Интеграция с учетными системами

Возможности решения

При использовании нескольких информационных систем для кадрового учета компанию могут ожидать трудности:

• везде должна быть актуальная нормативно-справочная информация. Обновлять сведения приходится вручную — это отнимает ресурсы и повышает вероятность ошибок;
• сложно получить полную картину кадрового события, так как информация разнесена по разным системам;
• кадровые изменения нужно дублировать в каждую систему, из-за этого замедляются процессы.

Система Directum HR Pro учитывает эти «подводные камни» — она легко встраивается в цифровую экосистему компании и берет на себя полную цифровизацию обмена кадровыми документами между работодателем и сотрудниками. Нормативно-справочная информация синхронизируется при установке, а ее изменения отражаются автоматически. По ссылкам в уведомлениях и карточках кадровики могут переходить к объектам в другой системе.

Кроме того, когда в Directum HR Pro завершается кадровый процесс, например прием на работу, его результаты синхронизируются в учетную систему, и там на их основании автоматически создаются кадровые документы.

Расширение для 1С:ЗУП

Для работы с системой «1С:Зарплата и управление персоналом» предусмотрено готовое интеграционное решение, которое упрощает:

• подписание кадровых документов и ознакомление с ними;
• отражение изменений в организационной структуре компании;
• трудоустройство сотрудников;
• рассылку расчетных листков;
• планирование и оформление отпусков.

Отправка документов на ознакомление и подписание

Организовать электронное подписание документов в Directum HR Pro, например при переводе сотрудника или оформлении командировки, можно прямо из 1С:ЗУП. Для этого достаточно нажать на кнопку Отправить в HR Pro и выбрать документы для подписания или ознакомления.

Документы, которые оформлены в 1С:ЗУП для нескольких сотрудников, можно отправить персонально. Это удобно, если нужно сохранить конфиденциальность сведений. Так получатель увидит в документе только информацию, которая относится к нему.

Документы загружаются в Directum HR Pro и уходят в работу по нужным регламентам. Перед отправкой можно добавить комментарии или наблюдателей. А если у сотрудников возникли замечания к документу, исправленная версия загружается без перезапуска подписания.

Проверить, подписан ли документ и ознакомились ли с ним сотрудники, можно прямо в 1С:ЗУП:

• на вкладке с общей информацией о ходе работ;
• в специальном отчете, из которого можно узнать статус ознакомления или подписания по каждому сотруднику.

Полный список отправленных документов отображается в специальном реестре.

Синхронизация организационной структуры

Информацию об организационной структуре компании — ее сотрудниках, подразделениях, должностях и так далее — не нужно переносить из 1С:ЗУП вручную. При подготовке к работе администратор использует мастер синхронизации для быстрой и удобной загрузки актуальных данных. При этом он может выбрать, по каким организациям, подразделениям и сотрудникам нужно синхронизировать сведения, а по каким нет.

Все последующие изменения структуры в 1С:ЗУП отражаются в Directum HR Pro автоматически, например перевод сотрудника в другое подразделение. Для удобства специалист по работе с персоналом может провести изменение в 1С:ЗУП заранее, и в указанный день информация передастся в Directum HR Pro

Прием на работу

Организовать трудоустройство сотрудников, в том числе полностью удаленное, легко с помощью решения Directum HR Pro «Прием на работу». Благодаря расширению для 1С:ЗУП из учетной системы можно контролировать весь процесс.

Специалист по работе с персоналом получает уведомления о ходе трудоустройства в 1С:ЗУП. В уведомлении есть инструкция и ссылка, по которой можно перейти к проверке предоставленных документов.

Данные о сотруднике автоматически передаются из Directum HR Pro в 1С:ЗУП перед подписанием документов для приема. При этом в 1С:ЗУП создается кадровый документ «Прием на работу». Если сотрудник не принят, его данные автоматически удаляются из учетной системы.

Рассылка расчетных листков

Работодатель обязан сообщать сотрудникам, из чего складывается их заработная плата: какую сумму начислили, сколько налогов удержали и что подлежит выплате. Эта информация включается в расчетный листок. С расширением для 1С:ЗУП легко превратить ежемесячную рутину в дело нескольких минут: сформировать расчетные листки в учетной системе и в пару кликов доставить их на смартфоны сотрудникам.

После расчета заработной платы бухгалтер формирует список получателей расчетных листков и отправляет документы в Directum HR Pro. Уведомление с расчетным листком поступает в веб‑клиент Directum HR Pro или в личный кабинет. Бухгалтер может следить за получением уведомлений с помощью журнала отправленных расчетных листков.

Планирование и оформление отпусков

Для удобного и своевременного планирования отпусков в организации мы рекомендуем использовать решение Directum HR Pro «Отпуска». Расширение для 1С:ЗУП переносит его возможности в привычную учетную систему.

Специалист по работе с персоналом заблаговременно получает напоминание о годовом планировании. Затем он в пару кликов выгружает из 1С:ЗУП в Directum HR Pro права сотрудников на отпуск в следующем году, и  запускает планирование.

Сотрудникам остается выбрать удобные для себя даты в личном кабинете, при этом можно оставить часть отпуска, чтобы в дальнейшем оформить ее по заявлению. После того, как сотрудники выбрали даты отпусков, специалист по работе с персоналом проверяет график, а руководитель подписывает его. Количество оставшихся дней отпуска регулярно синхронизируется, чтобы работник всегда мог посмотреть актуальную информацию в личном кабинете.

Расширение для 1С:ЗУП автоматически обрабатывает все документы по утвержденным отпускам:

• передает подписанный график отпусков в 1С:ЗУП;
• создает и проводит в 1С:ЗУП кадровые документы для отпусков по графику и по согласованным заявлениям;
• формирует и отправляет на подписание приказы на отпуск.

Коннектор к учетным системам

Интеграционные возможности Directum HR Pro не ограничиваются работой с 1С:ЗУП. Коннектор к учетным системам помогает разработчику организовать обмен данными с другой учетной или HRM-системой. Для интеграции используется встроенный API.

Бизнес-эффект

Благодаря средствам интеграции Directum HR Pro сотрудники пользуются преимуществами всех информационных систем, используемых в компании для кадрового учета. При этом:

• сокращаются временные затраты на ввод и изменение данных в информационных системах, а также на согласование и подписание кадровых документов;
• исключается дублирование данных и снижается количество ошибок при их вводе.

Решения «Коннектор к учетным системам» и «Расширение для 1С:ЗУП» поставляются в составе продукта Directum HR Pro. Закажите бесплатную консультацию, чтобы узнать больше о лицензировании и условиях поставки.