Автоматизация учета рабочего времени в АО «ГЕДЕОН РИХТЕР — РУС»

Цели и задачи проекта

Цифровой документооборот в «ГЕДЕОН РИХТЕР — РУС» не в новинку: на протяжении нескольких лет сотрудники компании работали с системой PayDox. Однако со временем решение перестало обеспечивать нужный уровень масштабируемости и автоматизации, который хотелось бы видеть заказчику. В 2016 году было принято решение о внедрении новой системы. Среди нескольких вариантов руководство выбрало систему электронного документооборота Directum.

На первых этапах проекта в цифровой вид была переведена деятельность делопроизводителей. В 2018 году проект получил развитие — автоматизирован блок процессов по учету рабочего времени сотрудников.

На предприятии существует большое количество разнообразных графиков работы. Ежедневные рутинные операции по проверке соблюдения трудового распорядка и формирование отчетности требуют значительных трудозатрат сотрудников. Так, перед командой проекта было поставлено сразу несколько задач:

1. автоматизировать проверку данных из системы контроля и управления доступом (фактические периоды работы) и из 1С:ЗУП (графики работы);
2. разработать для руководителей систему уведомлений об отклонениях от рабочего плана;
3. ускорить формирование сведений по балансу отработанного времени сотрудниками с гибким графиком;
4. автоматизировать согласование отсутствия сотрудника на рабочем месте;
5. ввести табель учета по фактически отработанным часам.

Решение задач

Сегодня работу предприятия обеспечивают более 500 человек, введено 6 режимов рабочего времени. Решение на базе Directum рассчитано на каждую категорию пользователей:

• сотрудники — оперативно отслеживают рабочую загрузку в системе;
• руководители — контролируют трудозатраты подчиненных;
• табельщики — гарантированно информируются обо всех плановых и внеплановых отсутствиях работников.

Directum помогает сотрудникам предприятия эффективно взаимодействовать между собой. Плановые отсутствия — командировка, отпуск, больничный, дни отдыха — прилетают в систему автоматически из 1С:ЗУП. В обязательном порядке указывается причина отсутствия. Информацию может добавлять как сам сотрудник, так и руководители подразделений. Последним задание получает табельщик, который засчитывает или исключает период отсутствия из фактически отработанного времени.

В рамках проекта внедрения было также автоматизировано рабочее место охраны. Это помогает учитывать информацию по присутствию на рабочем месте сотрудников, которые забыли пропуск. Теперь вместо бумажного журнала учета представитель охраны вводит информацию в Directum напрямую. Если запись не была сделана, система обнаружит несоответствие и отправит запрос работнику для указания причины отсутствия. Подобный сценарий действует при обнаружении опозданий, ранних уходов с места работы, а также периодов отсутствия в рабочее время.

Карточка отсутствия

Обложка журнала учета отсутствия

Модуль табельщика с переходом ко всем настройкам и справочникам

Результаты проекта

Сейчас в Directum зарегистрировано порядка 330 пользователей, включая руководителей и топ-менеджмент. В системе организованы процессы делопроизводства и договорной деятельности. Автоматизированный учет рабочего времени позволил АО «ГЕДЕОН РИХТЕР — РУС» оптимизировать трудозатраты:

• время на обработку данных и формирование отчетности по загрузке специалистов сократилось с 7-8 дней до 1-2 дней;
• анализ загрузки специалистов, расчет рабочего времени и уведомления по отсутствию работников теперь формируются автоматически, а вся информация содержится в системе;
• ежемесячные и квартальные отчеты формируются автоматически и не требуют участия табельщиков. Они лишь проверяют правильность расчета рабочего времени и отправляют его на согласование руководителю.