ЭДО с контрагентами
Проблема
На занесение и обработку документов от контрагентов сотрудники тратят до 50% рабочего времени. Чем больше трафик, тем монотоннее работа и выше риск допустить ошибку.
Часто документы поступают с задержкой, теряются в пути или приходят с ошибками. За несданную вовремя отчетность компания получает штрафы от ФНС: от 5000 до 30 000 руб. по каждому факту нарушения.
Когда сотрудники работают с документами в нескольких системах, им приходится переключаться между интерфейсами и дублировать информацию в каждую систему.
На базе оператора ЭДО сложно организовать длинные и нетиповые маршруты согласования, которые часто встречаются в крупных компаниях.
Решение
Перейти на комплексную работу с бумажными и электронными документами (договорными, первичными и др.) и обмениваться ими с контрагентами в режиме одного окна. В Directum RX:
- связывается внутренний и межкорпоративный документооборот;
- сокращается количество трудоемких ручных операций за счет обработки входящих документов встроенным искусственным интеллектом (ИИ);
- снижаются риски налоговых штрафов благодаря тому, что ИИ подсвечивает расхождения и ошибки в документах;
- исключаются потери первичных документов благодаря структурированному хранению и связям с договорами и счетами на оплату;
- появляется прозрачность в согласовании документов за счет настроенных маршрутов.
Возможности решения
Подключение к электронному обмену
В Directum RX можно настроить взаимодействие c контрагентами с помощью интеграционного решения с сервисами обмена Диадок и СБИС. После установки такого решения достаточно зарегистрироваться в сервисе и настроить в системе абонентский ящик организации.
Обмен можно организовать так, чтобы первичные документы поступали напрямую в бухгалтерию, а договорные — в юридический отдел. Кроме этого, есть возможность отправлять документы на адрес филиала или конкретного подразделения контрагента, а также получать их.
Чтобы начать электронный обмен, остается отправить приглашения контрагентам или наоборот принять их. При этом пригласить можно даже компании, которые еще не зарегистрированы в сервисах обмена.
Установленный обмен с контрагентом можно прекратить и возобновить. Также легко изменить реквизиты, например, если при внесении данных допустили ошибку.
Отправка документов через сервисы обмена
Неформализованные документы, например договоры, письма или коммерческие предложения, можно создать, согласовать и подписать в соответствии с внутренними процессами организации.
После этого их легко отправить контрагентам через сервисы обмена прямо из Directum RX. Это удобно, так как не нужно переключаться между несколькими интерфейсами.
Формализованные документы создаются в учетной системе, например в 1С, после чего отправляются контрагентам через сервисы обмена и автоматически заносятся в Directum RX.
Документы можно подписывать усиленной квалифицированной подписью. Также в системе при подписании КЭП электронных документов используются машиночитаемые доверенности.
Когда контрагент подписывает документ, система сообщает об этом. При необходимости в Directum RX можно сформировать список документов, которые отправлены контрагентам через сервисы обмена и ожидают подписания. С помощью такого списка легко отследить документы, подписание которых затягивается.
Чтобы признать отправленный документ недействительным, в его карточке можно создать соглашение об аннулировании, которое подписывается и передается контрагенту через сервис обмена.
Обработка поступивших документов
По каждому комплекту формируется задание на обработку. Ответственный проверяет документы и отправляет их на согласование и подписание, переадресовывает задание другому сотруднику или отправляет отказ.
Для подтверждения подлинности и юридической значимости документов на каждую страницу автоматически добавляются штампы с идентификатором документа в сервисе обмена и номером страницы, а на последнюю — ставится отметка о подписании.
Для удобного просмотра поступившие документы открываются в формате PDF. При необходимости неформализованный документ можно открыть в исходном формате, а формализованный — в сервисе обмена напрямую из Directum RX.
После согласования и подписания документов внутри компании ответственный сотрудник возвращает их контрагенту через сервис обмена.
Если контрагент присылает соглашение об аннулировании документа, то руководитель или другой ответственный сотрудник его утверждает или отказывает в подписании.
Контроль документооборота
При поступлении документов от контрагентов ответственный за абонентский ящик организации или подразделения выполняет задание на обработку, а в сервис обмена автоматически отправляется извещение о получении документов. В фоновом режиме система Directum RX проверяет, остались ли документы, получение которых не подтверждено. Если они есть, ответственный получает задание на подтверждение, которое при необходимости может перенаправить другому сотруднику. Например, если у самого нет подходящего сертификата электронной подписи.
Когда из сервисов обмена поступает более тысячи документов в день, можно настроить автоматическую отправку извещений о получении. Это ускоряет подтверждение и не требует участия сотрудников.
Убедиться, что все необходимые документы сформированы и документооборот завершен, можно с помощью отчета.
При интеграции с Диадок и СБИС Directum RX удобно связывает внутренний и межкорпоративный документооборот компании: документы, полученные от контрагентов, могут автоматически помещаться в финансовый архив. В нем надежно хранятся документы (договоры и первичка) всех организаций, подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания.
Дополнительные возможности и инструменты
Рутинные операции по обработке входящих документов берут на себя интеллектуальные сервисы. Они распознают текстовую информацию, разделяют пакет документов по видам, извлекают реквизиты, создают и заполняют ими электронную карточку. Ответственному остается проверить корректность распознавания и отправить документ на согласование в бухгалтерию.
Качественное извлечение фактов доступно для 20 видов документов. При необходимости можно самостоятельно дообучить ИИ-механизмы классификации и распознаванию других видов документов.
Качественное извлечение фактов доступно для 20 видов документов. При необходимости можно самостоятельно дообучить ИИ-механизмы классификации и распознаванию других видов документов.
Кроме того, для удобства бухгалтера в учетную систему дублируется статус подписания документа, так как Directum RX в фоновом режиме проверяет подписание в сервисе обмена.
