомлений ответственным лицам, сложность в отслеживании статуса документооборота и организации архива, потеря документов. Чтобы исключить эти негативные факторы, было решено оптимизировать процесс работы с комплектом документов, в который входят:
- распоряжения на отгрузку,
- обменная доверенность права на отгрузку,
- копия доверенности покупателя (перевозчика),
- прочие сопроводительные документы.
Обмен распоряжениями
на отгрузку
В 2017 году проект получил развитие. Между ТД «Башхим» и АО «Башкирская содовая компания» автоматизировали процесс обмена распоряжениями на отгрузку (РНО) — особыми документами, которые являются основанием для конкретной поставки.
Ежедневно сотрудники ТД «Башхим» обрабатывали более 50 РНО (данные на 2017 г.). В бумажном виде процесс занимал много времени: документ нужно было получить у экспедитора, обработать, занести в учётную систему, проверить, а также уточнить, является ли он корректирующим. При этом оформление должно было протекать быстро, чтобы в указанные сроки доставить продукцию покупателю.
Для того чтобы ускорить подготовку документов и их последующее согласование, реализовали интеграцию между системами «Галактика ERP», Directum и сервисом ЭДО.
Как сейчас выглядит процесс работы с РНО:
- Сотрудник ТД «Башхим» формирует в «Галактике» распоряжение на отгрузку, выгружает его и сопроводительные документы в Directum.
- Далее по типовому маршруту запускается задача на согласование и подписание РНО.
- Подписанный документ с помощью коннектора отправляется через сервис обмена поставщикам — в «Башкирскую содовую компанию» и «Березниковский содовый завод». Файлы комплектуются в ZIP-архив.
- На стороне АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод» поступившие документы загружаются в систему Directum, запускается типовой маршрут по согласованию и подписанию РНО.
- Информация о подписании или отказе РНО поступает в ТД «Башхим» автоматически — из систем Directum поставщиков через сервис ЭДО.
В процесс согласования и обмена РНО была добавлена возможность корректировки и аннулирования. Если требуется скорректировать документ, то в системах Directum — на стороне ТД «Башхим» и производственной компании — автоматически создается новая версия РНО с пояснением «Замена», а предыдущая версия делается устаревшей. На стороне ТД «Башхим» информация о всех изменяемых статусах документов передается в «Галактику».
По состоянию на 2020 год, ежемесячный объём создаваемых и согласуемых распоряжений на отгрузку составил уже более 5 000. С учётом того, что работать с документами стало возможно в электронном виде, ресурсы всех сторон начали значительно экономиться.
Использование обмена РНО в электронном виде с использованием сервиса Synerdocs существенно сократило время на пересылку и обработку документов между компаниями.
Алексей Ревунов, директор по информационным технологиям АО «Башкирская содовая компания»
Обмен универсальными
передаточными документами
В 2018 году, вслед за автоматизацией работы с распоряжениями на отгрузку, в группе «БАШХИМ» задумались о переводе в электронный вид учетной документации. Так, проект по переходу на ЭДО получил новый виток развития.
Чтобы выстроить единый процесс создания, обработки, согласования, контроля, представления и хранения документов, использовали интеграционное решение на базе «Галактики ERP», Directum и сервиса обмена. Такая связка позволила профильным подразделениям компаний Группы «БАШХИМ» работать в привычных интерфейсах: чтобы отправить или получить первичную документацию или распоряжение, не нужно подключаться к веб-клиенту сервиса обмена. Для удобства пользователей были созданы разные режимы выгрузки документов. Доступ к ним для каждой организации настраивался отдельно.
Основная задача ТД «Башхим» — перейти на электронный документооборот с максимальным количеством клиентов. Сегодня объем трафика с контрагентами составляет более 800 УПД ежемесячно.
Почему выбрали Directum
Между предприятиями группы «БАШХИМ» используются защищённые каналы связи, а ERP-системы интегрированы между собой. Но для сквозного документооборота этого было недостаточно, поэтому решили использовать Directum в связке с сервисом обмена, что и обеспечило необходимую многофункциональность.
«Учитывая опыт эксплуатации системы Directum, её гибкость, удобство поддержки, а также наличие инструментов для согласования документов, рассылки уведомлений и отдельного решения для организации архива, было решено остановить выбор именно на ней. Благодаря интеграции Directum с сервисами обмена, гарантируется доставка документов, отображается статус их обработки, обеспечивается юридическая значимость. Процесс стал прозрачным и удобным».
