Электронный документооборот как подспорье в производстве титана

“КОРПОРАЦИЯ ВСМПО-АВИСМА” (г. Верхняя Салда) входит в число мировых лидеров по производству титана. Порядка 70% титановой продукции поставляется на экспорт. Партнерами корпорации являются лидеры мирового авиапрома, такие как Boeing, Airbus, SNECMA, General Electric, Rolls Royce, Pratt&Whitney и др.

Предприятие, которому в этом году исполняется 80 лет, прошло длинный путь развития — от подмосковного завода по производству алюминия для авиационной промышленности до крупного объединения, занятого серийным производством продукции из титановых и алюминиевых сплавов, стали и сплавов на никелевой основе. В настоящее время “КОРПОРАЦИЯ ВСМПО-АВИСМА” включает два предприятия — Верхнесалдинское металлургическое производственное объединение (ВСМПО) и Березниковский титано-магниевый комбинат (АВИСМА).

Следуя политике совершенствования научно-технической деятельности, повышения эффективности производства и оптимизации бизнес-процессов, “ВСМПО-АВИСМА” уделяет большое внимание использованию передовых информационных технологий.

Переход на электронные рельсы

Одним из примеров реализации этой стратегии является внедрение средств автоматизации документооборота. Предпосылкой для этого стали накопившиеся проблемы с организацией работы с документами. На АВИСМА такой проект был выполнен в 2007 г., а на ВСМПО — в 2010 г.

Первый проект был успешно выполнен на базе системы Directum, поэтому и на ВСМПО тоже было решено внедрять эту платформу. “К тому же в Directum имелся модуль “Канцелярия” с нужным для нас функционалом”, — пояснил Алексей Колесов, начальник бюро систем электронного документооборота “ВСМПО-АВИСМА”.

В первую очередь были внедрены базовые модули — “Канцелярия”, “Управление электронными документами” (УЭД) и “Управление деловыми процессами” (УПД).

“Модуль “Канцелярия” выполняет регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, согласование и рассылку распорядительных документов, контроль исполнения поручений и поиска документов”, — рассказала один из инициаторов построения СЭД, руководитель аппарата генерального директора Оксана Рыбакова. С помощью модуля УЭД сотрудники предприятия могут работать с документами в электронном виде. А благодаря модулю УПД решаются вопросы автоматизации процессов создания, обработки и движения документов, а также бизнес-процессов, не связанных с документами. В этом случае информация и задания передаются от одного участника процесса к другому в соответствии с заранее заданными правилами.

Как известно, система автоматизации документооборота — не коробочный продукт, который можно использовать сразу после установки. Ее нужно адаптировать к требованиям предприятия. При этом можно действовать двумя способами: вносить изменения в систему или менять бизнес-процессы заказчика. По словам Оксаны Рыбаковой, в ВСМПО использовали оба подхода: “Функционал модуля “Канцелярия” пришлось дорабатывать под процессы предприятия. Но также понадобилось пересматривать ряд корпоративных стандартов, связанных с этими процессами, проверять, насколько они эффективны и как их можно усовершенствовать с помощью системы”.

Реализовать проект помогали специалисты компании Directum. “Они выполняли необходимые для нас доработки, а с нашей стороны во внедрении участвовали специалисты бюро систем электронного документооборота , а также руководитель аппарата генерального директора и начальник канцелярии, которые хорошо знали, как организованы бизнес-процессы на предприятии”, — сказал Алексей Колесов. Например, для удобства работы делопроизводителей были разработаны сценарии, по которым система в автоматическом режиме формирует маршрут рассылки, распределяет права доступа и уведомляет ответственных лиц о ходе работы с документами. Благодаря слаженной работе всех участников проекта удалось уложиться в запланированные сроки.

Цели и их достижение

Внедрение любой ИТ-системы не является самоцелью. Перед каждым таким проектом ставится определенная задача. Так, на ВСМПО главная цель перехода на систему Directum заключалась в увеличении оперативности принятия управленческих решений. “Нужно было повысить исполнительскую дисциплину, усилить контроль за выполнением поручений, которые поступают от генерального директора и других руководителей, — объяснил Павел Ковальногов. — Например, система оповещает о приближении сроков исполнения поручения и сохраняет всю историю работы, поэтому всегда можно проследить за ходом рабочего процесса”.

