Управление проектами
Проблема
Разрабатывать проектную документацию трудозатратно: в компаниях отсутствуют утвержденные типовые формы.
Сроки выполнения заданий затягиваются из-за отсутствия прозрачной системы контроля.
Задачи теряются, договоренности забываются, так как нет согласованных регламентов взаимодействия между РП и исполнителями.
У высшего руководства нет точной информации по прогрессу работ и количеству проектов в компании.
Решение
Управлять внутренними и внешними проектами в электронном виде, это позволит:
- разрабатывать проектную документацию по шаблонам;
- быстро находить документы по проекту в цифровом пространстве;
- разграничивать доступ сотрудников к конфиденциальной информации;
- фиксировать сроки и обязанности по задачам, контролировать их исполнение;
- согласовывать документы и работы по регламентам;
- отслеживать загрузку сотрудников и их движение по этапам проектов.
Возможности решения
Инициация
В начале работ руководитель создает карточку проекта. Он заполняет в ней основную информацию: указывает участников, сроки и настраивает структуру папок. Таким образом, сведения о проекте доступны в одном месте.
Прямо из карточки проекта руководитель в один клик создает устав и предварительный план работ по проекту, в которых фиксирует цели, ресурсы, контрольные точки, порядок взаимодействия участников. Для единообразного оформления документации можно использовать готовые шаблоны с текстом.
Документы проекта сохраняются в одну папку, поэтому сотрудникам не придется искать их по всей системе. К папке можно в любой момент перейти из карточки проекта.
Планирование
На следующем этапе руководитель проекта определяет оптимальный состав работ для достижения целей. Планы детализируются и уточняются, а затем отправляются на согласование и утверждение по принятым процессам. При этом каждая компания может легко настроить порядок согласования проектных документов под себя с помощью удобного графического редактора.
Выполнение
В ходе проекта сотрудники создают множество документов в Directum RX: входящие и исходящие письма, договорные документы, промежуточные и итоговые отчеты, проектные решения. Система автоматически выдает на них права участникам в соответствии с их ролью.
Например, если сотрудник входит в роль «Команда управления», он может просматривать и редактировать документы проекта, а если входит в роль «Участник» — только просматривать.
В системе Directum RX руководитель проекта контролирует исполнение работ с помощью постановки задач и выдачи поручений. Также он может отслеживать и находить новые документы в списке «Документы по проектам» с помощью фильтров и сортировки.
Мониторинг
Промежуточные отчеты формируются прямо из карточки проекта и помогают отслеживать показатели, анализировать причины отклонений.
С помощью специального реестра можно посмотреть и оценить, на какой стадии находится каждый проект и какой процент работ выполнен на текущий момент.
Закрытие
Когда работы завершены, руководитель готовит и отправляет на утверждение итоговый отчет, закрывает проект в системе. Папка со всеми документами отправляется в архив.
Расширенные возможности для управления проектами доступны по дополнительным лицензиям:
- «Планирование проектов» позволяет наглядно отображать прогресс по этапам плана с помощью диаграммы Ганта и гибко адаптировать работы по проекту под изменившиеся требования и сроки;
- «Портфели и программы» помогают эффективно управлять проектами с общими целями, ресурсами и бюджетом для достижения стратегических целей компании.
