Методология организации электронного архива

Введение

Понятие «электронный архив» (ЭА)

От оперативного до архивного хранения, жизненный цикл электронных документов в контурах хранения, почему ИТ-специалисты понимают под архивом другие понятия и как найти общий язык.

Цели создания электронного архива

Актуальность и цели создания, административная ответственность за нарушение хранения, вопросы наполнения цифровых фондов.

Законодательство в отношении архивного хранения

Комплекс нормативно-правовых актов, новые правила хранения — подробно о приказе № 77 Росархива, руководство по соблюдению требований закона об архивном деле — приказ № 19 Росархива, ГОСТы по управлению документами, терминологии, хранению документов.

Хранение электронных документов (ЭД)

Понятие и функциональность СХЭД, требования к хранению ЭД, юридическая сила и значимость ЭД, виды электронной подписи, метка доверенного времени, усовершенствованная подпись, сложности длительного хранения ЭД и технологические решения (перештамповка).

План внедрения электронного архива

Этапность работ, оцифровка бумажных документов и при чем тут искусственный интеллект, интеграция с информационными системами предприятия, план внедрения и подводные камни, перечень документов, необходимых для внедрения ЭА.

Локально-нормативные акты организации

Подробный разбор локально-нормативных актов, необходимых при внедрении электронного архива (положение об архиве, положение об экспертной комиссии, положение о хранении документов, регламент работы в СХЭД, руководство пользователя).

Выбор решения, как подойти к вопросу

Выгоды внедрения ЭА, разбор функциональности решений для организации хранения ЭД: базовые возможности ЭА и оперативного управления документами, финансовый архив, архив кадровых документов, долговременный электронный архив, архивы для других документов, базы знаний.

Подведение итогов