Сотрудники ООО «Бионорика» работают с авансовыми отчетами в системе Directum RX

Ведущий мировой производитель лекарственных средств растительного происхождения переводит в цифровой вид создание и согласование авансовых отчетов. Даже удаленные сотрудники могут за несколько минут отчитаться за командировочные и хозяйственные расходы.

«Бионорика СЕ»— ведущий мировой производитель лекарственных средств растительного происхождения. Для производства доступных и качественных препаратов компания на протяжении 80 лет эффективно сочетает знания в области фитотерапии с современными фармацевтическими исследованиями. «Бионорика» в России сегодня — это более 300 сотрудников, в том числе медицинские представители, которые трудятся более чем в 60 городах страны.

Предпосылки проекта

Примерно раз в две недели большинство сотрудников ООО «Бионорика» оформляют авансовые отчеты с сопроводительными документами по одной из групп расходов — командировочные, хозяйственные, расходы на автомобиль и маркетинговые мероприятия. Многие работают удаленно, поэтому документы приходилось отправлять почтой, и каждая ошибка в оформлении становилась критичной, значительно затягивая процесс согласования отчетов. Помимо этого, возникали и другие проблемы:

• потеря документов в процессе перемещения между сотрудниками и бухгалтерией;
• непрозрачный процесс согласования;
• долгий возврат денег сотрудникам.

В год создавалось около 4500 отчетов, поэтому автоматизация процесса была стратегически важной. Перед командой проекта компании Акелон стояли задачи оптимизации процесса с помощью системы Directum RX:

• организация единого места хранения документов;
• снижение риска возникновения ошибок, обусловленных человеческим фактором при оформлении и проверке документов за счет использования шаблонов;
• ускорение процесса согласования, повышение его прозрачности и управляемости.

Как сотрудники работают с авансовым отчетом в системе

Для работы с авансовыми отчетами (АО) используется специальный модуль, где собраны все действия, необходимые для удобной работы. Документ создается прямо из заявки на командировку . Состав реквизитов зависит от группы расходов, например, АО на авто содержит сведения о коде автомобиля, а АО на представительские расходы — информацию о посещаемом сотрудником мероприятии.

Каждой группе расходов соответствует свой набор подтверждающих документов. Сотрудник легко может создать их прямо из регистрационной карточки АО.

Система сама проверяет, сходятся ли значения суммы в авансовом отчете с суммой расходов в оправдательных документах. Если суммы не совпадают, сотрудник не сможет сохранить отчет, и появится соответствующее уведомление.

При отправке на согласование система сама добавляет к АО оправдательные документы. Перечень согласующих их последовательность в настроенном маршруте подбираются автоматически в зависимости от вида документа, подразделения и должности инициатора, других критериев.

По завершении проверки бухгалтер в один клик создает печатные формы АО и всех сопроводительных документов. Подписант видит информацию о согласовании всех документов прямо в задаче.

Для удобства подписания разработан механизм массового подписания. Согласующий может выделить сразу несколько просмотренных документов и подписать их все сразу простой или усиленной ЭП.

Информация по утверждённым АО выгружается в учётную систему на базе SAP. Доступна массовая и точечная выгрузка в CSV-формат. Автоматически формируется лист согласования со штампами ЭП, который добавляется к печатным формам АО и сопроводительным документам.Информация по утверждённым АО выгружается в учётную систему на базе SAP. Доступна массовая и точечная выгрузка в CSV-формат. Автоматически формируется лист согласования со штампами ЭП, который добавляется к печатным формам АО и сопроводительным документам.

Результаты проекта

Теперь все авансовые отчеты сотрудников создаются, согласуются и хранятся полностью в электронном виде. Благодаря этому:

• проверка отчетов выполняется на 40% быстрее;
• время на согласование документов сократилось на 80%;
• ошибок при формировании АО совершается на 60% меньше.

Работа с авансовыми отчетами — лишь часть процессов в рамках управления командировками. Эта область задач переведена максимально в цифровой вид. Сотрудники компании «Бионорика» активно осваивают возможности решения, и отказ от бумаги по каждому направлению воспринимается как норма. В планах также — развитие интеграционных механизмов.