Цифровая трансформация документооборота в ПАО «Сургутнефтегаз»
Проекты ПАО «Сургутнефтегаз» наглядно показывают эффект от синергии бизнеса и ИТ-решений на базе системы Directum
В условиях развития основного производства, расширения географии подразделений ПАО «Сургутнефтегаз» важно сокращать издержки, оптимизировать производственные процессы, в том числе, в части управления документами.
О компании
ПАО «Сургутнефтегаз» — одна из крупнейших частных вертикально интегрированных нефтяных компаний России. Ключевыми направлениями деятельности являются: поиск, разведка и добыча углеводородного сырья, строительство объектов инфраструктуры, переработка и транспортировка нефти и газа, сбыт нефтепродуктов.
попутного нефтяного газа
бурения в России
бурения в России
в России
История развития проекта
Ключевые требования выбора системы
Для соблюдения принципов управления документами корпоративная система должна обеспечивать:
- интеграцию с единой информационной системой ПАО «Сургутнефтегаз»;
- автоматизацию полного цикла обработки любого вида документа — от создания до уничтожения;
- поддержку документооборота сквозных процессов компании, которые могут протекать в различных информационных системах;
- централизованное хранение документов, формирующихся в различных системах.
Условия успешного внедрения
Интеграция Directum в единую информационную систему
У любого крупного промышленного предприятия особое место в ИТ-инфраструктуре занимают системы класса ERP. Интеграция Directum с автоматизированными системами управления производственными, финансовыми, кадровыми процессами в рамках ЕИС ПАО «Сургутнефтегаз» обеспечила реальное снижение затрат и рисков расхождений при работе с документами.
Нам необходимо было построить управление документами через ЕСМ-систему таким образом, чтобы обеспечить единые принципы обработки документов по различным направлениям деятельности, создать единое информационное поле с другими крупными системами компании, централизованно управлять изменениями программного обеспечения, справочными данными, полномочиями пользователей.
Интеграция Directum с техническими системами мониторинга инфраструктуры и поддержки пользователей обеспечила бесперебойную работу большого числа единовременно работающих пользователей, а также гарантировала успешное исполнение автоматизированных бизнес-процессов. Количество реализованных интеграционных решений уникально для систем ECM-класса и ранее не имело аналогов.
Благодаря интеграции Directum в ЕИС компании решены важные задачи:
Система Directum обеспечивает работу 25 000 пользователей
На текущий момент Directum охватывает не только делопроизводство, но и процессы управления документами в различных направлениях основной деятельности компании, например, управление проектно-сметной документацией (ПСД). В ее согласовании участвуют как минимум три стороны: структурное подразделение «Сургутнефтегаза», проектный институт «СургутНИПИнефть» и аппарат управления. До автоматизации процесса готовый пакет ПСД распечатывался по меньшей мере в 3 экземплярах, и дальнейшее согласование происходило на бумаге. В силу территориальной распределенности участников все процессы затягивались. Directum сократил временные затраты на создание типовых документов и согласование. Сейчас организовано единое структурированное хранилище ПСД, пользователи могут за несколько секунд найти необходимые экземпляры по уникальным атрибутам.
Система Directum помогла выстроить эффективную работу с кадровыми документами: организована регистрация приказов по личному составу и предоставлению отпусков, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Кроме ускорения процессов, пользователи получили единую классификацию документов и удобный механизм работы с ними. Обеспечена безопасность данных за счет разграничения прав доступа и соблюдены все требования, предъявляемые к работе с конфиденциальной информацией.
По результатам проведенных работ создана уникальная система управления документами ПАО «Сургутнефтегаз», способная обеспечить совместную работу более 25 000 сотрудников компании. Масштаб проекта не только в достигнутых технических и технологических показателях, но и в затраченных ресурсах — над проектом работали порядка 60 специалистов ПАО «Сургутнефтегаз», более 100 сотрудников компании Directum и 10 партнеров вендора.
Высокий уровень внимания проекту уделен и со стороны всего руководящего состава и ведущих специалистов.
Сегодня ПАО «Сургутнефтегаз» имеет готовую инструмент-платформу плюс внутреннюю высококвалифицированную команду, которая готова собственными силами развивать технологии управления документами компании в целом.
ПАО «Сургутнефтегаз» по достоинству оценило совокупный эффект от внедрения Directum:
- время доставки документа на рассмотрение адресату сокращено, соответственно, сократилось время на рассмотрение документов и принятие решений;
- внедренный процесс контроля исполнения поручений позволил в разы уменьшить процент предоставляемых несвоевременно отчетов по поручениям; неисполненных (исполненных не в срок) поручений;
- в 8 раз сократился объем документов, направляемых в бумаге;
- риски, связанные с некорректным оформлением документа, сведены на нет благодаря использованию более 250 шаблонов документов.
Переход к долговременному хранению электронных документов
В процессе развития системы поступательно охватывались этапы жизненного цикла документов: создание, согласование, подписание электронной подписью, регистрация и доставка. В 2017 году началась проработка требований по архивному хранению и уничтожению электронных документов.
Внутренние процессы, работа с контрагентами и партнерами, трудовые взаимоотношения с работниками переходят в цифровую форму взаимодействия. Это обязывает любую компанию обеспечить надежное гарантированное хранение электронных документов в течение всего срока их жизни (от 5 до 75 лет).
Руководство ПАО «Сургутнефтегаз» приняло решение о создании в едином информационном пространстве хранилища электронных документов на базе платформы Directum. Проект завершился в 2019 году и стал одним из первых в России успешных запусков системы долгосрочного хранения, который опередил законодательство.
Для обеспечения юридической значимости на протяжении всего срока хранения используются штампы времени. Применение этой технологии закреплено в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который вступил в полную силу с июня 2019 года.
Направления развития единой системы управления контентом ПАО «Сургутнефтегаз»
Развитие цифровой экономики требует пересмотра подходов к процессам, перехода к новым бизнес-моделям работы с информацией — отказа в ряде случаев от документа как от класса.
- Использование искусственного интеллекта для выполнения отдельных операций в процессах
- Выявление лучших практик работы, интеллектуальный анализ «узких мест»
- Роботизированный анализ типовых замечаний к документам и формирование рекомендаций
- Отказ от бумажного документооборота в кадровых процессах
- Перевод производственных документов в электронный вид
- Голосовое управление системой
- Работа в мессенджерах для всех пользователей и интеграция с носимыми устройствами: умными часами, фитнес-трекерами
- Новое поколение платформы во всех процессах
- Ускорение охвата новых направлений цифровизации в соответствии с запросами бизнес-заказчиков
- Интеграция с системами предотвращения утечек информации и конфиденциальное делопроизводство
Ознакомьтесь с проектом за 2 минуты.
Узнайте, чего добилась компания за 5 лет благодаря единой системе управления контентом.
Остались вопросы? Напишите нам
Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.
