Руководители управляют, а СЭД DIRECTUM для них — хороший помощник

Для сокращения потерь, связанных с огромным количеством бумажных документов, компании «Аскона» потребовалось внедрять инновационные технологии — систему электронного документооборота и взаимодействия DIRECTUM.

«Аскона» — лидер индустрии товаров для сна в России, крупнейшая фабрика по производству ортопедических матрасов в Восточной Европе. Главная цель компании — сделать все возможное, чтобы удовлетворить потребность каждого человека в здоровом и комфортном сне. Сегодня розничная сеть компании включает в себя более 300 фирменных магазинов «Аскона» по всей России и в странах СНГ.

Задача оптимизации и автоматизации документооборота

«Аскона» — это быстрорастущая, вертикально интегрированная, территориально распределенная компания, в которой работает более трёх тысяч сотрудников. По мере роста её бизнеса значительно увеличивалось количество бумажных документов и усложнялись маршруты их движения. Согласование и обработка документов выполнялись на бумаге, так как этот процесс стал сложным, длительным и плохо управляемым: много времени тратилось на поиск и передачу документов между сотрудниками, наблюдались их потери. Такая ситуация в конечном итоге негативно влияла на производительность труда сотрудников и эффективность работы компании в целом. Неизбежно наступил момент, когда перед руководством встала задача оптимизации и автоматизации документооборота. Особо остро эта проблема проявлялась в процессе продаж и маркетинговой деятельности. Возникла объективная необходимость в решении следующих задач:

• повышение эффективности работы разветвленной структуры компании;
• создание единого электронного архива документов с удобным поиском;
• соблюдение сроков согласования документов;
• контроль местонахождения документа на всех стадиях его жизненного цикла;
• оперативная отчетность о соблюдении регламента документооборота.

Выбор решения был основан на следующих требованиях к системе:

• удобное хранение и легкий поиск документов по любым параметрам;
• гибкая маршрутизация и оперативный контроль исполнения документов;
• возможность гибкого построения аналитических отчетов;
• высокий уровень информационной безопасности;
• интеграция с системой для моделирования бизнес-процессов «Business Studio»;
• интеграция с системой «Галактика-ERP».

Основываясь на этих требованиях, компания внимательно изучила разные варианты, предлагаемые сегодня на рынке информационных технологий, стремясь найти высококачественный продукт, требующий минимальных затрат на доработку и максимально удовлетворяющий нуждам компании.

В качестве партнеров по внедрению в первую очередь рассматривались компании с большим опытом внедрения систем электронного документооборота, а также имеющие опыт работы с системой «Галактика ERP» и интеграции этих систем.

После экспертного анализа рынка программных продуктов выбор был сделан в пользу системы электронного документооборота и взаимодействия DIRECTUM. Оказание услуг по внедрению системы было доверено официальному партнеру компании DIRECTUM и корпорации «Галактика» — ЗАО «Тюмбит-АСУ».

«Подсели» на DIRECTUM

Благодаря возможностям современных коммуникационных технологий c целью экономии времени, командировочных и транспортных расходов основные работы по реализации проекта было решено вести удаленно. Обследование и детализация потребностей компании были выполнены непосредственно на объекте заказчика. Возникали опасения и страхи по поводу такого подхода: сложатся ли продуктивные доверительные отношения в команде проекта на расстоянии двух тысяч километров, как пройдет обучение, когда преподавателя нет рядом, сможет ли партнер оперативно реагировать на запросы в период опытной эксплуатации? Эти вопросы волновали руководство проекта. Но благодаря слаженной работе команды удалось преодолеть все сложности и достигнуть запланированных целей.

В ходе внедрения мы выполнили следующие задачи:

• Запустили работу с организационно-распорядительной документацией, используя модули системы «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Канцелярия».
• Запустили в СЭД процессы подготовки и согласования договоров на базе бизнес-решения «Управление договорами».
• Настроили процесс согласования заявок на оплату.
• Перевели в электронный вид архив финансовых документов.

