Кадровый ЭДО

Возможности решения — больше чем просто подписание

Ознакомление с кадровыми документами

Отправлять сотрудникам приказы и локальные нормативные акты на ознакомление можно в электронном виде, в том числе массово — одновременно большому количеству получателей. В качестве участников необязательно указывать каждого специалиста по фамилии: доступен выбор групп по ролям, подразделениям или организациям.

Ознакомиться с документом с проставлением усиленной электронной подписи работник может как в интерфейсе системы, так и в личном кабинете.

В системе уже задан типовой регламент согласования, подписания и ознакомления с документами. Его можно легко настроить под свои нужды, например добавить в процесс обязательных согласующих. А детали для определенного документа кадровый специалист указывает прямо в задаче: кто поставит подпись от имени работодателя и кого нужно включить в список участников ознакомления.

В задачу можно добавить один или несколько документов вместе с приложениями и дополнительными материалами.

Также доступна отправка документа на ознакомление прямо из системы «1С:Зарплата и управление персоналом». Для этого достаточно нажать на кнопку Отправить в HR Pro и выбрать документы. Они загружаются в Directum HR Pro и уходят в работу по нужным регламентам. Перед отправкой можно добавить комментарии или наблюдателей.

Подписание трудового договора и дополнительных соглашений

При отправке документа на подписание в электронном виде указываются стороны — представитель работодателя и работник. При необходимости в маршрут задачи добавляются дополнительные согласующие.

Ознакомившись с договором, руководитель подписывает его, отправляет на доработку или отказывает в подписании. В первом случае кадровый документ заверяется усиленной квалифицированной ЭП работодателя.

Для сотрудника доступны две опции: «Подписать» или «Отказаться». Выполнить задание можно как в системе, так и из интерфейса личного кабинета.

Для наглядности после подписания документа на нем проставляются штампы ЭП.

Кадровые документы часто бывают типовыми, например дополнительные соглашения об изменении режима работы всех сотрудников организации. Чтобы сэкономить время, руководитель может утвердить документы массово. Достаточно отметить нужные задания на подписание в списке, указать сертификат ЭП и выполнить их одним кликом.

Отправить документы на подписание легко прямо из системы «1С:Зарплата и управление персоналом». Порядок работы будет аналогичен отправке документов на ознакомление.

Подписание согласий

По закону для выполнения некоторых действий работодателю требуется согласие, подписанное сотрудником. Например, для обработки персональных данных, передачи их третьим лицам или для вызова на работу в выходной день.

Кадровый специалист может отправить согласия сотруднику на подписание в любой момент. Например, при приеме на работу или переводе в другое подразделение.

Сотрудники получают уведомления с расчетными листками в системе или в личном кабинете Directum HR Pro.

Подписать согласия можно в системе или в личном кабинете Directum HR Pro. При получении комплекта согласий сотрудник подписывает их все одной кнопкой. А если есть вопросы по документам, их можно отправить на доработку.

Информирование сотрудников

Помимо подписания документов, в решении доступна опция простого информирования работников.

Контроль ознакомления и подписания

С помощью специального отчета в системе легко выяснить состояние работ по документу — узнать, кто уже ознакомился с ним, отказался от подписания или еще не прочитал задание. Кроме того, в несколько кликов можно сформировать и выгрузить сводный отчет об ознакомлении и подписании документов по всему подразделению или организации.

Проверить, ознакомились ли сотрудники с документом, также можно прямо в 1С:ЗУП:

• на вкладке с общей информацией о ходе работ;
• в специальном отчете, в котором будет указан статус ознакомления или подписания по каждому сотруднику.

Работа с заявлениями

Сотрудники отправляют кадровые заявления из личного кабинета или веб-интерфейса.

Для этого достаточно выбрать тип заявления и заполнить нужные поля. Документ сформируется автоматически на основе шаблонов. Перед отправкой заявления работник при необходимости корректирует текст и прикладывает к документу дополнительные материалы.

Заявление поступает на рассмотрение руководителю, который согласовывает его или отказывает в согласовании. В последнем случае свои замечания руководитель указывает в тексте задания, и сотрудник получает уведомление с этой информацией. Руководитель также может массово согласовать все заявления, которые поступили к нему во «Входящие».

Когда заявление одобрено, задачу на исполнение работ по нему получает специалист по работе с персоналом.

Рассылка расчетных листков

По закону работодатель обязан сообщать сотрудникам, из чего складывается их заработная плата: какую сумму начислили, сколько налогов удержали и что подлежит выплате. Бухгалтер может отправить сотрудникам расчетные листки с информацией о зарплате прямо из учетной системы.

Сотрудники получают уведомления с расчетными листками в системе или в личном кабинете Directum HR Pro.

Бухгалтер может легко отследить, какие сотрудники уже получили уведомления. Для этого достаточно указать нужные критерии с помощью журнала отправленных расчетных листков в 1С:ЗУП:

При рассылке расчетных листков компания:

• соблюдает требования законодательства. Сотрудники получают всю необходимую информацию о заработной плате;
• сохраняет конфиденциальность данных. К расчетным листкам сотрудника имеют доступ только бухгалтеры и сам сотрудник, а права на документы не передаются по замещению;
• сокращает затраты на информирование сотрудников. Рассылка расчетных листков запускается в пару кликов из системы 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП).

Выгрузка документов

При подготовке к проверке контролирующими органами или для других целей кадровые документы выгружаются из системы в несколько кликов. Документы экспортируются в формате контейнера, установленного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20.09.2022 № 578н.

Чтобы сформировать комплект документов для выгрузки, специалист задает критерии поиска. Например, чтобы найти все кадровые документы за период или только трудовые договоры. Сформированный комплект можно выгрузить полностью или выбрать нужные документы.

Информация о результатах выгрузки поступает специалисту в задании. После этого комплект документов можно передать в контролирующие органы, например в трудовую инспекцию.

Личный кабинет

Личный кабинет предоставляет удобный доступ к кадровым услугам и документам:

• на смартфоне — в мобильном приложении Directum HR Pro или на сайте через браузер;
• на компьютере — на сайте через браузер.

Здесь можно:

• оперативно знакомиться с кадровыми документами, направленными работодателем;
• подписывать и согласовывать документы;
• оформлять заявления;
• получать информационные сообщения от компании.

Для регистрации сотрудник получает ссылку в СМС-сообщении, переходит по ней и задает пароль для входа в личный кабинет.

Пользователь знакомится с содержанием соглашения между участниками электронного документооборота и принимает его условия. Для подтверждения согласия вводит код из push-уведомления или СМС-сообщения.

После этого работник получает усиленную неквалифицированную подпись, которой затем пользуется для целей кадрового ЭДО — подтверждает ознакомление и подписывает документы и заявления.

Подробнее о личном кабинете читайте здесь.