Организация и проведение совещаний с помощью цифровых процессов в «Корпорации АФК»

Предпосылки проекта

20% деятельности сотрудников компании занимают процессы, связанные с подготовкой и проведением советов директоров и правления, а также контролем за своевременным и качественным исполнением принятых решений.

Корпоративная система внутреннего документооборота уже не соответствовала требованиям бизнеса и не развивалась. Поэтому руководство компании приняло решение перевести управление документами и бизнес-процессами в систему Directum.

В пользу выбора продукта сыграли:

• современная отказоустойчивая платформа;
• высокая производительность и масштабируемость системы;
• поддержка юридической значимости документооборота с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП);
• возможность выстроить процессы взаимодействия административного центра с удаленными предприятиями и организациями.

Подрядчиком на проекте выступила компания «Старков Групп».

Задачи и подходы

Перед командой проекта стояли задачи:

• организовать оперативное ознакомление участников с материалами к совещанию в электронном виде;
• сократить трудозатраты на подготовку и проведение заседаний;
• уменьшить время на создание и поиск документов;
• повысить исполнительскую дисциплину выполнения поручений по итогам совещания;
• организовать прозрачный документооборот и сократить количество операций с использованием бумаги.

АФК начали цифровизацию процессов с управления совещаниями, чтобы сделать работу максимально удобной и доступной всем участникам. Задачи проекта реализованы за 6 месяцев.

Организация совещания

До внедрения платформы Directum RX все этапы совещания секретарю приходилось формировать вручную. Теперь весь процесс подготовки и проведения заседания — это одна задача в системе. Сотрудники организации направляют свои пожелания к рассмотрению на заседании, на основе которых секретарь создает в системе карточку решения о проведении заседания совета директоров или формирует график заседаний правления. На основании этого все последующие этапы стартуют автоматически по заложенной логике, таймингу, маршрутам согласования. К карточке привязываются протокол, повестка и другие документы по совещанию.

В системе формируются, согласовываются и утверждаются:

• предложения к заседанию;
• график заседаний правления;
• решение о проведении совещания;
• материалы к заседанию;
• результаты голосования;
• протокол на основе результатов проведенного голосования;
• реестры предложений, решений, протоколов.

Голосование в электронном виде

Чтобы максимально удобно выстроить работу с территориально распределенными организациями, в системе дополнительно организовали электронное голосование. Для этого в карточку совещания добавили вкладки:

• «Повестка дня» заполняется вопросами, которые вынесены на рассмотрение;
• «Голосование» аккумулирует информацию о результатах голосования.

Новые вкладки в карточке «Совещание»

Задача на голосование формируется автоматически, либо её можно запустить вручную в один клик из карточки совещания. При старте задачи на голосование каждому участнику приходит задание по отдельному вопросу.

Пример задания на голосование

Результаты голосования можно посмотреть в карточке совещания на соответствующей вкладке либо сформировав отчет.

Вкладка «Голосование»

Контроль работ по совещанию

В Directum RX легко контролировать исполнение решений:

• благодаря ведению реестров предложений, решений, графиков и протоколов можно легко найти нужный документ по участникам, секретарю, председателю или исполнителю работ;
• с помощью отчета удобно контролировать сроки исполнения решений по совещаниям за выбранный период;
• состояние выданных работ можно отслеживать в карточке совещания на вкладке «Поручения».

Результаты

1. Сокращаются трудозатраты: секретарю при подготовке к заседанию достаточно запустить процесс, и далее система самостоятельно переходит от этапа к этапу.
2. Уменьшаются сроки согласования и исполнения поручений: все участники процесса охвачены системой, им не обязательно лично присутствовать на заседании. Применение УКЭП позволяет подписать и согласовать документы удаленно.
3. Участвуют в электронном документообороте сотрудники всех предприятий и организаций: гибкость системы помогает вносить изменения в состав участников процесса.
4. Увеличивается прозрачность результатов заседания: мнения участников совещания фиксируются в переписке.
5. Повышается исполнительская дисциплина: выстроена эффективная система постановки задач, поручений и контроля за исполнением с помощью средств визуализации — реестров, отчетов, виджетов.

Исполнитель

СТАРКОВ Групп — генеральный партнер Directum. Компания специализируется на внедрении и сопровождении ИТ-решений Directum в сегментах B2B и B2G, реализует полный цикл работ, включая поставку, адаптацию и модификацию программного обеспечения, обучение пользователей, методологическую, техническую и организационную поддержку.