Поиск и обработка дублей контрагентов

Компании, активно использующие систему Directum многие годы, с течением времени все более остро сталкиваются с проблемой дублирования контрагентов. В крупных компаниях, где регистрация документов децентрализованная и выполняется десятками/сотнями различных обученных делопроизводителей, количество дубликатов контрагентов может достигать нескольких сотен/тысяч записей.

Какие неудобства и проблемы ожидают пользователей в случае появления дублей в справочнике Организации? Как минимум пользователи не могут посмотреть по одному контрагенту весь пакет документации или найти нужные документы в системе, т.к. документы могут быть привязаны к разным организациям-дублям. Все это может быть критично, например, для заключения договора или ведения претензионной работы, когда скорость доступа к информации и качество этой информации крайне важны для благоприятного результата. А еще при создании нового документа в системе пользователь не поймет какого контрагента следует указать в карточке документа, т.к. на выбор система предлагает сразу несколько организацией-дублей с одинаковым названием (пользователь, конечно, выберет первую попавшуюся, и не факт, что это оригинальная запись). В конце концов количество записей в справочнике Организации будет расти без реального прироста ваших контрагентов.

Данное решение призвано раз и навсегда решить все перечисленные проблемы, связанные с наличием дублирующих записей в справочнике Организации.

Возможности

Функциональные возможности решения:

• Автоматический поиск дубликатов записей в справочнике Организации и предоставление результатов, включающих информацию по заполненности и количестве использования по каждой найденной записи, для проведения анализа;
• Обработка результатов поиска, путем автоматической замены ссылок с записей-дубликатов на оригинальную запись во всех записях справочников, карточках документов и вложениях задач системы Directum;
• Подробное логирование всех выполняемых операций в рамках обработки записей-дубликатов.

Бизнес-эффект

Внедрение технического решения позволяет достичь следующих эффектов:

• Сведение к минимуму трудозатрат администраторов и делопроизводителей на поиск и удаление дубликатов контрагентов.
• Поддержание целостного набора данных по контрагентам в системе, исключая возможность возникновения ситуаций, при которых информация может быть утеряна по причине привязки документов/записей справочников к дубликату контрагента.

Пример работы

Поиск потенциальных дубликатов

Вся работа с решением осуществляется в справочнике Группы дублей контрагентов. Инициация поиска дублей выполняется пользователем вручную, с помощью кнопки на ленте - Запустить поиск дублей.

Решение выполняет автоматический поиск дублирующих записей в справочнике Организации по значениям реквизитов: Наименование, ИНН, ОГРН. Проверка по ИНН и ОГРН осуществляется по полному совпадению одного из реквизитов. Проверка по реквизиту Наименование осуществляется по специально разработанному алгоритму.

Все вычисления, выполняемые в рамках поиска, запускаются с помощью компоненты Серверные события и выполняются на сервере, что позволяет выполнять поиск на больших объемах данных (50 тысяч записей и более), без нагрузки на компьютер пользователя и всегда с одинаковой скоростью (зависит от мощности сервера, на котором развернута служба IS-Builder Event Processing).

При нахождении одной или нескольких записей, удовлетворяющих критериям поиска, автоматически определяется, какая запись относительно другой является дублем или оригиналом, и создается запись в справочнике Группы дублей контрагентов.

По факту завершения поиска для инициатора автоматически формируется соответствующее уведомление.

Анализ и обработка идентифицированных дубликатов

В карточке записи справочника Группы дублей контрагентов содержится информация о потенциальной оригинальной записи контрагента и потенциальных дублях, указанных в табличном разделе.

Для удобства анализа контрагентов в группе, в карточку и табличную часть вынесена вся информация, согласно которой контрагенты попали в текущую группу дублей (Наименования, ИНН и ОГРН). При необходимости пользователь может в любой момент времени открыть из карточки группы дублей нужного контрагента и посмотреть полную информацию по нему.

На основе имеющейся информации пользователю необходимо подтвердить корректность идентификации оригинала и дублей и при необходимости изменить статусы контрагентов в группе дублей («Дубль» или «Оригинал»). Возможны ситуации, при которых записи, попавшие в группу дублей (например, если они имеют похожие названия), в действительности могут являться разными контрагентами. Для таких случаев предусмотрена логика исключений, при которой данному контрагенту в группе устанавливается статус «Не дубль» и последующие итерации поиска дублей осуществляются с учетом всех имеющихся исключений.

В процессе обработки группы дублей для записей, определенных как дубли, автоматически выполняется замена ссылок на запись-оригинал во всех карточках документов, записях справочников и вложениях задач. Записи-дубли удаляются из справочника Организации.

Все выполненные операции по замене ссылок и удалению дубликатов фиксируются в журнале обработки. Журнал доступен по всему справочнику (кнопка на ленте в режиме списка) или в разрезе групп дублей (кнопка на ленте в карточке записи).

После анализа и обработки всех групп дублей, пользователь запускает новую итерацию поиска дублей. С каждой итерацией поиска/обработки количество потенциальных дублей сокращается, пока все дубли не будут удалены из справочника Организации.