Управление бизнес-процессами

Мощный механизм workflow является неотъемлемой частью современной ECM-системы и позволяет автоматизировать бизнес-процессы организаций. В Directum можно организовать как строго регламентированные процессы, так и свободное взаимодействие между сотрудниками в рамках совместных работ.

Решение Directum «Управление процессами»:

• обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников в ходе процессов;
• упрощает работу со сложными и рутинными процессами: их моделирование и исполнение;
• гарантирует оперативную передачу информации между участниками процесса по заданным правилам;
• предоставляет инструменты оперативного поиска и анализа информации по основным бизнес-процессам и исполнительской дисциплине.

Постановка задач

Сотрудники организуют совместную работу через отправку задач и выполнение заданий. Задачу можно поставить одному или нескольким исполнителям. Также в нее можно добавить любое количество вложений (документов, папок, записей справочников, других задач и заданий), указать срок и сопроводительный текст.

При необходимости исполнители могут создавать подзадачи, например, для передачи части работ другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в саму задачу, благодаря чему информация по всему семейству задач доступна в удобном структурированном виде.

Карточка задачи. Вкладка «Переписка»

Карточка задачи. Вкладка «Состояние»

Задания, по которым были отправлены подзадачи, отмечаются в списке значком стрелки. Он скрывается после выполнения или прекращения всех подзадач. Таким образом, в списке входящих легко видеть задания, к которым подключены другие исполнители.

Права доступа и шифрование задач

В системе Directum пользователь может просматривать только те задачи, на которые у него есть права доступа. По умолчанию они выдаются автоматически только участникам задачи. Также права можно настроить вручную, указав, кто из пользователей, помимо участников, может иметь доступ к задаче.

Для дополнительной защиты задач (в т.ч. всей иерархии переписки) используется шифрование на основе сертификата или паролем. Чтобы открыть зашифрованную задачу, пользователю необходим личный сертификат электронной подписи (ЭП), зарегистрированный в системе, и/или требуется знать пароль.

Контроль исполнения

Каждое задание имеет свой контрольный срок — дату и время, до которого оно должно быть выполнено. Если задание не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом). Кроме того, свой контрольный срок существует и для задачи.

Возможность установки напоминаний о подходе срока задачи/задания позволяет пользователям запланировать время, когда необходимо вернуться к выполнению или контролю задачи/задания. Напоминание может быть установлено как на конкретные дату и время, так и на относительные (например, через 1 час).

Проконтролировать ход процесса также можно с помощью схемы маршрута, в которой наглядно изображены этапы.

Управление бизнес-процессами

Directum предоставляет инструменты моделирования и исполнения бизнес-процессов согласно концепции BPM.

Механизм типовой маршрутизации (ТМ) является мощным инструментом для настройки процессов в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. Удобный графический редактор и отладчик ТМ позволяют не только оперативно создать маршрут, но и пошагово проверить его, быстро и легко скорректировать при необходимости.

Настройка ТМ становится мощным инструментом бизнес-аналитика, который описывает процессы с помощью широкого набора готовых блоков, используя обычные пользовательские понятия. При этом итоговая схема процесса не загромождается программной логикой и остается бизнес-ориентированной. Действия участников процесса становятся предсказуемыми: с помощью ТМ автоматически задается список исполнителей, могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов.

Скорректированный процесс сразу доступен пользователям — все новые экземпляры процесса будут стартовать по-новому. Предприятие получает гибкий инструмент управления изменениями. В дальнейшем, используя статистику по процессам, аналитик может выявить узкие места и дополнительно скорректировать типовой маршрут.

При необходимости задания сложной логики процесса бизнес-аналитик обращается к программисту, который с помощью инструмента разработки IS-Builder легко разрабатывает новые прикладные блоки типовых маршрутов. Состав прикладных блоков постоянно расширяется как компанией Directum, так и ее партнерами. Сегодня существует несколько десятков готовых библиотек блоков.

Удобство работы со входящими заданиями

В системе предусмотрены различные методы оптимизации работы с большим количеством заданий.

Сортировка и фильтрация используются для упорядочивания задач и заданий по заданным критериям (Тема, Инициатор, Срок и т.д.).

Предпросмотр заданий и документов позволяет быстро ознакомиться с их содержанием. Простые задания можно выполнить прямо в предпросмотре без открытия. Это ускоряет работу, сокращает количество действий в системе.

Цветовые статусы к объектам системы помогают визуально выделить задачи и задания в списке и выполнить поиск одинаково отмеченных объектов. Статусы к объектам устанавливаются сотрудником, и они видны только ему. Это позволяет сотруднику создавать собственный вариант работы с объектами в списке.

Потоки заданий. Для удобства работы с большим количеством заданий можно настроить автоматическое перемещение части заданий в управляемые папки. Это отдельные подпапки, в которые попадают однотипные задания в рамках одного процесса (рассмотрение заявок, согласование договоров). Разделение потоков заданий по управляемым папкам позволяет быстрее погружаться в работу и выполнять задания в срок.