Один из первых вопросов, который должна была решить проектная команда, — доставка образов документов от пользователя до системы. Компания территориально распределена по всей территории России. Доступ пользователей к её ресурсам осуществляется через терминал, поэтому для доставки документов решено было использовать службу ввода из электронной почты. Пользователи по электронной почте отправляют документы на определенный служебный адрес, а система DIRECTUM загружает их из почты по указанным типам и номерам и привязывает к карточкам. Если загрузка не прошла, система автоматически рассылает пользователям уведомления для исправления ошибок.

Дальше было необходимо решить вопрос оптимальной работы со справочниками. В развернутой СЭД нет, наверное, справочника, где было бы меньше сотни записей. А самый большой справочник — по клиентам — включает в себя более 200 тысяч записей. Поэтому была реализована синхронизация основных справочников СЭД DIRECTUM с системой «Галактика ERP», а именно: контрагенты, договоры, статьи расходов, сотрудники, центры ответственности, подразделения. Для интеграции использовали механизм вызова интерфейсов системы «Галактика ERP» через COM-объекты.

Для удобного и оперативного управления процессом мы добавили оповещения, подправили существующие и сделали новые специфические отчеты.

Денис Владимирович Наумов, руководитель проекта от компании «Аскона», так сказал о проекте: «Со стороны сотрудников мы испытывали огромнейшее сопротивление в ходе проекта, но совместно с партнером сделали систему настолько удобной и полезной для пользователей, что сотрудники буквально «подсели» на DIRECTUM».

Интересная статистика

Объемы работ действительно были нешуточными. Вот некоторые цифры проекта:

• более 3000 сотрудников;
• более 200 000 клиентов (их загрузка в систему продолжалась более суток);
• более 300 удаленных подразделений;
• удаленность клиента (г. Ковров) и партнера (г. Тюмень) — свыше 2000 км;
• более 1500 первичных документов в сутки.

Какие технологии мы использовали при внедрении СЭД?

Перечислю основные технологии и методы, которые были использованы в ходе проекта по внедрению системы электронного документооборота:

• служба ввода документов DIRECTUM;
• служба файловых хранилищ DIRECTUM;
• решение компании DIRECTUM «Электронный архив финансовых документов»;
• «Галактика ERP» — интегрированная система управления предприятием;
• вызов интерфейсов системы «Галактика ERP» через COM-объекты;
• прямые запросы к базе данных;
• система для корпоративных коммуникаций Microsoft Lync Server (до интеграции с ним мы пока не дошли, но в обучении уже использовали);
• C#.

Помощник в управлении

Разработанное на базе системы DIRECTUM решение позволило достичь следующих показателей:

• скорость согласования документов увеличилась на 50%;
• скорость доставки заданий также выросла на 50%;
• скорость поиска документов — не более одной минуты. Например, введение архива финансовых документов привело к экономии времени бухгалтера на поиск нужных документов в среднем на один час в месяц;
• риск потери информации сокращен на 99%;
• производительность администратора увеличилась до 1000 документов в месяц. Время хождения администраторов между офисами для согласования документов сократилось в среднем на два часа в день. Сейчас это время тратится на выполнение других более важных функций. Таким образом производительность труда возросла на 25%.

Не проходит и дня, чтобы мы не похвалили систему, ведь она взяла на себя бремя контроля сотен наших задач: документы и задания не теряются, соблюдаются сроки. Руководители занимаются контролем и управлением, а система для них — хороший помощник.

А дальше…

Мы не будем останавливаться на достигнутых результатах. С помощью системы DIRECTUM мы собираемся решить большое количество управленческих задач. В ближайшей перспективе планируем решить задачу автоматизации работы с претензиями: настроить типовой маршрут для обработки всех обращений клиентов, организовать рассылку уведомлений о статусе претензии, сделать интеграцию с системой «Галактика ERP» для контроля разрешения претензий.

Высококачественный анализ претензий по видам и причинам возникновения дефектов, своевременное их рассмотрение и принятие управленческих решений с помощью DIRECTUM поможет нам в будущем сократить затраты компании, обусловленные претензиями внутренних и внешних клиентов.

Читайте также интервью.

Источник: PC Week