Дан Олейников, «Авиадвигатель»: С внедрением DIRECTUM мы получили высокоэффективный инструмент взаимодействия между сотрудниками

Руководитель группы поддержки информационных систем управления документооборотом компании «Авиадвигатель» Дан Олейников в интервью TAdviser рассказал об особенностях проекта внедрения системы DIRECTUM.

Расскажите о предыстории проекта внедрения системы DIRECTUM. Как был организован документооборот ранее, какие недостатки требовалось устранить?

Подразделения нашей компании расположены на территории пермского моторостроительного комплекса, его корпуса находятся на значительном расстоянии друг от друга. До внедрения электронного документооборота ответственные сотрудники самостоятельно относили документы всем согласующим. А в результате — процесс согласования затягивался, официальные документы могли теряться, обработка корреспонденции требовала больших временных затрат. Поэтому в 2011 году руководство предприятия поручило отделению информационных технологий внедрить систему электронного документооборота.

Как проходил процесс выбора новой ECM-системы? Почему выбор пал на DIRECTUM? К каким еще продуктам присматривались?

Среди всего многообразия систем мы решили обратиться к наиболее известным и массовым, фактически это был топ-10 систем на тот момент. Требовалось, чтобы система не только покрывала необходимую нам функциональность, но и позволяла в дальнейшем самостоятельно её развивать и совершенствовать. Естественно, вопрос цены лицензий, оборудования и услуг по внедрению тоже был не последним.

Особое внимание при выборе мы уделяли возможностям массового ввода и автоматического занесения документов с официальных почтовых ящиков, сканеров и факсов, удобству использования электронной подписи при визировании документов, средствам интеграции с существующими в компании информационными системами.

Помимо этого мы изучали опыт внедрения аналогичных систем на других предприятиях, отзывы о работе компаний, занимающихся внедрением. Система DIRECTUM подошла по всем этим критериям.

Какие основные задачи были поставлены перед системой DIRECTUM?

Внедрение DIRECTUM происходило поэтапно, и на каждой итерации мы ставили конкретные задачи с определенным эффектом.

На первом этапе внедрения системы, который начался в 2011 году, мы определили следующие задачи:

• создание единого электронного архива несекретных документов;
• сокращение времени на обработку и поиск документов, в том числе архивных;
• получение своевременной, актуальной информации о ходе согласования документов;
• исключение случаев утери документов;
• обеспечение контроля исполнения поручений.

На подготовительной стадии проекта был составлен план перевода бизнес-процессов в систему. В первую очередь была внедрена работа с входящей и исходящей корреспонденцией, затем в DIRECTUM перешло согласование договоров, а управление организационно-распорядительной документацией было разбито на подпроцессы: «Планы/протоколы/решения» и «Согласование приказов и распоряжений», — каждый бизнес-процесс учитывал особенности компании.

С 2013 года мы приступили к дальнейшему развитию системы. Был внедрен процесс по работе с иностранной корреспонденцией, функционал контроля исполнения поручений по документам, поставленным на контроль, согласование и утверждение служебных записок, модули «Управление совещаниями» и «Управление показателями эффективности», а также интеграция с Microsoft Lync 2013.

В апреле 2014 года мы поставили цель перевести в электронный вид согласование закупочной документации и протоколов закупки. В числе задач этого этапа: создание единого электронного архива закупочных документов, сокращение трудоемкости процесса согласования, снижение времени поиска электронных копий.

В 2015 году, опираясь на полученный опыт эксплуатации системы, а также на замечания и предложения пользователей, мы определили основные принципы реализации и требования, которые заложили во все обновляемые и разрабатываемые бизнес-процессы:

• запуск процессов согласования с использованием мастера;
• максимальная унификация процессов в части подготовки и создания документов;
• максимальное упрощение интерфейса для согласующих.

На основе процесса по согласованию служебных записок разработан унифицированный маршрут согласования для различных документов, на базе которого реализовано согласование технических заданий, технических требований и программ. В 2016 году по такому же принципу был обновлен процесс «Протоколы, планы, решения».

Какое количество сотрудников планировалось охватить?

К моменту завершения проекта внедрения в 2013 году с DIRECTUM работало более 800 сотрудников. На данный момент число пользователей, работающих в системе, превысило 1500.

Какие трудности возникали в ходе внедрения?

В начале внедрения команде проекта потребовалась определенная «притирка» друг к другу, что повлияло на скорость согласования решений по проекту. Понадобился длительный подготовительный этап, необходимый для учета пожеланий всех ключевых пользователей и высшего руководства, так как автоматизация затрагивала все подразделения компании.

Для ускорения процесса был создан методический совет по внедрению системы, состоящий из руководителей различного уровня и специалистов по тематическим направлениям. Для каждого процесса был назначен ответственный сотрудник, который осуществлял координацию работ по созданию проектных решений. Так, например, ответственным по приказам и распоряжениям был назначен директор по персоналу, согласование проектных работ по входящим и исходящим письмам осуществлял помощник генерального директора, по договорным процессам – начальник договорного отдела. Возглавлял совет первый заместитель генерального директора. Инициатива и активное участие руководства позволили реализовать проект своевременно, а сами процессы настроить наиболее оптимально.

Какие особенности проекта вам запомнились больше всего?

