Что такое система электронного документооборота (СЭД)?

Главный источник информации в любой организации — это документы, которые создаются и существуют в рамках бизнес-процессов. Контент появляется на разных стадиях работы: в начале (согласование договора, заявления на отпуск) или в конце (выдача справки, подготовка маркетингового материала). Если рутинные операции отнимают много времени, а найти ответственного и определить, на каком этапе находится задача, — целый квест, то это верные сигналы к внедрению СЭД.

Требования к системе электронного документооборота

Переводом процессов и документов в цифру сегодня озадачены организации из разных отраслей — от сферы услуг до промышленности. Каждая компания определяет свои приоритетные направления автоматизации. Но независимо от размера бизнеса и сферы деятельности, к СЭД предъявляют несколько общих требований:

• возможность создания, редактирования и подписания документов непосредственно в системе;
• поддержка работы с электронными подписями (ЭП) для обеспечения юридической значимости документооборота;
• масштабирование системы и расширение перечня новых видов документов;
• понятность и простота администрирования и использования;
• возможность интеграции с уже существующими в компании системами и сервисами;
• защита информации.

Преимущества использования системы электронного документооборота в организации

Как понять, что процессы в компании неэффективны? Очевидные маркеры — большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:

1. Сокращаются трудозатраты. Работа с контентом оптимизируется, и это ускоряет все бизнес-процессы компании.
2. Повышается исполнительская дисциплина. Взаимодействие по задачам между сотрудниками становится прозрачным. Система электронного документооборота помогает руководителям контролировать всю последовательность работ и соблюдение сроков.
3. Гарантируется сохранность и конфиденциальность контента. Доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия с документами строго фиксируются. Это дает возможность предотвратить утечку информации.
4. Соблюдаются стандарты ISO 9000. Система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований. Одно из них — обеспечить эффективное взаимодействие и организовать прозрачный документооборот. Эту задачу помогает решить именно СЭД.
5. Развивается корпоративная культура, ускоряется процесс адаптации новых сотрудников. Благодаря системе оповещения, которая реализована в СЭД, работники своевременно получают новую информацию. Пользователи имеют оперативный доступ к нужному контенту, в результате взаимодействие упрощается, адаптация и обучение проходят значительно быстрее.
6. Повышается конкурентоспособность. Оптимизация документооборота и процессов улучшает качество услуг и ускоряет обслуживание клиентов, что ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.

Еще одно преимущество СЭД — электронный архив. Он помогает компаниям сократить расходы на содержание бумажного хранилища, а также экономит время сотрудников при поиске и предоставлении нужных документов.

Эволюция систем электронного документооборота

Спрос на цифровизацию среди компаний растет с каждым годом, а вместе с ним меняется и структура современных СЭД. Большинство предприятий уже прошли этап оптимизации делопроизводства и документооборота. Теперь перед ними стоят новые задачи: снизить трудоемкость рутинных операций и перевести в цифру другие важные направления, например, HR-процессы, проектную деятельность, работу с финансовыми документами и т.д.

СЭД, ECM, ВРМ — пересечение классов систем

Как и СЭД, ЕСМ-системы предназначены для работы с документами. Но их глобальная цель —сформировать единое информационное пространство компании.

Если СЭД изначально работали только со структурированными документами, то ECM — со всем корпоративным контентом (медиафайлы, записи справочников, письма и т.д.). Далее в них появились полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценный контроль доступа к данным. Сегодня под системами электронного документооборота бизнес фактически подразумевает возможности ЕСМ, тем самым постепенно выводя термин из употребления.

Активно интегрируются в СЭД и инструменты ВРМ-систем, которые помогают конструировать бизнес-процессы компании в электронном поле, отслеживать ход работ, сроки выполнения, анализировать и оптимизировать механизмы последовательных действий. Если сама по себе ВРМ ограничивается только работой с процессами, то в сочетании с системами управления электронным документооборотом создает эффективный инструмент цифровизации и процессов, и контента организации.

В сегодняшнем ИТ-пространстве трудно четко разделить функциональность программных продуктов. Зачастую бизнес интересует не столько класс системы, СЭД, ЕСМ или ВРМ, а ее возможности и решения, которые способны закрыть потребности компании.

Тенденции развития систем управления документооборотом организации

В структуру многих современных СЭД активно встраиваются интеллектуальные сервисы. Они помогают снизить расход времени сотрудников на регулярные простые операции:

• классификацию и регистрацию входящих документов и запросов с занесением информации в систему;
• сопоставление версий документа и отображение расхождений;
• формирование проекта поручения на основе протокола или приказа;
• подготовку ответа заявителю.

Еще одним трендом модернизации СЭД стал no/low-code-подход. С помощью no-code схемы бизнес-процессов «собирают» из готовых блоков в интуитивно понятном редакторе прямо в системе. Для реализации сложной логики используется low-code-среда разработки. Системы со встроенными инструментами no- и low-code помогают компаниям оперативно адаптировать бизнес-процессы с минимальными потерями ресурсов:

• снижаются затраты на доработку и настройку системы, так как корректировки можно реализовать собственными силами без привлечения разработчика;
• оптимизация схем процессов происходит «на лету» за счет добавления и перемещения визуальных блоков, назначения параметров и ролей;
• есть возможность сформировать и одновременно протестировать несколько вариантов одного процесса;
• сокращается время обучения и адаптации сотрудников к обновлениям.

Функциональность классических СЭД в совокупности с возможностями ECM и ВРМ, интеллектуальными сервисами и инструментами no/low-code формирует новый класс систем, отвечающий запросам компаний из разных отраслей.

Какую систему электронного документооборота выбрать в организации?

Компания Directum представляет интеллектуальную систему цифровизации процессов и документов Directum RX. Помимо функциональности СЭД Directum RX включает набор готовых решений для перевода в цифровое поле разных задач бизнеса.

Ежегодно интернет-портал и аналитическое агентство TAdviser готовит рейтинг самых популярных СЭД/ECM-систем в России. 7 лет подряд лидерство в нем занимала система Directum, существенно обгоняя других претендентов на победу по количеству реализованных проектов. Сейчас список возглавляет импортонезависимая Directum RX — новое поколение платформ