Российское подразделение Glenmark завершило внедрение системы Directum RX

Компания автоматизировала бизнес процесс, включающий комплекс кросс-функциональных процедур, в том числе оценку контрагентов, согласование закупочной документации, договорных документов и счетов на оплату.

ООО «Гленмарк Импэкс» – подразделение международной фармацевтической компании «Гленмарк Фармасьютикалз Лимитед» в России. Портфель лекарственных препаратов компании присутствует на российском рынке с середины 80-х годов и состоит из рецептурных и безрецептурных препаратов в основных терапевтических областях: дерматология, пульмонология, отоларингология, педиатрия и общая практика.

Деятельность компании связана с обработкой большого объема договорной документации, и с ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. Руководство «Гленмарк Импэкс» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу Directum RX — система быстро развертывается, легко масштабируется и имеет простой интерфейс.

При переходе на электронный документооборот были поставлены две основные задачи:

• сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации;
• повысить уровень контроля и прозрачности процессов согласования документов.

Специалисты Directum автоматизировали несколько процессов с учетом требований компании:

1. Согласование и оценка контрагентов

   Участники согласования вводят показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а DirectumRX по заданной формуле автоматически рассчитывает его итоговую оценку. Система отслеживает срок действия проверки одобренных контрагентов и заблаговременно напоминает о сроке проведения повторной оценки.

   Благодаря автоматизации процесса компания Гленмарк минимизировала налоговые и кредитно-финансовые риски.

2. Согласование закупочной документации и проведения тендера

   Система DirectumRX поддерживает два маршрута согласования закупочной документации — состав согласующих определяется в зависимости от того, будет проводиться тендер или нет.

   При проведении тендера тендерный комитет проводит анализ предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе.

   

   Пример результата голосования тендерного комитета

   За счет автоматизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, стал проще процесс подготовки конкурсной документации.

3. Согласование договоров и дополнительных соглашений

   При инициировании процесса согласования Directum RX автоматически проверяет комплектность пакета договорных документов. Любой документ можно выгрузить в формате PDF, а чтобы легко найти электронный документ по бумажному экземпляру, используется штрихкодирование. Сканер считывает штрихкод, и по идентифицированным данным система сама находит электронный документ.

4. Согласование счетов на оплату

   После того, как бухгалтер проверил правильность оформления, счет отправляется на согласование и подписание руководителю. При работе со входящими счетами заполняется плановая дата выполнения платежа, это помогает избежать задержек по оплате. Теперь процессы проверки и согласования счетов проводятся быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации.

   Для удобного поиска счетов и отчетов по счетам сформирован единый архив, что также экономит рабочее время сотрудников.