Внедрение DIRECTUM в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс». Организация сквозных процессов Группы «Т Плюс» с использованием служб взаимодействия DICS

Группа «Т Плюс» (до июля 2015 года КЭС Холдинг) — крупнейший производитель тепловой энергии в России и один из ключевых игроков рынка электроэнергетики и теплоснабжения в мире.

В активе компании 60 электростанций, клиентами являются более 14 млн физических и более 160 тысяч юридических лиц РФ. Численность сотрудников «Т Плюс» составляет более 50 тысяч человек.

Приоритетной и перспективной задачей для «Т Плюс» стал запуск проекта внедрения DIRECTUM в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» — объединенной энергосбытовой компании (ОСК), созданной на базе сбытовых активов группы и динамично развивающейся на рынке продажи комплекса жилищно-коммунальных и энергосервисных услуг. К клиентам компании относятся более 3,4 млн домохозяйств и 120 тысяч организаций.

Задача

Процесс консолидации генерирующих активов Группы «Т Плюс» требовал внедрения единой системы документооборота, которая позволила бы формализовать и унифицировать внутренние бизнес-процессы компании, обеспечить прозрачное взаимодействие между сотрудниками.

В августе 2014 года генеральный партнер вендора, компания «Акелон», стартовала проект автоматизации работы канцелярии на базе DIRECTUM в головном офисе «Т Плюс». Перед командой внедрения стояли две цели: ускорить документооборот между подразделениями и повысить контролируемость процессов согласования документов. В ноябре 2014 года началось внедрение в филиалах Группы «Т Плюс». Были автоматизированы все 15 филиалов компании.

В сентябре 2015-го систему развернули в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» — объединенной энергосбытовой компании, созданной на базе активов холдинга «Т Плюс». Автоматизация осуществлялась с помощью DIRECTUM Intersystem Cooperation Services (DICS) — служб взаимодействия систем DIRECTUM, которые позволяют обмениваться данными между независимыми инсталляциями системы. Были автоматизированы ключевые процессы: исполнение поручений по входящей корреспонденции внутренним документам, согласование и ознакомление с организационно-распорядительной документацией, согласование и рассмотрение служебных записок, обмен исходящей корреспонденцией.

Особенности проекта

Филиалы ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»

Проекты внедрения были реализованы на этапе реорганизации холдинга. За 4 месяца планировалось провести тиражирование в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» и настроить сквозные процессы по DICS в рамках всей группы «Т Плюс».

В ходе проекта подрядчик произвел замену в компании разрозненных систем электронного документооборота на единую систему DIRECTUM ОСК. В связи с этим потребовалась адаптация устоявшихся процессов и правил работы с электронными документами в бизнес-единицах под новые унифицированные процессы группы «Т Плюс», а также импорт исторических данных (информации по корреспондентам). В том числе исполнителю предстояло организовать сквозные процессы группы «Т Плюс» в Коми, Свердловском и Оренбургском филиалах, работающих в других системах.

Схема сквозных процессов группы «Т Плюс»

Проект был реализован в два этапа:

1. Тиражирование в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»:

• силами заказчика выполнены все необходимые настройки в системе DIRECTUM ОСК, компания «Акелон» провела аудит настройки системы;
• настроена интеграция с Единым справочником сотрудников (ЕСС) в 1С для синхронизации штатного расписания группы «Т Плюс» в систему DIRECTUM ОСК;
• загружены в систему DIRECTUM OCК данные по контрагентам из биллинговых баз и ранее используемых систем электронного документооборота для сокращения работ канцелярии по их заведению при регистрации документов;
• проведено порядка 11 удаленных и очных обучающих семинаров для 350 пользователей и консультации в 8 крупных бизнес-единицах ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»;
• разработаны инструкции для пользователей компании;
• сформирован список пожеланий по развитию разработанного решения с учетом специфики работы ОАО «ЭнергосбыТ Плюс».

2. Организация сквозных процессов группы «Т Плюс»:

• выполнена настройка сквозных процессов с использованием DICS между системами DIRECTUM ОГК, ОСК и трех филиалов ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»;
• проведена тестовая эксплуатация сквозных процессов;
• инструкции для пользователей ПАО «Т Плюс» и ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» актуализированы с учетом сквозных процессов по DICS;
• оказаны консультации по работе в рамках сквозных процессов в ходе опытно-промышленной эксплуатации.

Итоги и перспективы

За четыре месяца реализации проекта были достигнуты следующие результаты:

• 15 филиалов компании перешли на работу в DIRECTUM;
• в системе зарегистрирован 18 541 пользователь, активных пользователей – более 10 000;
• обучение прошли 2 000 рядовых пользователей.