«Газпром комплектация» развивает управление совещаниями и взаимодействие между сотрудниками

Ежегодно в компании проводится более 800 совещаний, а по итогам выдается до 2500 поручений. Чтобы сократить затраты на подготовку к встречам и усилить контроль над исполнением поручений, специалисты «Газпром комплектация» разработали собственное решение. Теперь на единый управленческий портал выведена вся необходимая информация. В результате количество просроченных поручений сократилось на 30%, а невыполненных – на 60%.

ООО «Газпром комплектация» – централизованный поставщик материально-технических ресурсов (МТР) для дочерних обществ и подразделений ПАО «Газпром». Компания снабжает ключевые объекты общества: «Сила Сибири», «Северный поток-2», «Турецкий поток» и другие.

К необходимости автоматизации документооборота компания пришла в 2005 году. Объемы информации возросли, а ее обработка и хранение стали проблематичными. В автоматизации и унификации также нуждались логистические процессы. Тогда руководство компании приняло решение в пользу внедрения DIRECTUM, и сегодня система электронного документооборота стала незаменимым инструментом работы для многих сотрудников «Газпром комплектации». С развитием компании расширяется и спектр бизнес-процессов в системе. В 2016 году компания приступила к цифровизации очередной значимой области деятельности – управление совещаниями.

Особенности организации и проведения совещаний

ООО «Газпром комплектация» производит сбор заявок на МТР от дочерних обществ ПАО «Газпром», организует тендеры, контролирует изготовление, отгрузку и доставку заказанных МТР. Вся поступающая информация должна быть собрана и проанализирована. Для этого в ООО «Газпром комплектация» проводится более 800 совещаний в год. По их итогам выдается до 2500 поручений, которые затрагивают более 200 объектов капитального строительства.

Для еженедельных производственных совещаний сотрудники готовили 6 листов А3 и 15 листов А4 с полным отчетом о деятельности компании. Это требовало 2 часов работы команды из 5 человек. Встречи планировались в Outlook, а поручения фиксировались в одном Excel-файле.

Чтобы сократить затраты рабочего времени, требовалось новое решение, которое:

• предоставит руководству полную картину деятельности по всем этапам поставок МТР;
• оптимизирует работу с поручениями и совещаниями.

При этом было важно настроить связь с управленческим порталом – привычным источником информации для руководителей.

Новые возможности управленческого портала для руководителей

В первую очередь был разработан единый инфографический отчет для руководителей, который отражает производственную деятельность компании на портале. Все показатели в отчете кликабельны – при необходимости можно обратиться к исходным данным: от показателей выполнения плана до состояния МТР в разрезе направлений деятельности компании. Благодаря сводному представлению информации и наглядной инфографике руководитель может быстро оценить ситуацию и принять решение, основываясь на фактах.

Единый отчет для руководителей

Еще одно решение для портала – «Совещания». По каждой встрече в системе DIRECTUM создается карточка. В ее основе лежит информация об организаторах, участниках, о месте и форме проведения, а также о документах, на основании которых проводится совещание.

Отслеживать поручения из протоколов помогает решение «Поручения». Руководители могут контролировать работы по объектам строительства, по департаментам, контролирующим исполнение, или по фамилиям сотрудников. Карточка поручения на портале содержит информацию об исполнителях, сроках, контрольных мероприятиях. Аналогичная карточка создается в DIRECTUM и отправляется задачей. Ход исполнения отслеживается как в ECM-системе, так и на портале. В результате количество просроченных поручений сократилось на 30%, а число невыполненных – снизилось на 60%.

Отслеживание хода исполнения поручений на управленческом портале

Также на портале появился «Кабинет работника товарного управления», где представлена информация о стадиях работы с заявками на позиции МТР в различных разрезах: по закупочным процедурам, по договорам, по потребностям и их статусу. Данные по процессам поставок и финансово-хозяйственной деятельности берутся из системы учета МТР на основе SAP R3.

Настройка представления позволяет выбрать фильтр по управлению, объекту или этапу

Корпоративная социальная сеть

Чтобы усилить горизонтальное взаимодействие, в «Газпром комплектации» создана корпоративная социальная сеть. Сотрудники могут подписываться на записи конкретных пользователей, создавать сообщества с новостями отдела или группы.

Благодаря интеграции с «1С: Зарплата и управление персоналом» в социальной сети отображается информация о местонахождении сотрудников: на месте, в командировке или в отпуске. Информация о замещениях дублируется из справочника системы DIRECTUM: указывается срок отсутствия сотрудника, и кто исполняет его обязанности.

Новостная лента в корпоративной социальной сети

Также из 1С подхватываются данные о графике отпусков, командировок и т.д. Портал дает возможность быстро оформить заявление на отпуск и отправить его в DIRECTUM на согласование. Это позволило минимизировать количество обращений в отдел кадров.

С развитием корпоративной социальной сети стало проще вести групповую работу, повысилась вовлеченность сотрудников в обсуждение проектов и жизнь общества. Проект однозначно признан успешным и уже получил высокую оценку на конкурсе DIRECTUM Awards 2017.