Можно централизованно настроить управляемые папки для отдельных категорий пользователей. Например, папки согласования и рассмотрения документов — для руководителей и их помощников, или регистрации — для делопроизводителей. Кроме того, пользователи могут настроить папки индивидуально в зависимости от личных предпочтений и методов работы. Как видно, система предоставляет гибкие настройки для каждого сотрудника.

Правила для задач и заданий также позволяют упростить работу с ними. С их помощью можно автоматически переадресовывать, прекращать, выполнять или распределять задачи и задания по нужным папкам. Например, используйте правило, чтобы при создании задач с определенной темой они автоматически помечались признаком высокой важности. Такие задания исполнители выполнят в первую очередь.

Механизм замещения отсутствующих сотрудников обеспечивает непрерывность ключевых бизнес-процессов. На заданный период замещающий принимает все входящие задания отсутствующего, контролирует их исполнение и обращается ко всем необходимым документам.

Таким образом удается избежать простоев в работе и добиться привязки процессов к ролям, а не только к конкретным исполнителям.

Упрощение работы со сложными и рутинными процессами

В любой компании сотрудникам приходится иметь дело со сложными многоэтапными процессами, запомнить ход которых и не допустить ошибок при их выполнении практически невозможно.

Мастер действий (МД) — еще один инструмент системы, который позволяет автоматизировать сложные, рутинные или, напротив, редко выполняемые процедуры, требующие соблюдения обязательных условий и этапов. МД пошагово запрашивает у пользователя необходимые начальные параметры, сам формирует задачу и стартует ее по соответствующему маршруту. Если процесс связан с созданием документа (заявление, договор), в работу включается еще один инструмент автоматизации — конструктор документов. Он позволяет создавать типовые документы на основе готовых макетов.

Шаг 1. Основные параметры

Шаг 2. Специфические параметры

Шаг 3. Проверка и отправка на утверждение

Удобство поиска

Пользователи системы могут искать задачи и задания, используя несколько инструментов:

• предопределенные поиски (например, «Мои последние измененные задачи»);
• поиск от документа — в какие задачи и задания он вложен;
• свободные поиски, критерии которых задает пользователь системы (например, «Поиск задач» или «Общий поиск»).

При свободном поиске пользователь задает различные атрибуты: инициатора, исполнителя, содержание, вложенные документы и т.д. Поисковая система учитывает введенные данные и выводит релевантные результаты.

Пользователь может задавать абсолютные или относительные значения атрибутов поиска. Например, по относительному значению «Я» вычисляется учетная запись пользователя, по значению «НА ПРОШЛОЙ НЕДЕЛЕ» — точные календарные границы. Также в окне поиска пользователю доступен список последних открытых им задач.

Если обращение к набору задач или заданий по определенным критериям идет достаточно часто, то пользователь может настроить папку поиска, в которой будут сохранены критерии и которая будет обновляться автоматически.

В Directum также можно искать объекты с помощью общего полнотекстового поиска, т.е. поиска по фрагменту текста. В результатах поиска при этом выводится рейтинг найденных объектов. Значения рейтинга показывают, насколько тот или иной объект удовлетворяет текущему критерию.

Алгоритм полнотекстового поиска всегда использует словоформы. Например, поиск по слову «ответ» учитывает словоформы «ответа», «ответы» и т.д. При этом «ответственный» считается отдельным словом и не попадает в результат поиска. Кроме того, поиск учитывает написание слова через «е» или «ё». Например, поиск по слову «учет» найдет результаты и с «учёт».

Администратор может настроить словарь синонимов и сокращений, используемых при поиске. Например, это позволяет по запросу «договор» также находить результаты со словами «соглашение», «контракт» и «договоренность».

По объекту системы можно получить полную информацию о работах, которые с ним ведутся, или о решениях, которые были приняты. Таким образом формируется корпоративная база знаний — интеллектуальный капитал, который используется компанией для дальнейшего роста и развития.

Анализ бизнес-процессов и исполнительской дисциплины

Механизмы Directum позволяют получать статистические данные о ходе бизнес-процессов, агрегировать и анализировать их. Анализ данных позволяет, к примеру, установить, какой этап согласования является самым длительным, в каких отделах нарушались сроки согласования, сколько итераций согласования прошел документ.

Для отображения информации по состоянию исполнения заданий и подзадач могут быть использованы отчеты «Сводная таблица по выполнению заданий с подзадачами», «Просроченные задания по работникам».

Эффект от внедрения

С использованием решения вы ускорите процессы согласования документов, повысите оперативность доступа к информации, сведете к минимуму затраты на создание копий и исключите риск потери бумажных экземпляров документации.

• На 20% повышается исполнительская дисциплина сотрудников
• На 83-100% сокращается время передачи документов на исполнение и согласование