Дмитрий Сидоров, директор департамента информационных технологий Торгового дома «Башхим»
Получилось универсальное решение, которое, с одной стороны, решает текущие задачи, с другой, открыто для дальнейшего масштабирования на остальные типы документов и задачи.
Основные сложности на проекте
Проработка интеграции между учётной системой «Галактика» и Directum
Сложности были с тем, что при реализации интеграции необходимо было учитывать все факторы, влияющие на алгоритмы обработки распоряжений: рынок сбыта, базис поставки, тип подвижного состава. Задача тем не менее была успешно решена. Помог накопленный опыт работы с Directum сотрудников АО «Башкирская содовая компания» — в части доработок учетной системы и разработки дополнительного функционала Directum.
Смена устоявшихся процессов бывает сопряжена с некоторым неодобрением сотрудников
Всегда сложно привыкать к новым правилам, поэтому в группе «БАШХИМ» изначально старались вовлекать исполнителей в сам процесс автоматизации, объяснять и рассказывать о преимуществах, которые они получат. На этом поприще удалось добиться определённых успехов — у сотрудников не сформировалось стойкого неприятия новых порядков работы.
Трудоёмкое исследование в части формализации логики процесса и ответственных
Так как основные функции в группе «БАШХИМ» распределены по нескольким компаниям, а внутри каждой из них — по разным отделам и специалистам, требовалось понимание, кто какую роль и задачи выполняет. Сам факт формализации этого процесса даёт возможность для дальнейшей оптимизации.
Дополнительные требования контрагентов
Процесс работы с УПД в группе «БАШХИМ» был стандартизован, однако у большинства крупных клиентов имелись особые требования по заполнению дополнительных полей в УПД, чтобы автоматизировать дальнейшую обработку и хранение документов в своих информационных системах. Для облегчения этой задачи требования успешно реализовали.
Результаты
Трудозатраты сотрудников при согласовании договоров и приказов свелись к минимуму. Руководство холдинга и персонал оценили удобство работы с документами в системе Directum.
Благодаря интеграции «Галактики ERP», Directum и сервиса ЭДО работа с распоряжениями на отгрузку стала отнимать у сотрудников гораздо меньше ресурсов. Теперь весь процесс протекает в электронном виде. Время прохождения каждого документа по цепочке согласования и подписания значительно сократилось.
до 9000
документов ежемесячно создаются и обрабатываются в цифровом виде
из них 5000
это распоряжения на отгрузку, которые обрабатывает ТД «Башхим»
в 120 раз
сократилось количество бумажных документов за три года
Запуск сквозного процесса обмена принёс еще один существенный плюс — минимизировал риск потери или порчи РНО, тогда как при работе с бумажными аналогами такие случаи были не редкостью. А за счёт использования сервиса ЭДО обмен распоряжениями на отгрузку между организациями группы «БАШХИМ» стал абсолютно легитимным. Сделан ещё один существенный шаг к межкорпоративному обмену с контрагентами — как с технической, так и с организационной точки зрения.
«Благодаря переходу на межкорпоративный электронный документооборот мы значительно сократили время на подготовку документов, ускорили их прохождение по цепочке согласования, подписания и т.д. Теперь этот процесс занимает считанные минуты. Мы исключили потери распоряжений на отгрузку продукции и избавились от рутинного бумажного обмена первичными документами».
Дмитрий Сидоров, директор департамента информационных технологий Торгового дома «Башхим»
Сегодня предприятия группы «БАШХИМ» перешли на межкорпоративное электронное взаимодействие — как между собой, так и с контрагентами. Автоматизирована работа с формализованными и неформализованными типами документов:
товарная накладная ТОРГ-12
акт выполненных работ
счёт-фактура
универсальный передаточный документ
распоряжение на отгрузку
договорные документы
Планы
Планируется дальнейшее усовершенствование процесса отгрузок и перевода в электронный вид документов по поставке, в частности — транспортной накладной.
«Автоматизация электронного документооборота внутри Группы компаний «БАШХИМ» значительно упрощает взаимодействие структурных подразделений, делает документооборот абсолютно прозрачным, надёжным и безопасным. Переход на обмен с внешними контрагентами расширяет границы межкорпоративного электронного документооборота. Подобные решения — это лучшие мировые практики, которые обеспечивают прозрачность бизнес-процессов и повышают эффективность взаимодействия как с клиентами, так и с фискальными органами власти».
Гузель Хафизова, исполнительный директор Торгового дома «Башхим»
Остались вопросы? Напишите нам
Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.
