Масштабная цифровизация в нефтегазовом холдинге АО «Национальная компания «КазМунайГаз»

О компании

АО «НК «КазМунайГаз» — управляет активами на протяжении всего производственного цикла: от разведки и добычи углеводородов до транспортировки, переработки и обслуживания. Компания создана в 2002 году и представляет интересы государства в нефтегазовой отрасли Республики Казахстан.

Предприятие с десятками дочерних и зависимых организаций. Ранее в них использовали различные системы документооборота, а в каких-то компаниях ЭДО отсутствовал. Взаимодействие между компаниями велось на бумаге, поэтому документы передавались на исполнение с опозданием. Кроме того, работу замедляли:

• трудоемкий контроль исполнения поручений в дочерних компаниях;
• ручная маршрутизация при согласовании документов;
• сложная подготовка отчетов.

Цели проекта

Холдингу требовалось выстроить единую систему для сквозной коммуникации между Корпоративным центром «КазМунайГаз», его дочерними и зависимыми организациями, а также для их взаимодействия с регулирующими организациями и государственными органами.

Система выбиралась на конкурсной основе, в результате чего самую высокую оценку экспертной комиссии получила система Directum. Проект охватил 51 предприятие, 8 процессов и 17 тысяч пользователей. Подрядчиком на проекте выступила компания «Инсар Консалтинг».

Переход в цифровой формат

Проект охватил все ключевые процессы компании:

1. управление внутренней, входящей и исходящей корреспонденцией;
2. отправка и обработка обращений;
3. выдача и контроль поручений;
4. управление приказами и распоряжениями;
5. контроль выполнения показателей структурных подразделений;
6. подготовка, согласование и контроль исполнения протоколов совещаний;
7. аудит интегрированной системы управления.

Для синхронизации организационной структуры и данных о пользователях команда внедрения настроила интеграцию системы с Active Directory.

Взаимодействие между дочерними и зависимыми организациями

Для безбумажного обмена документами между компаниями холдинга были разработаны сквозные бизнес-процессы:

• переписка между организациями;
• постановка поручений из вышестоящих организаций.

Теперь документы формируются на основе готовых шаблонов, а согласование проходит по заранее настроенным маршрутам в соответствии с регламентами компании. Все взаимодействие ведется в рамках единой системы, а возможности одновременного редактирования ускоряют работу над документами.

После регистрации поручений от головной компании в дочерних и зависимых организациях формируются задачи ответственным на исполнение поручений. Ход обработки документов могут отслеживать все участники процесса.

Благодаря мобильным приложениям Directum Solo и Directum Jazz корпоративная информация стала доступна сотрудникам холдинга из любой точки в отрыве от рабочего места в офисе.

Исполнители интегрировали модуль совещаний с системой управления коллегиальными органами Boardmaps, которую уже использовали в «КазМунайГаз». Также все интеграции растиражировали на дочерние и зависимые организации.

Подготовка и согласование нормативных документов

Теперь нормативные документы создаются на основе готовых шаблонов, регистрируются, согласуются и хранятся в едином реестре в системе. Общие папки автоматически формируются в соответствии с иерархией организационной структуры, а документы связываются по процессам, в рамках которых они создавались.

После согласования и подписания нормативного документа можно из того же окна системы создать приказ о вводе документа в действие, связать их между собой и отправить на ознакомление сотрудникам.

Интеллектуальная обработка входящих документов

Ежедневно в компанию поступает более 300 документов на трех языках. Чтобы сократить трудоемкость сотрудников на выполнение рутинных операций по занесению данных, в «КазМунайГаз» внедрили интеллектуальные сервисы Directum Ario. Они автоматически извлекают информацию из содержания и заполняют реквизиты документов в системе — специалистам остается только проверить и верифицировать уже заполненные реквизиты.

Ключевой особенностью обучения машинного интеллекта Direсtum Ario в «КазМунайГаз» стало распознавание писем на трех языках: казахском, русском, английском.

Юридическая значимость документа

В Республике Казахстан для обмена юридически значимыми документами можно использовать любой носитель, в том числе обычную электронную почту (при соблюдении соответствующих требований законодательства). В «КазМунайГаз» для выгрузки пакета документов в юридически значимом CMS-формате используется специальный инструмент.

С помощью технологий электронного подписания холдинг поддерживает юридическую значимость электронных документов на длительных сроках и может обмениваться ими с Фондом национального благосостояния Республики Казахстан «Самрук-Казына».

Интеграция с единой системой электронного документооборота

Ключевой инструмент электронного документооборота между компаниями с госучастием в Казахстане — единая система электронного документооборота государственных органов (ЕСЭДО). Это аналог российской единой межведомственной системы электронного документооборота (МЭДО).

Подключение компании к ЕСЭДО осуществляется через интеграционную шину на базе Directum RX, благодаря чему процесс для пользователей полностью прозрачен.

Аудит интегрированной системы управления

Для аудитов интегрированной системы управления (ИСУ) в «КазМунайГаз» разработан набор специальных справочников. С их помощью:

• планируются годовые и квартальные аудиты;
• проводятся проверки, фиксируются результаты и собирается обратная связь;
• формируется и согласуется отчетность по итогам проверок.

В результате все данные по аудитам централизованно хранятся в структурированном виде и всегда доступны для изучения.

Итоги проекта

Благодаря внедрению системы на базе Directum в холдинге «КазМунайГаз» создано единое информационное пространство:

• корпоративный центр, дочерние и зависимые организации взаимодействуют прозрачно в цифровом формате как между собой, так и с регулирующими организациями и государственными органами;
• за счет отказа от бумаги и перехода на цифровое взаимодействие в разы ускорились бизнес-процессы холдинга;
• благодаря мобильным приложениям увеличилась глубина вовлечения сотрудников в процесс, а у руководителей появилась возможность оперативно принимать решения в отрыве от рабочего места;
• за счет интеллектуального распознавания данных с помощью Directum Ario сократилось количество рутинных операций по обработке входящей документации.

На базе компании «КМГ-Кумколь» — общего центра обслуживания «КазМунайГаз» по ИТ-сервисам — сегодня сформирован центр компетенций по поддержке пользователей системы. Для легкой адаптации были разработаны видео-инструкции по работе в системе, вебинары по частым вопросам, рассылки с лучшими практиками и рекомендациями.

Чтобы гарантировать соблюдение единых технологий и унифицировать бизнес-процессы, для «КазМунайГаз» была разработана индивидуальная методика тиражирования системы. С её помощью новые дочерние организации могут в кратчайшие сроки подключиться и адаптировать систему под свои требования.

В компании продолжают повышать удобство работы в системе — выстраивают кросс-системные процессы и оптимизируют уже цифровизированные процедуры.

Исполнитель