Directum в КАО «Азот»: от базовых возможностей к интеллектуальным сервисам

Цифровизация с Directum. История проекта

КАО «Азот» одновременно сотрудничает с сотнями компаний в России и за рубежом. Работа с большим количеством контрагентов — это огромный поток входящих и исходящих документов. Задержки в доставке, обработке, подписании и их отправке приводят к финансовым рискам — от кассовых разрывов до задержек в поставках. Сложности документооборота сказываются на работе предприятия, его подразделений и всех сотрудников. Решение проблем нашлось в 2013 году, именно тогда в КАО «Азот» решили перейти на цифровые процессы.

Карта поставок КАО «Азот» — России и 40 других стран

2013. Договоры и делопроизводство

В 2013 году на предприятии внедрили систему Directum, благодаря которой перевели в электронный вид работу с корреспонденцией и согласование договорных документов.

Также в системе организовали работу с поручениями руководителей. Для контроля исполнения разработали специальный отчёт, который строится автоматически в самой системе. Работы выполнили специалисты ООО «Финансовые технологии» — партнёра компании Directum.

2015. Управление совещаниями и HR-процессами

Через два года на предприятии внедрили решение Directum «Управление совещаниями». С тех пор встречи и заседания организуют в системе, там же согласовывают протоколы совещаний. Все поручения сразу же отправляются в работу ответственным, а руководители легко контролируют их исполнение — вся информация есть в Directum.

В 2015 году систему стали использовать для HR-задач. Цифровизировали картотеку кандидатов, управление вакансиями и требованиями к ним. Когда на предприятии появляется свободная должность, Directum автоматически подбирает и предлагает претендентов из базы кандидатов. Руководители рассматривают их, назначают собеседования, согласовывают трудоустройство — все процессы проходят по маршрутам, заранее настроенным в системе.

2016. Рационализаторские предложения

Миллионы рублей ежегодно экономят в КАО «Азот» благодаря идеям сотрудников. В 2016 году в системе создана единая база рационализаторских предложений, настроены процессы их согласования и рассмотрения.

В электронном виде также утверждаются встречи технического совета, на которых руководители обсуждают идеи сотрудников. Статус каждого рационализаторского предложения можно проверить в пару кликов.

2017. Согласование финансовых обязательств перед поставщиками

Еженедельно в финансовый отдел поступают сотни заявок на оплату. К каждой заявке прикладываются сопроводительные документы — счета на оплату, накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, — а также служебные записки. Сотрудники могут расходовать до 20-50% рабочего времени на их обработку и занесение в учётную и другие системы.

Чтобы сократить трудозатраты, в КАО «Азот» цифровизировали процесс с помощью инструментов Directum — типовых маршрутов, благодаря которым согласования и подписания документов теперь проходят по регламенту. Также настроили интеграцию с «Галактикой ERP». Теперь все согласования платежей проходят быстро и без переключений между системами — в едином информационном пространстве. Процесс стал прозрачнее, отслеживать ситуацию по отправленной заявке на оплату можно на всех этапах — от её создания до перечисления средств контрагенту.

2018. Электронный архив документов по направлению «Сбыт»

Огромное количество документов по поставкам предполагает их продуманное хранение. Оригиналы могут быть как в электронном, так и в бумажном виде. В КАО «Азот» их количество примерно одинаково. Найти необходимый документ в такой ситуации бывает непросто. Особенно тяжело, когда это нужно сделать быстро — для составления срочного иска в суд или по требованию ФНС.

Избавить сотрудников от неудобного хранения и поиска документов — задача, которую решили специалисты компании «Тюмбит-АСУ», партнёра Directum. Они внедрили решение «Финансовый архив» и настроили интеграцию системы с тремя системами-источниками: «Галактика ERP» — по первичным документам и связям между ними, ВЭД «Декларант» — по декларациям на товары, ЭТРАН — по железнодорожным квитанциям.

Теперь все УПД, счета-фактуры, ж/д доверенности, М-15 и другие документы по поставкам можно найти в одном месте. У каждого бумажного оригинала в едином архиве появился скан-образ, к каждому организован быстрый доступ из учётной системы.

2019. Управление ремонтами

Техническое обслуживание оборудования и ремонтные работы проводятся на каждом крупном предприятии. Чем качественнее выстроены такие процессы, тем меньше задержек и финансовых потерь для предприятия. Особенно они важны для производств непрерывного цикла. В их числе КАО «Азот».

До апреля 2019 года все согласования по техобслуживанию и ремонтным работам проводились на бумаге. Документы перемещались между цехами, терялись в пути, а решения затягивались из-за сбора ручных подписей. Неудобно работать было и бухгалтерии — все акты выполненных работ поступали в один промежуток времени. Чтобы вовремя закрыть отчётный период, сотрудникам приходилось спешно обрабатывать закрывающие документы, подолгу вносить данные в систему.

Благодаря специализированному решению Directum в КАО «Азот»:

1. Ускорили согласование работ по ремонту и техобслуживанию — с 80 до 24-40 часов.
2. Сократили трудозатраты — экономия времени на операцию/процесс составила 40 час. в месяц.
3. Снизили канцелярские расходы — на 10-15 % в месяц.
4. Заложили основу для разработки KPI-показателей по ремонтам.