В первое время систему использовали только работники службы документационного обеспечения и секретариата предприятия. Но система развивается. Уже автоматизированы многие другие процессы, причем и сопровождение этого решения, и расширение его функционала предприятие выполняет своими силами. “Сейчас в электронном виде проводится согласование договорных и распорядительных документов. Мы также доработали модуль “Канцелярия”, который был внедрен в начале: исправили ошибки, внесли необходимые изменения, — вспоминает Алексей Колесов. — При этом мы что-то написали самостоятельно, а кое-что взяли из системы нашего филиала АВИСМА, поскольку системы документооборота развиваются параллельно на обеих площадках, и мы делимся разработками”.

Одновременно с расширением функционала системы увеличивается и число сотрудников, которые в ней работают, потому что процесс электронного документооборота охватывает все больше и больше людей. “Вначале мы купили сто лицензий, так как в первое время систему использовали только работники службы документационного обеспечения и секретариата предприятия, — пояснил Павел Ковальногов, начальник управления информационными технологиями “ВСМПО-АВИСМА”. — А сейчас число лицензий достигло четырёхсот, систему же используют примерно полторы тысячи людей, потому что не всем нужно в ней работать одновременно”.

Проблемы и способы их решения

Обычно при внедрении корпоративной системы возникают проблемы трех типов: технологические, организационные и связанные с человеческим фактором. От того, удастся ли их решить, зависит успех всего начинания. Не стал исключением и проект в ВСМПО. “Хотя нам удалось добиться поставленных целей, это получилось не без труда, — вспоминает Алексей Колесов. — Было всё: и сопротивление сотрудников, и организационные проблемы”.

Меньше всего проблем оказалось с технологиями. Поскольку система развивается, а число пользователей растет, приходится докупать оборудование, повышать мощность системы, совершенствовать внутреннюю сеть для повышения быстродействия. “Но сама система хорошо масштабируется, и особых трудностей не возникает”, — сказал Алексей Колесов.

Решить организационные вопросы помогла поддержка руководства. “Важную роль сыграла заинтересованность тех руководителей, которые отвечают за процессы ,автоматизированные с помощью Directum . Мы проводили совещания, обсуждали текущие вопросы, вместе решали, куда будем двигаться дальше, какие изменения требуется внести в наши нормативные документы. Если процесс был связан с канцелярией, то участвовал начальник канцелярии и руководитель аппарата генерального директора, а если процесс касался согласования договорных документов, то вопросы по его оптимизации решали юристы”, — объяснил Павел Ковальногов.

Что касается сотрудников, которые обычно неохотно меняют привычные приемы работы, то использовались разные методы для их привлечения к проекту. Так, по словам Павла Ковальногова, проводился опрос пользователей: “Мы собирали информацию о том, что люди хотели бы от системы, чего им не хватает, как можно усовершенствовать те процессы, которые уже были автоматизированы, выбирали наиболее эффективные предложения и вносили изменения, тем самым совершенствуя решение. А когда люди вовлечены в проект автоматизации, они больше ценят результаты, так как сами ощущают от этого пользу”.

Кроме того, проводится обучение сотрудников. В самом начале этим занимались специалисты компании Directum, а потом сотрудники предприятия продолжали делать это своими силами. “Когда на работу приходит новый человек, мы сами проводим его первичное обучение, а когда внедряется новый процесс, пишем инструкции и проводим презентации”, — рассказал Алексей Колесов.

Делясь опытом внедрения корпоративной системы, он отметил, что в первую очередь большую роль играет заинтересованность руководителей, ответственных за процессы, которые требуется автоматизировать: “Мы ведь не сами придумываем, что нужно автоматизировать. Задача ставится сверху, а со стороны нашего бюро систем электронного документооборота поступают предложения, которые и дают толчок для дальнейшей автоматизации тех или иных процессов”.

Теперь “ВСМПО-АВИСМА” планирует интегрировать системы документооборота, внедренные на обеих площадках, чтобы они работали как единое целое.

Источник: PC Week