После завершения первого проекта внедрения мы не раз отмечали, что письма, поступающие от российских организаций стали обрабатываться, рассматриваться и исполняться гораздо быстрее. А вот письма, поступающие от иностранных контрагентов, первое время обрабатывались «по старинке». В связи с этим был разработан и внедрен дополнительный бизнес-процесс «Переписка с иностранными контрагентами». Его отличительными особенностями стали:

• отдельные место и журнал регистрации, другой делопроизводитель;
• возможность отправить документ на перевод для входящих и исходящих писем;
• возможность создания экспертного заключения к письму.

В результате к работе в системе также подключились сотрудники отделов внешнеэкономических связей и защиты интеллектуальной собственности.

Возникали ли сложности у сотрудников компании с адаптацией к новой системе?

Безусловно, проблемы были, особенно у сотрудников старшего поколения. В первую очередь, это было связано с разнообразием используемых на предприятии систем, в каждой из которых был свой интерфейс, особые принципы, множество своих нюансов и т.п. Вполне естественно, что появление еще одной системы, которую пришлось изучать и осваивать, доставило неудобства и сложности.

Сразу стоит отметить, что в первое время после запуска системы большинство пользователей предпочитало звонить консультантам, а не читать инструкции. Первые несколько месяцев количество обращений в день исчислялось несколькими сотнями звонков, сообщений, заявок в службу поддержки и личными обращениями. Тем не менее, полученный эффект от внедрения системы перекрыл перечисленные недостатки.

В начале 2015 года мы приняли решение о переходе на новую версию системы DIRECTUM 5.1.1, особенностью которой был новый интерфейс. Пользователей заранее готовили к переходу на новую версию, рассылали видеоматериалы по новому интерфейсу, проводили ознакомительные семинары. Тем не менее, первый день оказался очень насыщенным на обращения и вопросы.

За неделю опытной эксплуатации новой версии мы провели ознакомительные семинары по практическим вопросам работы для большинства подразделений, что позволило сотрудникам лучше адаптироваться к особенностям DIRECTUM 5.1.1.

Каких результатов удалось добиться с помощью новой ECM-системы?

Внедрение системы DIRECTUM позволило нам не только оптимизировать работу с документами, но и получить высокоэффективный инструмент взаимодействия между сотрудниками. Сократилось среднее время рассмотрения и согласования документов. По нашей статистике, сейчас этот показатель составляет:

• для входящего/исходящего письма — 1 день (2-3 дня до внедрения);
• для приказа, распоряжение, протокола, плана, решения — 2 дня (5-7 дней до внедрения);
• для договорного документа — 5 дней (14-21 день до внедрения).

Аналогичные показатели мы наблюдаем и далее при переводе процессов согласования отдельных видов документов из бумажного формата в электронный.

С какими решениями интегрирована ECM DIRECTUM?

Реализовано несколько интеграционных решений:

• интеграция учетных данных пользователей с Active Directory;
• ABBYY Recognition Server — настроен автоматический захват документов с официальных факсов предприятия и перевод их в формат PDF. С его помощью запущен сценарий автоматического распознавания PDF-файлов, созданных за день, и полнотекстовый поиск по документам;
• Microsoft Lync Server 2013 — реализована возможность быстро связаться с другим участником бизнес-процесса без дополнительных окон и какого-либо поиска;
• корпоративный портал предприятия на платформе SharePoint 2010 — реализована автоматическая публикация организационно-распорядительных документов на портале после их согласования или регистрации;
• учетная система предприятия «Навигатор» — настроена синхронизация справочников по работникам и подразделениям предприятия из модуля «Кадры», а также коды затрат из АРМ «Финансы».

Отдельно стоит упомянуть, что в рамках работ по созданию системы обмена документами и поручениями среди предприятий «Объединенной двигателестроительной корпорации» успешно реализован обмен письмами и работа с поручениями АО «ОДК»

Каковы количественные показатели работы системы на данный момент?

В системе DIRECTUM работают сотрудники практически из всех подразделений компании, в том числе высшее руководство. Одновременно пользуются системой более 500 сотрудников, авторизовано более 2000 человек.

Статистика использования системы:

• 1200 задач в день;
• 2400 заданий в день;
• 900 документов в день.

Существуют ли планы по развитию системы?

Да, конечно. За последние два года значительно доработаны уже внедренные процессы, а также внедрены новые. На текущий момент согласование большей части документов по общей деятельности предприятия переведено в систему DIRECTUM (работа с конструкторскими и технологическими документами, а также документами, касающимися производства и сборки продукции, ведется в специализированных системах).

В данный момент стоят следующие задачи на развитие системы:

• унификация, оптимизация и модернизация существующих процессов согласования;
• работы по созданию удобного стартового интерфейса для пользователей и руководителей;
• разработка удобных отчетов по работе сотрудников в системе;
• внедрение процессов планирования и контроля за осуществлением закупок (на базе модуля «Управление закупками»);
• внедрение процессов по сбору заявок на прием и подбор кадров, рассмотрение резюме и выбор кандидата, прием и увольнение сотрудников;
• согласование доверенностей;
• реализация ведения делопроизводства в подразделениях в электронном виде;
• согласование технико-экономических обоснований.

Источник: TAdviser