Коннектор к МЭДО 2.7.1

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) – это федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.

Согласно постановлению РФ №477 организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны РФ (ФСО). Через нее ежегодно подключаются новые абоненты МЭДО: органы исполнительной власти субъектов РФ, иные государственные органы и государственные внебюджетные фонды. На текущий момент абонентами МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, Государственная Дума и Совет Федерации Федерального собрания РФ, Счетная палата РФ, Федеральные органы исполнительной власти РФ, Правительства ряда субъектов РФ.

Таким образом, все органы власти и иные государственные учреждения, которые являются действующими или потенциальными абонентами системы МЭДО должны реализовать в своих внутренних СЭД механизмы сопряжения с данной системой.

Коннектор к МЭДО позволяет полностью решить эту задачу для тех заказчиков, чья внутренняя СЭД создана на базе системы Directum.

Возможности решения

Техническое решение «Коннектор к МЭДО» позволяет:

• загружать в систему Directum и обрабатывать поступающие по системе МЭДО ЭСД-документы любого типа: транспортные контейнеры, документы, уведомления и квитанции;
• преобразовывать входящие ЭСД-документы в объекты Directum: электронные документы, приложения к ним, записи справочников Регистрационно-контрольные карточки, Обращения граждан и организаций, Документы МЭДО и Уведомления МЭДО с автоматическим заполнением полей;
• формировать и проставлять на документы штампы регистрационных данных, а также штампы электронной подписи;
• отслеживать состояние исполнения работ по ЭСД-документам, поступившим из МЭДО: первичное рассмотрение, регистрация, назначение исполнителей, направление ответов;
• выгружать из системы Directum исходящие документы, уведомления и квитанции в формате пакетов МЭДО для отправки корреспондентам;
• администрировать, контролировать работу технического решения, добавлять новых корреспондентов и своевременно получать уведомления об ошибках при работе с МЭДО: отказы в регистрации, пакеты, поступившие с нарушением формата и пр.;
• вести историю работы с системой МЭДО.

Коннектор к МЭДО предусматривает минимальное вмешательство во внутреннюю логику работы СЭД и допускает его использование при серьезной модификации компонент Directum.

Организация обмена данными

Для организации обмена данными через МЭДО потребуется установить:

• Абонентский пункт МЭДО — Программно-аппаратный комплекс ПАК «Сопряжение-Д»;
• Компоненты технического решения «Коннектор к МЭДО».

Схема взаимодействия СЭД и МЭДО

Описание работы

Процесс обмена данными по каналам МЭДО посредством коннектора имеет вид:

Схема работы решения

Входящие документы (обращения) загружаются в систему Directum и отправляются задачей ответственному за регистрацию или делопроизводителю. Ответственный проверяет документ на соответствие требованиям и принимает решение: регистрировать документ или отказать в регистрации. По результатам принятого решения отправитель получит соответствующее уведомление.

В дальнейшем работа с входящими документами ведется через решение «Делопроизводство и Канцелярия». Зарегистрированный документ передается на рассмотрение руководителю подразделения, а руководитель, в свою очередь, выносит резолюцию и отправляет документ на исполнение.

Исходящие документы создаются в системе Directum либо по инициативе одного из сотрудников, либо в ответ на входящий документ. Такие документы согласуются с заинтересованными лицами и также регистрируются ответственным сотрудником. При регистрации в РКК указывается способ отправки МЭДО. Таким образом, чтобы отправить документ корреспонденту МЭДО, потребуется лишь нажать на кнопку МЭДО, и документы будут автоматически отправлены на нужный адрес.

Подробный алгоритм и схемы работы коннектора приведены в документации на техническое решение.

Бизнес-эффект

Внедрение технического решения позволит:

• соблюдать нормативные требования, предъявляемых к организации МЭДО в органах исполнительной власти и иных государственных учреждениях, чьи внутренние процессы реализованы через СЭД;
• минимизировать трудозатраты делопроизводителей и ИТ-специалистов, связанные с появлением нового способа доставки/отправки корреспонденции;
• исключить финансовые затраты на доставку корреспонденции (почтовые расходы, курьерские услуги) другим участникам МЭДО;
• значительно сократить сроки прохождения корреспонденции между абонентами МЭДО (до нескольких часов);
• своевременно получать оперативную информацию о результатах рассмотрения документов, отправленных в адрес других органов власти — корреспондентов МЭДО.

Основание для внедрения

Постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. N 754 утверждено «Положение о системе межведомственного электронного документооборота». Согласно этому положению (с изменениями и дополнениями от: 1 августа 2011 г., 6 сентября 2012 г., 6 апреля 2013 г):

«Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов (далее соответственно — информационные системы электронного документооборота, участники межведомственного электронного документооборота)».

Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации.

Распоряжением Правительства РФ от 02 октября 2009г. №1403-р утверждены технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

Приказом директора ФСО РФ утвержден «Регламент обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием системы межведомственного электронного документооборота».

Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ №186/258 от 27 мая 2015 утверждены «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ), учитывающие, в том числе, необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения», которые в т.ч. предусматривают, что «СЭД ФОИВ взаимодействует с системой межведомственного электронного документооборота (далее — система МЭДО)». Указанные требования «…распространяются на ФОИВ, внедряющие систему электронного документооборота, либо оценивающие возможности уже имеющейся СЭД ФОИВ».