Новый этап: ИИ в цифровой бухгалтерии

Умные технологии в российских компаниях снижают расходы, выполняют скучные задачи за работников, избавляют от человеческих ошибок и помогают наращивать темпы производства. Без передовых решений бизнесу уже сложно конкурировать на рынке и «держать планку» перед партнёрами.

В начале 2019 года в КАО «Азот» решили опробовать Directum Ario — для обработки документов и иной информации. С представителями компании-разработчика и ООО «Тюбмит-АСУ» выделили ключевые задачи пилотного проекта:

Умная обработка первичных документов учета движения ТМЦ:

• автоматическое сопоставление номенклатуры;
• автопроверки реквизитов и корректности указанных сумм, определение типовых хозяйственных операций;
• передача данных в систему «Галактика ERP».

Перенос данных о входящих платежных поручениях из банковских выписок:

распределение входящих платежных поручений по заключенным договорам, счетам (ДО) в учетной системе.

К работам приступили в июне. Пилотный проект стартовали с умной обработки первичных документов, отвечающих за учёт движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Пилотный проект завершился через 5 месяцев. Умная обработка первички по учёту движения ТМЦ проходила в семь этапов:

Этап 1. Приём ТМЦ

Груз поступает на предприятие вместе с первичными документами. Кладовщик сверяет номенклатуру с реальным количеством ТМЦ. Если есть несоответствия, он составляет акт о расхождениях ТОРГ-2, сканирует весь комплект бумаг по поставке и отправляет специалисту, который связывается с контрагентом и просит скорректировать данные в документах.

Интеллектуальные сервисы ускорили этот процесс. Теперь они классифицируют документы сразу после сканирования, а также если их отправили по электронной почте. Без подсказок человека искусственный интеллект понимает, что именно пришло со склада — накладная ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД, транспортная или товарно-транспортная накладная, экспедиторская расписка или комплект документов.

Этап 2. Умная обработка

Если расхождений нет, то скан-копия документа отправляется в Directum Ario. Сервисы распознают данные из него, классифицируют, извлекают их, а затем проверяют и сопоставляют с информацией из источника. Например, сверяют товарные позиции из накладной с данными по поставкам из ERP-системы «Галактика». Система сама находит информацию об ожидаемой поставке, используя для этого возможности нечёткого поиска.

Все важные факты, которые сервисы смогли извлечь из документа, заносятся в его карточку. Поля заполняются в зависимости от вида первичного документа. Человеку остаётся лишь проверить правильность занесения данных. Причём делать это нужно только в первое время — пока сервисы обучаются на практике.

Этап 3. Автоматические проверки

После классификации документа и извлечения данных запускаются сразу несколько проверок. Автоматически оценивается соответствие фактов о контрагенте тем, что хранятся в ERP-системе (ИНН, адрес и т.д.). Сервисы проверяют, правильно ли заполнены даты, верно ли произведены расчёты сумм. Если представлен комплект документов, то сравниваются ключевые значения в них.

Так исключаются опечатки, ошибки и иные неприятности в бумагах. Найти их бывает непросто даже специалисту с большим опытом, особенно если документ содержит несколько десятков номенклатурных позиций. Зато Directum Ario всегда хорошо справляется с этой задачей.

Этап 4. Верификация данных

На этом этапе сотрудники КАО «Азот» проверяют, насколько корректно система распознала реквизиты документа, нашла данные о поставке в учётной системе — о её партии и назначении.

Если интеллектуальные сервисы выявили незначительные ошибки, то с контрагентом связываются и просят перевыставить документы. Если существенные — ТМЦ не оприходуют, ждут новые бумаги. И наконец, если при умной обработке выявлены расхождения в номенклатуре поставки и ожидаемых позициях из ERP-системы, задача на корректировку уходит ответственному сотруднику. Он вносит изменения в планы, размещаемые в учетной системе.

Этап 5. Оприходование

Кладовщик получает в системе Directum задание, в котором есть ссылка на накладную в ERP-системе. Он проверяет соответствие данных первичному документу, выбирает для позиций спецификации ресурс хранения, делает распределение по ячейкам хранения — производится оприходование.

Этап 6. Интеллектуальное определение типовой хозяйственной операции

Как только заканчивается оприходование груза, включаются умные технологии. Сначала сервис извлекает из накладной данные о назначении поставки, партии материальных ценностей, склада и наличия иных документов. Потом с помощью обученного на исторических данных классификатора происходит автоматическое определение типовой хозяйственной операции (ТХО), создаются документы-основания и счета-фактуры.

Этап 7. Верификация бухгалтером

Бухгалтер получает задание на проверку комплекта документов. В него вложены скан-образы первичных документов и ссылка на накладную в ERP-системе, а в тексте отображается информация об автоматически определенной ТХО и проверках, выполненных интеллектуальными сервисами. Сами документы хранятся в Directum, а в ERP-системе настроены удобные ссылки. Переходя по ним, можно напрямую открыть учётный документ либо весь комплект документов.

Далее бухгалтеру остаётся лишь проверить правильность данных и при необходимости скорректировать заполненные реквизиты. После этого в задаче появляется статус «Проверено бухгалтером».

Результаты проекта

Пилотный проект завершился в октябре 2019 года. Команда не только достигла планируемых показателей, но и превысила их. Корректность классификации входящих документов составила 95 % (на 5 % выше ожидаемого значения), а полнота заполнения реквизитов — 92 % (плюс 7 % к плану). Определение типовой хозяйственной операции прошло верно в 90 % при требуемых 80 %.