Межкорпоративный документооборот в Белгородской сбытовой компании

Энергосбытовые компании выделяются среди других представителей крупного бизнеса исключительными объемами исходящих документов – десятки тысяч контрагентов ежемесячно получают платежные документы. Об особенностях документооборота энергосбытовой компании рассказал Сергей Четвериков, директор ИТ-департамента ОАО «Белгородэнергосбыт».

Центральный офис ОАО «Белгородэнергосбыт»

Сергей, могли бы Вы подробнее рассказать о специфике работы ОАО «Белгородэнергосбыт» и причинах перехода на электронный обмен документами?

У нас достаточно богатый опыт использования ИТ-решений. Для расчета с потребителями и работы с их лицевыми счетами используется биллинговая система «Стек-Энерго», в ней же формируются счета-фактуры. Хозяйственный учет ведется в 1С. Надо понимать, что хозяйственная и энергосбытовая деятельность совершенно независимые источники документов, поэтому мы не ставили перед собой задачи интегрировать их в единое информационное пространство. Так, к моменту перехода на электронный документооборот у нас было несколько разрозненных баз данных, работать с которыми довольно сложно.

В ОАО «Белгородэнергосбыт» 22 участка обслуживания и головная компания. Между ними распределено 17 000 контрагентов. Можете представить, какой поток документов уходит от нас ежемесячно?

Ключевые особенности работы нашей компании кроются, конечно, в отраслевом и федеральном законодательстве. Порядок продажи электроэнергии на розничном и оптовом рынке строго регулируется. К тому же существуют определенные разночтения, к которым необходимо приспосабливаться.

При переходе на электронный документооборот мы поставили перед собой 3 главные задачи:

• привести к единой структуре работу с документами в компании;
• решить все вопросы со своевременностью получения первичной бухгалтерской документации;
• избавиться от большого числа издержек, связанных с хранением и использованием бумаги.

Какие факторы повлияли на ваш выбор в пользу решения DIRECTUM?

Нас интересовали комплексные продукты, которые позволили бы полностью закрыть наши задачи по работе с первичной документацией с оглядкой на то, что не все наши контрагенты смогут быстро перейти на электронный обмен. Готовых наработок на рынке оказалось не так уж и много. Выбор был сделан в пользу Межкорпоративного документооборота на базе возможностей системы DIRECTUM и сервиса обмена Synerdocs.

Какие факторы повлияли на выбор? В первую очередь нам необходима была интеграция внешнего и внутреннего документооборота. Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем. Более того, решение закрывает потребность одновременно обрабатывать сразу несколько потоков документов – как бумажных, так и электронных, приходящих из разных сервисов обмена, не только Synerdocs.

Сергей Четвериков: Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем.

Какие задачи на сегодняшний день уже решены с помощью решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот»?

По части внутренних процессов: в электронный вид были переведены ключевые документы по энергосбытовой и хозяйственной деятельности, создан единый архив электронных документов. Мы произвели интеграцию DIRECTUM с биллинговой и финансово-учетной системами, а также с сервисом Synerdocs.

В DIRECTUM перешли процессы формирования, согласования, учета, выставления и последующего архивного хранения первичной финансовой документации (счет-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, накладная, счет на оплату, договор). Нами разработаны специализированные шаблоны документов и настроены типовые маршруты согласования по входящим и исходящим первичным документам. На будущее заложили перспективу автоматизации работы с перепиской, согласование и утверждение служебных записок, согласование и утверждение приказов и распоряжений.

Самые интересные задачи нам предстояло решать в части внешнего обмена электронными документами. На одном из этапов мы столкнулись с несоответствием форматов актов и счетов-фактур требованиям ФНС. Форматы пришлось исправлять, причем на этапе формирования документов. Например, вопрос с актами был решен достаточно просто: теперь они создаются в формате .PDF и отправляются через Synerdocs как неформализованные документы.

Другая интересная особенность открылась в ходе аудита электронных форм актов сверки. Ранее они были переведены нами в XML-формат, и мы считали их формализованными. Однако и здесь были обнаружены несоответствия требованиям ФНС. Мы также перевели акты сверки в электронный вид как неформализованные документы, что решило сразу массу проблем с учетом этих документов.

Самой нетривиальной задачей перехода на электронный стал перевод контрагентов. Являясь главным поставщиком электроэнергии в области, мы отправляем в среднем 34 000 пакетов документов.

Самостоятельно перевести всех контрагентов в Synerdocs нам не представлялось возможным. Процесс перевода контрагентов в продуктивное использование сервиса достаточно сложен. Мы структурировали его следующим образом: небольшим компаниям достаточно пройти самостоятельную регистрацию в сервисе Synerdocs, крупным компаниям необходимо более глубокое погружение в тему и здесь задействованы специалисты Synerdocs.

Подводя промежуточный итог, могли бы Вы оценить результаты проекта?

Проект стартовал в ноябре 2013 года и был разделен на четыре основных этапа общей продолжительностью 6 месяцев. Силами специалистов DIRECTUM и Synerdocs внедренное решение «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» позволило закрыть целый комплекс проблем, связанных со своевременным выставлением документов, контролем их возврата, а также с эффективной работой в целом.

Параллельно с автоматизацией внутренних процессов, компания переводила в электронный вид взаимодействие и с внешними контрагентами. Это потребовало от всех участников проекта особого внимания к различным юридическим и техническим нюансам – от тонкой настройки платформы до скрупулезного изучения форматов первичных документов.

На сегодняшний день с решением «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» работают более 130 сотрудников ОАО «Белгородэнергосбыт». Внедрение системы позволило упорядочить работу с первичными финансовыми документами, сократить время согласования и выставления первичных документов, снизить затраты на отправку и хранение, а также ускорить поиск и подготовку первичных документов для проверки органами ФНС. Мы приобрели уникальный опыт и готовы рекомендовать другим компаниям отрасли переход на обмен электронными документами.

Спасибо за интервью, Сергей!